Nowoczesne zarządzanie zespołem stawia przed managerami i właścicielami firm ogrom wyzwań. Wymaga to często wspierania się dodatkowym oprogramowaniem pozwalającym zapanować nad całym tym chaosem: ludźmi, projektami, zadaniami i realizacją celów. Jedno z takich rozwiązań powstaje w Polsce, a przekrój branż, w których znajduje zastosowanie, jest imponujący. Rozmawiamy z Norbertem Sinkiewiczem, Head of Product & Marketing w IC Project.
TP: Wydawać by się mogło, że jeśli chodzi o zarządzanie zadaniami w zespole i organizację projektów, tort został już rozdzielony - mamy Asanę, Jirę, ClickUp - i pewnie parę innych. Może być chyba trudno tutaj się przebić ze swoim rozwiązaniem?
NS: To prawda, rynek programów do organizacji pracy, zarządzania zadaniami bądź projektami, czy ogólnie zarządzania pracą jest dość szeroki i bogaty. Ostatnio nawet słyszałem opinię, że jest kilka sektorów na świecie, które mają rozdane karty przez największe oprogramowania, a jednym z takich sektorów jest właśne ten, w którym rywalizujemy. Mimo to, idziemy trochę na przekór wszystkim i pokazujemy, że jednak da się rywalizować z największymi. Jest to bardzo duże wyzwanie, aczkolwiek… nigdy nie mów nigdy.
Przede wszystkim rynek programów do zarządzania pracą jest niezwykle bogaty. Wystarczy przytoczyć proste dane, które pokazują, o jakiej skali mówimy. Na rynku amerykańskim chcąc się reklamować na frazę “project management software” musimy się liczyć z kosztem nawet w granicach 250 zł… za pojedyncze kliknięcie reklamy w Google Ads. To są wręcz horrendalne kwoty, jednak oczywiście zawsze są różne stategie i sposoby marketingowe, którymi można docierać do potencjalnych klientów. Na papierze wydawałoby się, że nie mamy czego szukać w tym sektorze, ale sytuacja bieżąca pokazuje co innego.
Rośniemy z dnia na dzień, pozyskujemy coraz więcej klientów, a mnóstwo firm wybiera IC Project zamiast wspomnianych Asany, Jiry czy Clickupa. To pokazuje, że się da. Trzeba to jednak robić mądrze, podejmować rywalizacje na polach, gdzie rzeczywiście mamy potencjał do odniesienia sukcesu, a nie w miejscach, gdzie jesteśmy skazani na pożarcie.
Dlaczego firma miałaby zrezygnować z używanej dotychczas platformy i postawić na Wasze rozwiązanie? Czym przewyższacie konkurencję?
To bardzo dobre pytanie. Uważam, że każde oprogramowanie jest różne. W większości przypadków one są oczywiście podobne do siebie. I u nas, i u konkurencji możesz zarządzać zadaniami w różnej formie, pisać komentarze, grupować zadania w projekty czy pracować zespołowo. To totalna podstawa zarządzania pracą. Kluczowe jednak są różnice między systemami, a wbrew pozorom… są one one dość znaczące w codziennej pracy.
Dla przykładu, w IC Project znajdziesz możliwości do zarządzania finansami na projektach i wyliczania automatycznie kosztów wynikających z przepracowanych (i zliczonych w IC Project) czasów pracy Twojego zespołu. Traktujemy to jako nieco własne autorskie połączenie funkcjonalności, bo patrząc na konkurencję… niewiele systemów może połączyć Twoją pracę projektowo-zadaniową z finansami i kosztami Twoich pracowników.
Z drugiej strony oferujemy bardzo kompleksowe rozwiązanie dla mniejszych i średnich firm. W końcu w IC Project masz do wykorzystania wbudowany komunikator, kalendarz pracy zespołowej, moduł Wiki do stworzenia bazy wiedzy firmowej, nawet wbudowany CRM dostosowany do projektów czy najnowszy moduł ticketowy, co dla branży IT stanowi znakomity wyróżnik z pozostałych programów.
To wszystko współgra ze sobą, żaden z modułów nie jest oddzielnym, a bardziej wynikającym z innego. Wydaje się, że to nasze małe klucze do sukcesy, które firmy z różnych branż doceniają i często zamiast zagranicznej konkurencji stawiają właśnie na IC Project. My to natomiast doceniamy to we wsparciu klienta i od samego początku dbamy o support, jak tylko potrafimy. Czy mieliśmy kilku klientów na starcie, czy mamy ich tysiące, czy będziemy mieć (miejmy nadzieję!) setki tysięcy, to się nie zmieni. I mam nadzieję, że kiedyś wrócimy do tej wypowiedzi, a osobiście będę mógł z czystym sercem potwierdzić swoje słowa :)
Ktoś może zapytać: Po co platforma do zarządzania projektami? Nie wystarczy mail, kalendarz i jakaś lista zadań (dajmy na to Google Tasks)? Spotykacie się z takim podejściem?
Jasne, że tak. Aczkolwiek powiem Ci, że jeśli ktoś zna listę zadań to jest naprawdę dobrze… <śmiech>. Niestety dalej wiele firm, które do nas trafiają to firmy próbujące wyjść ze znanego i niezbyt lubianego Excela. Osobiście przerobiłem setki przypadków firm, które swoją pracę organizują za pomocą papierowego zeszytu czy notatnika. Wyobraź sobie, że wtedy droga do zmian i wdrożenia tego typu narzędzia jak nasze w takiej organizacji jest dość wyboista. Firmy chcą pracować prosto i skutecznie, bardzo często zespoły boją się, że tego typu system będzie wymagał poświęcania większej ilości czasu niż realnie przyniesie korzyści. To jednak myślenie, które funkcjonuje tylko na samym początku, takie pierwsze wyobrażenia. Jeśli zespół wchodzi w to środowisko to absolutnie nie chce z takiej metody pracy zrezygnować, bo jest to po prostu skuteczne i wygodne.
Wiesz, wszystkie informacje masz w jednym miejscu. Wchodzisz rano do pracy, widzisz wszystkie zadania, które masz do wykonania. Zadania od razu pogrupowane w projekty, a do nich podpięte wątki komunikacyjne. Dodajesz komentarz, raportujesz czas pracy, nie musisz latać po Excelu. Wbrew pozorom, wiele danych w firmach jest zbieranych - ewidencje czasu pracy w Excelu, komunikacja na Messengerze czy kolorowe karteczki porozklejane dookoła komputera.
My to wszystko po prostu zbieramy w całość i oferujemy w dużo skuteczniejszej, a przede wszystkim przyjaznej formie dla użytkownika. Wszystko opiera się tylko na zmianie nawyków. Będąc przyzwyczajonym do jeżdżenia samochodem prawą stroną, potrzebujesz kilku dni do tego, aby bez zawahania poruszać się lewą stroną w innym kraju. To wszystko analogicznie działa w naszych nawykach do codziennej pracy.
Nie ukrywam, że jestem ogromnym fanem aplikacji, które w jakiś sposób wspierają produktywność. Pamiętam, że swego czasu internet szalał na punkcie takich produktów jak Todoist, Wunderlist (teraz Microsoft ToDo), Trello itp. Dziś rynek wydaje się trochę spokojniejszy i jakby mniej innowacyjny w tym zakresie. A może mi się tylko tak wydaje?
Masz rację. Rynek wydaje się spokojniejszy, ale tylko dlatego, że większość osób traktuje tego typu narzędzia jako podstawę ich pracy. Nie ma na to powiedzmy popularnego szału, a to dlatego, że mamy łatwy dostęp do tego typu programów, nie są one drogie, niektóre nawet darmowe, a także proces wejścia w taką organizację pracy jest wręcz banalny.
Internet szaleje w momencie, kiedy mamy coś nowego. Na dzień dzisiejszy nie trzeba daleko szukać przykładu, a możemy oczywiście podeprzeć się sztuczną inteligencją. To coś nowego, coś czego wcześniej nie było w takiej formie. Cofając się kilka lat wstecz bardzo podobnie było z aplikacjami wspierającymi produktywność. To oczywiście nie jest tak, że my czy inne konkurencyjne aplikacje stoimy w miejscu. Wszystko cały czas się rozwija, ciągle pojawiają się nowe funkcjonalności. W większości przypadków nie są to jednak funkcje typu game-changer, o czym będzie mówić całe internet czy nawet branża. To dodatki, które sprawiają dla jednych pracę dużo przyjemniejszą i łatwiejszą, inni w ogóle tego nie wykorzystają, ale core pracy tych i tych pozostaje cały czas niezmienny.
Jak wygląda krzywa uczenia się, jeżeli chodzi o takie aplikacje do zarządzania projektami? Zakładam, że im prostsza i łatwiejsza do opanowania platforma, tym lepiej? A może wręcz przeciwnie - w modzie są raczej kombajny?
To bardzo dobre pytanie. Wydaje mi się, że wiele zależy od zapotrzebowania danej firmy. Każdy zespół zawsze będzie dążył do prostego, łatwego w obsłudze oprogramowania, aczkolwiek nie zawsze jest to możliwe. Jeśli firma potrzebuje systemu skrojonego wręcz na własne potrzeby, ciężko będzie to osiągnąć w programach, a tym samym niewykonalne jest, by ten system realizował skomplikowany proces za pomocą dwóch kliknięć.
My wychodzimy bardzo mocno ze słowa: intuicyjność. Wydaje się, że to główny feedback od naszych klientów, a i dla nas istotna myśl dookoła której budujemy IC Project. Dbamy o to, aby IC Project nie był kolokwialnym kombajnem. Moglibyśmy dokładać funkcję po funkcji, robić wszystko, czego potrzebują nasi klienci, ale nie. To nie jest nasza strategia rozwoju dla IC Project. Rozwijając system, zawsze analizujemy w jaki sposób dołożyć pewną funkcjonalność tak, by nie utrudnić korzystania z pozostałych aspektów programu.
Pół żartem, pół serio… chyba udało nam się złapać przysłowiowy złoty środek - coś między wysoką funkcjonalnością, a łatwością użytkowania. I nie jest to wcale moja opinia, a feedback od naszych klientów, który powiela się z tygodnia na tydzień. To pokazuje, że rzeczywiście mamy segment na rynku, któremu skutecznie organizujemy pracę.
Wasz produkt adresujecie głównie do firm i zespołów. Jakie branże najwięcej skorzystają dzięki takiemu oprogramowaniu?
I tutaj pozwalam sobie zadać pytania, czy w Twojej firmy są projekty i zadania? Jeśli tak, IC Project zdecydowanie będzie wspierać pracę Twojego zespołu. To oczywiście mocno ogólne stwierdzenie, aczkolwiek nasze narzędzie rzeczywiście trafia w potrzeby różnych branż. Patrząc na portfolio naszych klientów, mógłbym wyróżnić oczywiście kilka kluczowych: agencje marketingowe, firmy technologiczne z branży IT, pracownie architektoniczne, firmy budowlane czy przedsiębiorstwa przemysłowe pracujące z projektami.
Niezwykle ciekawym przypadkiem jest fakt, że w IC Project organizujemy pracę największych klubów sportowych w Polsce, jak Lech Poznań, Piast Gliwice, Ruch Chorzów, Industria Kielce czy Podbeskidzie Bielsko-Biała. To prawdziwy sportowy top. I wcale tutaj nie chodzi o zarządzanie działaniami sportowymi, a po prostu pracą wewnętrznych zespołów, które funkcjonują w specyficznym środowisku sportowym.
Wydaje się, że szeroki przekrój branż, które wykorzystują IC Project pokazuje również, że udało nam się stworzyć narzędzie dość mocno elastyczne. Strategicznie dobrze mieć grupę docelową, najlepiej odpowiednio zawężoną. My szczerze mówiąc od dłuższego czas nie potrafimy tego zrobić, a w obecnej sytuacji nawet nie chcemy. Po prostu tworzymy system do zarządzania projektami, inaczej nazywając nawet zarządzania pracą, który jest mocno konfigurowalny i możliwy do dostosowania dla każdej branży.
No właśnie, a jak to się stało, że z IC Project korzystają tak uznane kluby sportowe? Wydaje mi się, że nie jest to przypadek i z czegoś to wynika.
Intuicja Cię nie zawodzi… <śmiech>. To jest bardzo ciekawa historia. Nieskromnie rzecz ujmując, w tym połączeniu IC Project z klubami sportowymi sporo akurat mojej osoby. Osobiście wywodzę się, a nawet dalej jestem w sporcie, konkretnie w piłce nożnej. Cały czas jestem aktywnym zawodnikiem, a wcześniej spędziłem chociażby 12 lat w Koronie Kielce, miałem też styczność z marketingiem sportowym, gdzie zdobywałem pierwsze doświadczenie. A branża sportowa ma to do siebie, że tutaj akurat rzadko się rozmawia typowo o biznesie, a jednak zawsze to sport musi ten biznes połączyć. No i trochę tak się stało w przypadku IC Project. Pewnego razu postanowiłem trochę pobawić się z możliwościami naszego programu i dostosowałem jego możliwości do procesów sportowych. Zbudowałem projekty organizacji meczów, zadań marketingowych w sporcie, organizowanie działań i kontaktów ze sponsorami i wiele więcej. To był strzał w dziesiątkę.
Zaczęło się od Ruchu Chorzów, który trafił do nas kilka lat temu, jak był w 3 lidze. Następnie dołączył Lech Poznań, Piast Gliwice, Industria Kielce czy Podbeskidzie Bielsko-Biała. No i tak to się zaczęło wszystko kręcić, a IC Project w odpowiedniej formie stał się narzędziem wręcz dostosowanym do specyfiki sportowej. Pamiętajmy jednak, że to dokładnie taki sam program z jakiego korzysta firma budowlana czy agencja marketingowa. Wszystko jednak opiera się na odpowiednim wdrożeniu programu.
Jestem przekonany, że taki produkt jak IC Project dobrze się sprawdzi w zespole rozproszonym (pracującym zdalnie). A co jeżeli wszyscy wykonują swoje obowiązki z jednego biura? Czy wówczas jego używanie ma sens?
W przypadku zespołach zdalnych to nawet nie wyobrażam sobie sytuacji, aby nie mieć tego typu programu jak IC Project w codziennej pracy. To jest pewnego rodzaju spoiwo naszej pracy, taka wspólna platforma i środowisko do współpracy zespołowej.
Jeśli chodzi natomiast o firmy, które pracują stacjonarnie to przyznam szczerze, że bardzo często otrzymywałem tego typu pytania. Pamiętajmy, że IC Project to program nie tylko do usprawniania naszej bieżącej pracy, ale przede wszystkim to wspomniane środowisko, w którym nic nie ginie. Przypomnijmy sobie sytuację, ile razy zapomnieliśmy o pewnych ustaleniach, uciekł jeden, drugi plik, a mniejsze zadania zostały rzucone w kąt… My właśnie tego typu negatywne aspekty chcemy eliminować. Mimo, że jesteśmy w jednym miejscu, warto czasami dodać komentarz do zadania w programie, aby ten komentarz pozostał na przyszłość. W tym momencie nie wiemy, czy będzie potrzeba powrotu do tego komentarza, a problem pojawi się wtedy, kiedy w rozmowie werbalnej nam to ucieknie, bo nie sposób zapamiętać wszelkie ustalenia.
To oczywiście tylko jeden z prostych przykładów, ale ich jest cała masa. Od budowania dokumentacji projektów, przez tworzenie bazy wiedzy firmowej dla całego zespołu, aż po funkcjonalności dedykowane dla tego typu programów. A tutaj mam na myśli chociażby systemy powiadomień i przypomnień, co jest niezwykle przydatne w naszej codziennej pracy. Zbliża się termin zadania? Mamy automatyczne przypomnienie. Dodaję w kalendarzu spotkanie? Nie muszę chodzić po trzech pokojach i wszystkich informować, bo robi to za mnie program.
To może teraz zapytam nieco przekornie - czy da się z IC Project korzystać źle? Tzn. wdrożyć go w zespole w taki sposób, by, zamiast wspierać produktywność, szkodził jej. Zakładacie w ogóle taki scenariusz i jesteście na niego przygotowani?
Nie chcę powiedzieć, że korzystać z IC Project można źle, aczkolwiek może ujmę to nieco przyjemniej, można korzystać niepoprawnie. Dlaczego tak? Przede wszystkim zawsze praca w tego typu programie oferuje pewne korzyści, chociażby to budowanie historii komunikacji, dokumentacji projektowej - i to praktycznie bez względu na sposób korzystania. Kluczowe jednak, aby narzędzie wspierało produktywność, a nie jej szkodziło. I to jest druga strona medalu. Czyli krótko mówiąc, dążymy do tego, aby osiągać w programie pewne cele jak najszybciej i bez zbędnych nakładów pracy. No i akurat na to jesteśmy wręcz perfekcyjnie przygotowani tym, co ciężko spotkać u konkurencji.
Mam tutaj na myśli usługę wdrożeniową, która gwarantuje właśnie poprawne wdrożenie IC Project do firmy. My tego usługę realizujemy w dwóch formach - zdalnej bądź stacjonarnej. Wygląda to w ten sposób, że na starcie przeprowadzamy analizę procesów w danej firmie, poznajemy ich specyfikę pracy, potrzeby, gdzie mamy potencjał do poprawy. Następnie realizujemy pełne warsztaty wdrożeniowe dla zespołu, które zakładają odrobinę teorii i sporo praktyki. W ramach warsztatów praktycznych budujemy wspólnie ich projekty, łapiemy interakcję w programie, a przede wszystkim budujemy nawyki.
Po co to wszystko? A po to, że po tego typu wdrożeniu zespół zna interfejs, ma w tym interfejsie swoje projekty i zadania, a przede wszystkim wie co z czego wynika w programie. Do tego oczywiście trochę technicznej konfiguracji, dostosowania uprawnień i cała firma jest gotowa do pracy w programie. I na tym nam szczególnie zależy. Firma poświęca minimum czasu na wdrożenie, a my ze swojej strony dbamy o jego poprawność i tym samym eliminujemy w przyszłości potencjalny churn, który mógłby wynikać z błędów wdrożeniowych.
Co warto jeszcze zaznaczyć, na samej usłudze wdrożeniowej nie kończy się nasza praca. Mocno inwestujemy w zespoły wdrożeniowe, których zadania dotyczą również dalszego sprawdzenie, jak firma sobie radzi w IC Project. Jeśli uda nam się wyłapać coś negatywne aspekty, staramy się je na bieżąco eliminować, aby program nie leżał w kącie, a był regularnie przez zespoły wykorzystywany. Wsparcie u nas nie działa tylko tak, że czekamy na telefon z pytaniami, a raz w miesiącu to my dzwonimy do firmy z prostym pytaniem: czy możemy w czymś pomóc? I tak właśnie chcemy dbać o każdą firmę w IC Project.
W modzie jest teraz automatyzowanie wszystkiego i integrowanie usług firmowych z dziesiątkami zewnętrznych aplikacji. Przykładowo nasz Slack redakcyjny jest spięty z Trello, Kalendarzem Google, arkuszem kalkulacyjnym z urlopami i paroma innymi serwisami. Czy IC Project też pozwala na takie czary?
Pewnie, że tak. W tym jest akurat prosta zasada: im więcej programów w Twojej firmie, tym większy chaos w codziennej pracy. Dlatego też warto wszystko organizować w jak najmniejszej liczbie narzędzi. Wszystkiego w jednym nie znajdziemy, ale korzystając z IC Project możesz chociażby do zadań i projektów od razu podpiąć kalendarz, korzystać z pełnego komunikatora czy zadbać o wszystkie kwestie finansowe w firmie. I to jeden z takich przykładów, gdzie jeden program potrafi już zastąpić potencjalne 3 kolejne.
Kluczowa zaleta to również fakt, że to wszystko jest połączone w całość, jedno wynika z drugiego. Dodając wydarzenie, od razu je podpinasz do zadania, a wątek projektowy tworzysz automatycznie z prowadzonego projektu i dla zespołu projektowego. To takie małe rzeczy, które właśnie u nas tworzą automatyzację kilku środowisk w całość.
Jeśli chodzi natomiast o typowe integracje, mamy tego mnóstwo. Nie chcę powiedzieć, że oferujemy marketplace z dziesiątkami tysięcy dostępnych narzędzi do zintegrowania, bo na to jeszcze chwili potrzebujemy <śmiech>,, ale zdecydowanie wszystkie najpopularniejsze narzędzia można sobie połączyć z IC Project i pracować w jednym, zintegrowanym programie. W praktyce to bardzo duże ułatwienie.
Gdzie sięgają Wasze ambicje? Chcecie być najpopularniejszą platformą do zarządzania projektami w Polsce, a może planem jest raczej świat i wygryzienie wspomnianej przeze mnie wcześniej starej gwardii z ciepłych posadek?
Ja cały czas uważam, że Polska to rynek, który wcale nie jest nasycony. Patrząc na nasze wzrosty z kwartału na kwartał, czy ogólnie z roku na rok, potencjał mamy ogromny na dużo więcej. Pamiętajmy również o tym, że w Polsce mamy sporą zaletę… polskości naszego programu. Rodacy doceniają fakt, że jesteśmy w 100% polskim oprogramowaniem, a to wiąże się chociażby z możliwością bieżącego wsparcia w polskim języku, dostępu do wielu materiałów edukacyjnych czy w ogóle narzędzia w języku ojczystym dla wszystkich pracowników. Pamiętajmy, że angielski nie jest wymagany we wszystkich rekrutacjach, a jeśli mówimy o programie do codziennej pracy to warto, aby jednak poruszać się bez bariery językowej.
Z tym co powiedziałem mamy jeden problem, bo te atuty tracimy poza granicami naszego kraju… <śmiech>. Plany mamy jednak ambitne. Od dłuższego czasu jesteśmy otwarci dla anglojęzycznych klientów, a na początku 2023 roku wyszliśmy na rynki niemiecki oraz włoski. Mocno się otwieramy zatem na rynki zagraniczne i mam nadzieję, że za kilka miesięcy będziemy mogli porozmawiać o tym, jak regularnie gryziemy tę naszą bogatą, zagraniczną konkurencję.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
