Załóżmy, że wszyscy znamy przynajmniej jeden z programów, który wymieniliśmy w tytule. Każdy z nich w ogólnym rozrachunku służy do organizacji pracy, począwszy od Asany do zarządzania projektami i zadaniami, Trello stricte do pracy zadaniowej, przez Jirę skierowaną do ukochanej branży IT i zarządzania, chociażby ticketami, aż po Slacka, który dla wielu stanowi prawdziwy hegemon komunikacyjny. Ale chwila, chwila, w tym wszystkim jeszcze znakomicie odnajduje się IC Project, czyli polski program, który potrafi w dużym stopniu zastąpić wszystkie te programy. Czy to prawda? Sprawdźmy.
Polski program, który podbija rynek. Trzeba przyznać, brzmi to zawsze dumnie, ale czy ma rzeczywiście wiele wspólnego z rzeczywistością? Prawda jest taka, że IC Project to program już mocno ugruntowany na polskim rynku, który na co dzień wykorzystują tysiące użytkowników do połączenia i zorganizowania procesów organizacyjnych w firmach.
Jest otwarty dla wielu branż, co pozwala myśleć, iż jest dość elastyczny oraz konfigurowalny. W gronie klientów znajdziemy firmy IT bądź ogólnie produkcyjne, jak np. VOX Meble czy Deante, wiele agencji marketingowych, firm przemysłowych, biur projektowych (jak przystało na program do zarządzania projektami), ale nawet największe kluby sportowe w Polsce (warto wymienić w tym gronie Lecha Poznań, Piasta Gliwice i Ruch Chorzów).
IC Project to produkt, który z kwartału na kwartał bardzo szybko rośnie, podbijając przy tym swoją wycenę, liczbę użytkowników i firm, które wykorzystują program do codziennej pracy. Co więc stanowi kluczowe wartości pozwalające wybierać polski twór, a nie zagraniczny?
IC Project zdolny do zastąpienia kilku programów - prawda czy zwykły clickbait?
Każdy z programów, które do tej pory wymieniliśmy w tym artykule, pozwala zorganizować pewien proces, np. zarządzania projektami za pomocą Asany, samej organizacji pracy zadaniowej w Trello, komunikacji bieżącej w Slacku. Oczywiście obecnie mocno pomagamy sobie wszelakimi integracjami, ale one też mają swoje minusy. Dlatego też w IC Project wiele tych procesów mamy połączonych w całość. Krótko mówiąc, to taki program, który pozwala zarządzać projektami, pracą zadaniową, mierzyć i raportować czas pracy, komunikować się za pomocą komunikatora lub zarządzać ticketami jak w Jirze.
Zamysł całego programu polega na tym, iż został zbudowany modułowo. Nie stanowi zatem środowiska ciężkiego do nauki i bieżącego korzystania. Wręcz przeciwnie, dość łatwo się w nim odnaleźć, a codzienna praca jest całkiem intuicyjna. Sam próg wejścia jest niski.
Za nawigację odpowiada transparentne lewe i górne menu, nie ma nic prostszego. W ustawieniach znajdziesz wiele opcji, które pozwalają program dostosować do tego, co będzie realnie wykorzystywane. Jeśli Twoją potrzebą nie jest korzystanie np. z modułu do zarządzania zgłoszeniami serwisowymi (tzw. ticketami), wystarczy, że wyłączysz cały moduł, a wtedy podczas codziennej pracy w ogóle go nie widzisz. Dla Ciebie nie istnieje.
Analogicznie system działa w pozostałych funkcjach, jest więc sprytnie dostosowany do tego, czego firma potrzebuje. Tak samo wszystkie pozostałe pola narzędzia, które można skonfigurować na własny sposób. Wszystko jest mocno elastyczne, a dzięki temu odnajdują się tutaj firmy z przeróżnych, często odmiennych branż.
Reklama
Program perfekcyjny do pracy projektowej: change my mind.
Patrząc na to, co znajdziemy w środku IC Project, zdecydowanie buduje się wyobrażenie jako programu, który naprawdę oferuje wiele, by dać wiele możliwości w zarządzaniu projektami. Na początek warto skupić się na portfelu projektów. Dla mniej wtajemniczonych chodzi o ułożenie sobie projektów w różnych folderach bądź kategoriach, aby lepiej kontrolować i zarządzać projektami będącymi od siebie w jakimś stopniu zależnymi.
W tym aspekcie znajdziemy kilka istotnych widoków, które od razu wizualizują nam projekty z ważnymi danymi. W programie automatycznie rysuje nam się obecny postęp realizacji każdego projektu, wiemy, kto jest odpowiedzialny za projekt, a także możemy od razu porównać wiele projektów na osi czasu. To pozwala szybko podejmować reakcje przy opóźnieniach, ale też dojść do istotnego wniosku, kiedy mogę zacząć kolejny projekt.
Reklama
W każdym projekcie dzieje się wiele. Wspominaliśmy o dużej dozie konfigurowalności programu, to musimy się szczególnie zatrzymać na poziomie budowaniu procesu projektowego. Każdy projekt może się składać z etapów, tablic zadaniowych, poszczególnych zadań, a nawet czynności do wykonania na zadaniu. Proces projektowy budujesz dowolnie, wyznaczasz terminy, delegujesz osoby do części projektów, a potem cały projekt zapisujesz w szablon i każdy kolejny projekt dodajesz dwoma kliknięciami.
Proces projektowy możesz zbudować banalnie samemu, ale też do wykorzystania masz blisko 100 mniej i bardziej zaawansowanych szablonów gotowych dla różnych branż. Bez względu na to, jaką metodę obierzesz, każdy dany projekt od razu dostępny masz w widoku harmonogramu Gantta. Nie musisz zatem budować harmonogramów, system zrobi to za Ciebie automatycznie, a Ty na osi czasu dostosujesz wszystkie etapy i zadania. Stworzysz zależności, dodasz kamienie milowe, i co tylko sobie jeszcze wymyślisz.
Narzędzie dla osoby zarządzającej, ale i dla każdego pracownika. Zadania i komunikacja w jednym miejscu.
Każdy projekt to przede wszystkim ludzie, którzy realizują poszczególne zadania. Możemy mieć wszystko zaplanowane na 100%, ale czynnik ludzki może wszystko odwrócić do góry nogami. Dlatego też w programie oczywiście dokładnie planujesz zadania, delegujesz dla wybranych osób, latają automatyczne powiadomienia i przypomnienia, ale przede wszystkim cała praca tego zespołu dzieje się na poziomie projektu. PS. Kontrolujesz też obłożenie!
To program, który umożliwia bieżącą komunikację na temat projektu bądź poszczególnego zadania. Dzieje się to wszystko za pomocą wbudowanego komunikatora, który posiada IC Project. Tworzysz wątki prywatne, grupowe, ale co najważniejsze, automatycznie projektowe i zadaniowe. Tego typu wątek angażuje wszystkie osoby, który są zaangażowane w projekt bądź zadania. No i to wszystko podpina nam się do dokumentacji projektowej, więc zawsze odnajdziemy dodatkowe ustalenia, które padły pewnego słonecznego dnia.
Reklama
Nie potrzebujesz innego programu do każdego działania. Skuteczna komunikacja to klucz do sukcesu każdego projektu. Wykorzystujesz do tego komentarze na zadaniach, ale w razie potrzeby przekazania szerszych informacji bądź jakiejkolwiek dyskusji, masz komunikator. A sam komunikator jest na tyle funkcjonalny, że może to być Wasze narzędzie komunikacyjne.
A jakby tak w IC Project zmierzyć czas pracy?
No i docieramy do ważnego elementu zarządzania projektami, czyli mierzenia czasu pracy. Każda świadoma organizacja wie, jak czasochłonne są zadania realizowane przez pracowników. Szczególnie w modelu projektowym, gdzie projekty prowadzone są dla klientów zewnętrznych. W końcu czas pracy = największy koszt organizacji. A to, jak wycenimy dany projekt, mocno współgra z realną czasochłonnością całego projektu.
Dlatego też mierzenie i raportowanie czasu pracy na poziomie realizowanego projektu jest niezwykle istotne, by po prostu się nie mylić i dokładnie wiedzieć, ile ponosimy kosztu wewnętrznie, a tym samym, jaką możemy przedstawić wycenę klientowi. No i teraz przechodząc przez różne programy rynkowe, wcale nie jest tak łatwo znaleźć rozwiązanie, które połączy nam pracę projektowo-zadaniową z tzw. time trackingiem. A IC Project to ma, i to bez wątpienia stanowi bardzo istotny wyróżnik na rynku. Od razu wszystko podpięte jest do realizowanego projektu, możesz z tego generować raporty, i nie wychodzisz poza ICP.
Wchodząc w większą szczegółowość, do wykorzystania masz tzw. time tracker, czyli stoper do mierzenia czasu pracy na zadaniu w trybie rzeczywistym. Podpięty również w aplikacji mobilnej dla tych bardziej mobilnych bądź terenowych, ale przede wszystkim czas możesz też zaraportować ręcznie, np. po wykonanym zadaniu lub na koniec dnia. No i na tym moglibyśmy zakończyć, ale pominęlibyśmy coś, co w IC Project działa znakomicie, a przy projektach stanowi chyba najważniejszy element powodzenia. Finanse projektów.
Ty zarządzasz finansami projektów, a program automatycznie liczy koszt z czasów pracy i wylicza rentowność: hot or not?
To coś, co najczęściej w wielu firmach liczy Excel. No i my nie mamy nic do tego, bo Excela pewnie w wielu firmach długi czas jeszcze nie zastąpimy, ale czemu, jeśli wszystko możemy mieć w jednym miejscu projektowym? Wspomnieliśmy już o kilku modułach IC Project, ale nie było jeszcze okazji opowiedzieć o solidnym module finansowym, który dostępny jest na każdym prowadzonym projekcie.
Pozwala na to, by stworzyć budżet projektu i rozpisać go na konkretne części projektowe. Jak to będziemy mieć, wtedy idziemy do realizacji projektu, a tutaj hipotetycznie zaczyna się cała zabawa. Pojawiają się koszty, rosną przychody (obu to drugie rosło szybciej!), a sam projekt idzie w kierunku rentowności, lub nie do końca.
No i kluczowym elementem jest kontrola. Program automatycznie wylicza koszty z czasów pracy (po stawkach godzinowych pracowników i zaraportowanym czasie), a my mamy wynik finansowy w czasie rzeczywistym. Dowolnie możemy też dodawać koszty zewnętrzne, dokładać przychody, a to wszystko wpływa na ostateczne wyniki. Jakby tego było mało, otrzymamy odpowiedni alert, gdyby pojawiły się pewne odchylenia od planu, więc oprogramowanie nad wszystkim będzie czuwać, aby w porę nas poinformować.
Czasami taki jeden alert może być dość cenny, czyż nie?
A może jeszcze zgłoszenia serwisowe, czyli tickety?
Dobra, na koniec zostawiliśmy sobie moduł zgłoszeniowy. Niektórzy mogą znać to rozwiązanie np. z Jiry. Jak nie masz przyjemności świadczyć serwisu dla swoich klientów, możesz pominąć ten akapit. Jeśli jednak udało Ci się zainteresować, to tak, IC Project to również program do zgłoszeń serwisowych, które z łatwością możesz odbierać od klientów, konwertować w zadania i na bieżąco się komunikować z Twoimi klientami. Brzmi dobrze?
No to tak, zgłoszenia możesz odbierać za pomocą dedykowanego maila, ale też z wykorzystaniem specjalnych formularzy. Tworzysz dowolne formularze, wybierasz pola (coś jak Google Forms), i udostępniasz dla swoich klientów, np. na swojej www. Klient klika, uzupełnia pola, a ticket wpada do systemu. Automatycznie podpina się do wybranego operatora, a następnie zaczynamy jego obsługę. Łączymy sobie zgłoszenie z kontrahentem w systemie, konwertujemy na zadanie, a przy tym komunikujemy się ze zgłaszającym, bo program wyposażony został w specjalny panel zewnętrzny dla Twoich klientów.
Znajdziesz tutaj sporo ciekawych możliwości, ale przede wszystkim zyskasz zautomatyzowany i dość kompleksowy sposób na zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi bądź gwarancyjnymi. No i przede wszystkim, całość spięta z Twoimi projektami i zadaniami.
Na końcu masz gwarancję pełnego wdrożenia i wsparcia, a także pracy w polskim środowisku. I to są istotne wartości.
Przy wyborze odpowiedniego programu często skupiamy się na funkcjonalności, a czasami niestety zapominamy o samym procesie wdrożeniowym, dalszym wsparciu, czy… znajomości języka obcego u wszystkich osób docelowo pracujących w programie. No i tutaj niekwestionowanym liderem w starciu z konkurencyjnymi programami jest opisywany dziś produkt, bo to po prostu polski twór, więc tutaj od języka polskiego się zaczyna, a nie tłumaczy.
Od samego początku jesteś prowadzony przez dedykowanego opiekuna, aby poznać program i zweryfikować, czy jest dla Twojej firmy. Do wykorzystania masz też specjalną usługę wdrożeniową, którą realizuje wewnętrzny zespół wdrożeniowy (a nie partner!). No i po tym wszystkim Twój zespół nie zostaje sam dla siebie, a do dyspozycji masz dedykowanych konsultantów, którzy dostępni są do bieżącej pomocy. Warto zwrócić na to uwagę, bo w teorii o tym nie myślimy, ale praktycznie to decyduje o sukcesie wdrożenia.
Czy udało nam się zainteresować możliwościami tego polskiego programu? Jesteśmy zdania, że na pewno warto przetestować, co potrafi w praktyce. Zawsze możesz założyć darmowe konto testowe (14 dni free triala w pełnej funkcjonalności, albo demo prezentacja do umówienia za darmo). Jeśli kierujemy się na zagraniczne programy, sprawdźmy najpierw to, co mamy tutaj, u nas. Bo jak to się mówi… Cudze chwalimy, a swego nie znamy? ;)
