Prowadzisz firmę? Jeżeli nie używasz takiego programu, robisz to źle

Krzysztof Rojek: Zacznijmy od najważniejszego, ponieważ nie wszyscy czytelnicy mogą być zaznajomieni z tym, czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Z czego składa się rozwiązanie IC Project i do czego służy?

Norbert Sinkiewicz: IC Project to narzędzie które zostało stworzone, aby skuteczniej zarządzać projektami. Specyfika naszego narzędzia jednak mocno wychodzi poza projekty, ponieważ jest to rozwiązanie, które stanowi środowisko do pracy zespołowej - pozwala zarządzać projektami, delegować i wizualizować procesy zadaniowe, usprawnia komunikację zespołową czy pełen obieg informacji w firmie. Z jednej strony podchodzimy więc do zespołu i poszczególnych pracowników - staramy się im zapewnić naturalne środowisko produktywności, z drugiej natomiast podchodzimy również do strefy osób zarządzających, którzy mają nieco inne potrzeby.

W ramach możliwości bardziej zaawansowanych, w IC Project znajdziemy również specjalnie zaimplementowane mechanizmy, które pozwalają określać realną czasochłonność projektów, kontrolować proces realizacji projektów lub zadań czy nawet w pełni zarządzać budżetem projektowym. To bardzo istotne aspekty, które ważne są dla każdego biznesu – mniejszego czy większego. My w IC Project skonstruowaliśmy połączenie funkcjonalności, które zazębia się ze sobą i tworzy rozwiązanie kompleksowe, ale i bardzo intuicyjne w obsłudze. IC Project bez wątpienia pozwoli otrzymać wgląd w wizualizację prowadzonych projektów (jak sama nazwa wskazuje w wymowie: “I see project!”). Jeśli więc firma chce lepiej zarządzać projektami, naturalnym wyborem staje się IC Project. Połączenie funkcjonalności i intuicyjność całego narzędzia pozwala jednak każdej firmie wykorzystać IC Project do usystematyzowania innych procesów.

KR: Powstaliście 7 lat temu, ale już współpracujecie z naprawdę uznanymi biznesami. Kim są wasi klienci i jakie są ich potrzeby?

NS: Tak, obecnie świętujemy już siódmy rok na rynku i rzeczywiście jesteśmy zadowoleni ze swojej pozycji rynkowej, natomiast – jak to w biznesie - ciągle nam mało. Już teraz jesteśmy jednym z najczęściej wybieranych programów do zarządzania projektami w Polsce. Na co dzień rywalizujemy z największymi zagranicznymi gigantami i bardzo często tę walkę o klienta wygrywamy. Zawsze bezpośrednio rozmawiamy z naszymi klientami i dzięki temu mamy mnóstwo danych do analizy. Feedback jest jasny i klarowny. IC Project to narzędzie wysoko funkcjonalne, a przy tym intuicyjne w codziennej obsłudze. Do tego oferujemy specjalne połączenia funkcjonalne, które sprawdzają się w wielu firmach - dzięki temu, nie trzeba łączyć kilku systemów w całość, a wszystkie najważniejsze aspekty zazębiają nam się w IC Project. Jako, że nasze narzędzie zostało zbudowane modułowo to może być perfekcyjnym rozwiązaniem dla mniejszej, jak i większej firmy. Różnice są jednak kluczowe.

Firma, która składa się z kilkunastu pracowników może wykorzystać IC Project jako narzędzie, które będzie stanowiło platformę organizacyjną dla firmy. Tym samym, otrzyma możliwości do zarządzania projektami i zadaniami, wbudowany komunikator, interaktywny kalendarz pracy zespołowej, zaimplementowany CRM projektowy wraz z fakturowaniem i finansami, sposoby na zmierzenie czasu pracy czy mnóstwo opcji do zarządzania plikami i dokumentami. Szczerze mówiąc, to wszystko, czego potrzebuje firma składająca się od 3 do 50 pracowników. Z wykorzystaniem IC Project tworzymy tym samym całe środowisko dla naszego zespołu. Pracując chmurowo, mamy ciągły dostęp do danych.

Czytaj dalej poniżej

11 gier, które brzmią tak dobrze, że warto kupić głośniki do komputera Kacper Cembrowski

Polskie filmy w Polsat Box Go. Od dziś nagradzany "Wszystkie nasze strachy" Konrad Kozłowski

Z drugiej natomiast strony, w portfolio naszych klientów mamy największe firmy w Polsce. Nie oszukujmy się, organizacja całej korporacji w IC Project nie będzie możliwa, bo każdy z modułów w naszym narzędziu musiałby być niezwykle zaawansowany. Tego typu systemów idealnych nie ma. My jednak jesteśmy rozwiązaniem dedykowanym do zarządzania projektami i zadaniami, gdzie w tym aspekcie oferujemy mnóstwo mniej i bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Ze swojej strony, mogę zagwarantować, że do skutecznego zarządzania projektami mamy praktycznie wszystko, czego potrzebuje dana firma. Puentując więc moją wypowiedź, większe firmy bardzo często wykorzystują narzędzie IC Project do działów projektowych i stricte zarządzania projektami. Tym samym, wśród naszych klientów znajdziemy mniejsze i większe firmy, które jednak mają różne zastosowania IC Project – za to odpowiedzialna jest modułowa budowa całego narzędzia.

KR: Czy któreś branże szczególnie upodobały sobie wasze narzędzie?

NS: Mówiąc o branżach, bez wątpienia kierujemy się w firmy, które pracują właśnie projektowo. Tutaj możemy wyróżnić m.in. biura projektowe, pracownie architektoniczne, firmy IT, agencje marketingowe, automatyka przemysłowa czy firmy deweloperskie. Wszystko tutaj spoczywa na projektach i harmonogramach – w tym nie mamy sobie równych. Jak we wszystkim, tak i tutaj mamy również drugą stronę medalu - pracę zadaniową, która obecna jest praktycznie w każdej firmie. Projektem natomiast może być każdy proces, który zdefiniujemy w firmie. Tym sposobem doszliśmy do klubów sportowych, gdzie IC Project okazało się perfekcyjną platformą organizacyjną. Już teraz możemy się pochwalić, że nasze narzędzie stanowi środowisko organizacyjne dla m.in. Lecha Poznań, Piasta Gliwice, Ruchu Chorzów czy Łomży Vive Kielce – to marki, których nikomu związanego ze sportem przedstawiać raczej nie trzeba. Możliwości jest dużo. Kto by pomyślał, że IC Project to może być narzędzie dedykowane wręcz dla klubów sportowych? A jednak.

KR: Zakup oprogramowania do zarządzania projektami to zawsze inwestycja, która zwraca się w wielu aspektach. Czy możesz proszę pokazać przykłady tego, co zyskały marki, które zdecydowały się na rozwiązanie IC Project?

NS: Technologia w firmach cały czas się rozwija i z miesiąc na miesiąc mamy coraz więcej biznesów, które opierają swoje procesy na specjalnych narzędziach, które są do tego dedykowane. W tym przypadku może to być program do zarządzania projektami, aplikacja do zarządzania zadaniami, wspólny dysk chmurowy dla firmy czy system CRM z bazą kontrahentów. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem zawsze będzie podejście kompleksowe, co do facto możemy zaproponować w IC Project. Narzędzie technologiczne zawsze oferują dużo więcej możliwości niż metody tradycyjne, które niestety obecne są dalej w wielu firmach. Możliwości to jedno, drugie to natomiast dostęp do danych. Większość firm przenosi się na rozwiązania chmurowe, które oferują nam dostęp do danych w każdym miejscu na świecie o dowolnym czasie. To ogromna wartość, która szczególnie pojawiła się na rynku podczas pandemii COVID-19. Pamiętamy zapewne czas, kiedy nagle sytuacja zmusiła nas do przejścia na pracę zdalną. Wszystkie firmy, które nie były przygotowane narzędziowo miały ogromne problemy – jak uzyskać dostęp do danych? Jak pracować projektowo? Jak wiedzieć kto i nad czym pracuje? To wszystko zapewnia IC Project, czyli gwarantuje pełen obieg informacji. Jest to naturalne środowisko do pracy, gdzie każdy z pracowników bez zbędnego poszukiwania i dopytywania wie to, co w tym przypadku wiedzieć powinien. To w praktyce przekłada się na dużo wyższą produktywność zespołu.

Jeśli natomiast mielibyśmy się skupić na podejściu komunikacyjnym – bardzo ważne, aby sferę projektowo-zadaniową połączyć z możliwościami komunikacyjnymi, jak to proponuje IC Project. Prowadząc w jednym narzędziu projekty i zadania zawsze pracujesz zespołowo, dlatego też istotne jest, aby zaoferować zespołowi możliwość porozumiewania się i komunikacji na Twoich procesach. Tym samym, tworzysz pełną historię komunikacyjną w obrębie prawdziwych projektów i zadań.

KR: A co o programie mówią sami klienci?

NS: W tym przypadku mogę podeprzeć się specjalnie przeprowadzonym badaniem naszego klienta, agencji marketingowej Idealia Digital Hub z Warszawy, która po dwóch latach funkcjonowania w środowisku IC Project porównała liczbę wysyłanych wiadomości pomiędzy pracownikami wewnątrz firmy. Okazało się, że po wdrożeniu IC Project liczba wysyłanych wiadomości mailowych w zespole spadła aż o 90%. To pokazuje skalę problemu w firmach, które nie posiadają takiej wspólnej platformy, jak IC Project. Cała komunikacja spoczywa na wewnętrznych wiadomościach mailowych albo werbalnym przekazywaniu komunikatów, z czego niestety nie mamy żadnej historii, a tym samym informacje są mocno ulotne, bo szwankuje nasza pamięć. To właśnie tego chcemy uniknąć, a tutaj pomocą jest IC Project. Organizacja pracy, środowisko zespołu, lepsza komunikacja, dostęp do danych – to bardzo ważne aspekty w funkcjonowaniu każdej firmy. Kluczowe jednak w naszym narzędziu jest oczywiście zarządzanie projektami, które z wykorzystaniem IC Project wejdzie w Twojej firmie na kompletnie inny poziom. Przede wszystkim uzyskasz dostęp do wszystkich projektów, rozpisanych zadań, oddelegowanych zespołów do poszczególnych tematów - to bardzo ważne, co w firmach bez dedykowanego narzędzia mocno się rozjeżdża. Z drugiej jednak strony na projektach w Twojej firmie otrzymasz pełne możliwości do określania prawdziwej czasochłonności i finansów projektowych.

Zmierzony czas pracy przeliczy się na koszty projektowe, a to wszystko skonfrontujesz ze specjalną prognozą finansową. Krótko mówiąc, zobaczysz zawsze na projekcie realną czasochłonność obowiązków, a do tego każde rodzaje kosztowe wraz z wyliczeniem rentowności. To wszystko będzie tworzone w sposób automatyczny za pomocą autorskich mechanizmów, które zaimplementowaliśmy i zazębiliśmy w IC Project. Czy to właśnie nie tego potrzebuje firma pracująca projektowo? Do takich informacji dąży każda osoba zarządzająca w firmie, tym bardziej project manager.

KR: Wasza firma w całości opiera się na polskim kapitale i świadczy usługi głównie polskim klientom. W jaki sposób polski rynek różni się od zagranicznego i w jaki sposób rodzime oprogramowanie ma u nas przewagę?

NS: Owszem, IC Project to w 100% polski produkt do zarządzania projektami. Obecnie bardzo mocno skupiamy się na rynku polskim, natomiast jesteśmy również w etapie ekspansji zagranicznej. Plany rozwojowe dla IC Project wykraczają zdecydowanie poza granice naszego kraju, natomiast na wszystko potrzeby jest czas. W tym momencie zdecydowanie chcemy ustabilizować rolę lidera rynkowego dla narzędzia do zarządzania projektami w Polsce, ponieważ widzimy w naszym kraju cały czas nowe możliwości do rozwoju i pozyskiwania kolejnych klientów. W Polsce cały czas wzrasta świadomość zarządzania projektami i organizacji pracy firmy za pomocą nowej technologii, czym jest IC Project. Firmy niestety w dużym stopniu dalej funkcjonują na tradycyjnych metodach zarządzania, co prędzej czy później wyjdzie z obiegu – wtedy chcemy, aby przejście nastąpiło właśnie na nasze rozwiązanie IC Project. W dużym stopniu dbamy również o edukację polskiego biznesu w zakresie technologii. Jeśli tylko mamy okazję rozmowy z firmą wstępnie zainteresowaną i pokazujemy możliwości IC Project, zamykamy sprzedażowo blisko 80% firm w zależności od procesów i potrzeb bieżących. Kluczowe więc dotrzeć do firmy i pokazać, jak tego typu rozwiązanie potrafi wpłynąć na codzienną pracę, a także jakie korzyści biznes może z tego wyciągnąć. Jak to się uda, wtedy działamy.

Myślę, że w Polsce nie mamy się czego wstydzić, jeśli chodzi o świadomość nowych technologii i zarządzania projektami w porównaniu do rynków zagranicznych, aczkolwiek to dalej nie jest ten poziom z którego moglibyśmy być dumni. Jesteśmy w takim miejscu wypośrodkowanym z ogromnym potencjałem na więcej. Różnic między rynkami nie ma zbyt znaczących. Oczywiście kluczowa w tym przypadku będzie konkurencja, która na każdym rynku jest nieco inna. Bazując na naszym przykładzie, w każdym innym kraju może funkcjonować rodzimy IC Project, który przejmuje dużą część miejscowego rynku – pytanie, czy to odpowiedź na potrzeby tamtejszych firm. Wydaje mi się, że w Polsce IC Project to zdecydowanie rozwiązanie, które znakomicie sprawdza się w polskich firmach, więc polski rynek jest również dość mocny nasycony dużą ilością rozmaitych rozwiązań. My bardzo sobie cenimy polskie firmy, ponieważ w żadnym przypadku nie ukrywam, że fakt polskości naszego produktu jest dużą przewagą na rodzimym rynku. Polskie firmy wolą pracować w polskich produktach – w końcu dlaczego mielibyśmy wybierać zagraniczne rozwiązanie, jeśli mamy w 100% kieleckie rozwiązanie, które oferuje to samo lub dużo więcej w intuicyjnej formie? To podejście, które zdecydowanie jest obecne w Polsce, a my jesteśmy z tego bardzo dumni.

KR: Za waszym rozwiązaniem stoi zespół ludzi. Ile osób pracuje obecnie w IC Project i czym się zajmują?

NS: Oczywiście, że tak. Zbudowanie od podstaw tego typu rozwiązania, jak IC Project bez niezwykle zaangażowanego i kompetentnego zespołu nie byłoby w żadnym stopniu możliwe. Za plecami IC Project stoi kilkadziesiąt osób, które łączą się w wielu działach. Bardzo często otrzymuję wiele zapytań, jak udało Wam się stworzyć tak kompleksowe, a przy tym intuicyjne narzędzie? To wymagało bardzo dużo pracy, ponieważ nie znaleźliśmy się na rynku przypadkowo. Stworzenie IC Project poprzedziło wnikliwe badanie rynku, a tym samym wyszukiwanie niszy rynkowej w sferze technologicznej. Jestem przekonany, że w tym aspekcie wykonaliśmy razem z zespołem mnóstwo skutecznej pracy, która w tym momencie zbiera efekty.

Doskonale jednak zdajemy sobie sprawę, że pomysł to mała część całości, bo potem przychodzi proces realizacji całego narzędzia. W tym przypadku również postawiliśmy na wiedzę najlepszych specjalistów - udało nam się zaprojektować cały system, zbudować jego schematy i połączenia funkcjonalności. Jak wspominałem, IC Project to narzędzie zbudowane modułowo, więc jest również aspekt, który bardzo mocno sprzyja elastycznemu podejściu dla każdej firmy. My nie zamykamy się na daną branżę lub konkretną firmą - mamy system, który każda firma dostosuje dokładnie tak, jak będzie tego potrzebować. To nie jest laurka, a feedback wyciągany od naszych klientów - systemów idealnych nie ma, ale my staramy się dojść bardzo blisko tego stwierdzenia, często się to udaje. Zabawne i luźne podejście, znakomita atmosfera – to pokazuje poniższe zdjęcie. Śmiejemy się, że właśnie w ten sposób zawsze stoimy na straży bezpieczeństwa danych w IC Project. :)

KR: W związku z sukcesami planujecie powiększyć swój zespół?

NS: Liczba osób w IC Project bardzo szybko się zwiększa, natomiast bazujemy na produkcie ustabilizowanym. Staramy się zatrudniać osoby na stałe, aby one po wejściu w naszą technologię i model pracy były częścią całości. Na dowód moich słów niech wpłynie fakt, że 80% zespołu, który tworzył IC Project kilka lat temu dalej w nim funkcjonuje. Nie ma sztywnej hierarchii - każdy może się wypowiedzieć i mieć wpływ na to, w którą stronę rozwijać będzie się IC Project. To ogromna wartość, ponieważ każdy z pracowników może swoim zdaniem lub pomysłem wprowadzić coś, co będzie przełomowe. Jest to przykład turkusowej organizacji, która w dużym stopniu obecna jest w IC Project. Cały czas staramy się wyróżniać również na rynku – to robimy oczywiście za pomocą całego naszego produktu, natomiast mamy także wartości i zasady, które są totalnie inne niż wyznają nasi zagraniczni konkurenci. Jako polski produkt oferujemy mocno bezpośrednie podejście do klienta - coś, co na rynku systemów subskrypcyjnych absolutnie nie jest spotykane. Założenie narzędzia z modelu Software as a Service to automatyczna obsługa - my jednak chcemy, aby to funkcjonowało trochę inaczej.

Już na samym początku całej ścieżki zetknięcia się z naszym produktem gwarantujemy pełne wsparcie podczas poznawania możliwości IC Project – jest to bieżąca rozmowa lub prezentacja zastosowania IC Project dostosowana do procesów konkretnej firmy. Jeśli decyzja o współpracy jest pozytywna, wtedy przechodzimy do procesu wdrożeniowego, który zapewniamy jako deweloper całego systemu. Mamy specjalny zespół wdrożeniowy, który z wykorzystaniem swojej wiedzy i doświadczenia przekazuje wiedzę w formie warsztatów praktycznych i implementacji wszelkich procesów. Jeśli firma już zacznie pracować w IC Project to absolutnie nie jest koniec naszego wsparcia. Wtedy zapewniamy dedykowane podejście z wykorzystaniem oddelegowanego konsultanta do danej firmy. W tym przypadku każdy może zadzwonić, napisać, a nawet umówić się na konsultację, aby otrzymać odpowiedzi na wszystkie zagwozdki. Zależy nam bardzo mocno, aby to nie było narzędzie sprzedane, a wykorzystywane pełnią możliwości w każdej firmie, która postawiła na IC Project. Zdajemy sobie sprawę, że tego typu podejście wymaga dużo dodatkowych nakładów finansowych na dział Customer Service – nie ma innego wyjścia.

To zasady, które wyznajemy i nie zamierzamy tego zmieniać. Chcemy dbać o naszych klientów od pierwszego kontaktu, aż po ostatnią naszą korespondencję.

-

Materiał powstał we współpracy z IC Project