35

Jesteś roztrzepany? Nie możesz się skupić? 3 rady ode mnie

Kto by pomyślał, że kiedyś napiszę tekst o tym, jak w prosty sposób zorganizować sobie pracę. Nigdy nie byłem doskonale zorganizowany i w dalszym ciągu taki jestem. Gdy widzę Trello lub Asanę, dostaję wysypki. Nie robię list zakupów do sklepów i tym samym, potrafię przynieść do domu wszystko, tylko nie to, co trzeba. Ale, trzeba się ogarnąć. Jak zatem?

Być może podobnie jak Ty, jestem mocno roztrzepanym człowiekiem. Potrafię się rozproszyć dosłownie wszystkim – powiadomienie w mediach społecznościowych, hałas, szmer… wszystko to powoduje, że myślami wędruję tam, gdzie nie istnieje dla mnie aktualnie wykonywane zadanie. Zaczęło mnie to szczerze irytować. Brak organizacji pracy powodował często, że musiałem ostro nadrabiać jakieś zaległości, albo zarywać noce. Biorąc pod uwagę to, że już raz mi życie pokazało, że NIE JESTEM nieśmiertelny, fajnie by było sobie to poukładać, prawda? A pracować trzeba.

Jesteś ciekawy, w jaki sposób życie mi pokazało, że nie jestem nieśmiertelny? To patrz, jak mnie o mało z planszy nie zmiotło.

Podramatyzowaliśmy trochę, wystarczy. Co z tą organizacją pracy? Wdrożyłem to u siebie i działa doskonale – robię ze dwa, trzy razy więcej tyle, co zwykle. Wiem, kiedy jest czas na pracę, a kiedy na przerwę. Skoro sam nie jestem w stanie się trzymać na wodzy i „nie czuję” czasu na tyle, aby móc sobie go adresować z podziałem na konkretne czynności i moja uwaga może rozproszyć się od „byle czego”… zrobiłem te trzy rzeczy na początek.

Czas na pracę, czas na przerwę. Pomodoro

O co chodzi z tym całym pomodoro? Otóż, w latach 80. ubiegłego wieku, Włocha – Francesco Cirillo zaciekawił czasomierz przypominający właśnie pomidora (co nie jest dziwne u Włochów…). Uznał, że za jego pomocą można sobie ciekawie zorganizować pracę. Uwaga: częścią planu jest odpoczynek. Jak to działa?

  • Przez 25 minut skupiasz się na zadaniu – uczysz się? A może pracujesz nad konkretnym zadaniem? Robisz TYLKO to. I nic innego.
  • Po 25 minutach czas na odpoczynek. Tradycyjnie jest na to 5 minut. To fajny czas na swego rodzaju „cooldown” – ja wstaję od biurka i po prostu chodzę, macham rękami, rozciągam się. Jeżeli potrzebuję, to zapalę (nie bijcie mnie, wiem, że to głupi nałóg)
  • Pomodoro może działać w cyklach (na przykład po 4 cyklach pracy i odpoczynku masz dłuższą przerwę np. na czytanie książki) – tutaj już od woli samego użytkownika tej metody

Ten tekst również piszę w trakcie takich właśnie cyklów. Jedyne, co mi nie odpowiada w tej metodzie to fakt, że muszę czasami przeczytać cały napisany tekst, by móc kontynuować (by całość miała sens). Tym samym „marnuję” kilka minut. Niemniej, mogę powiedzieć tylko tyle: robię więcej, lepiej, nawet szybciej. Wiem, że w trakcie cyklu pomodoro nie mogę sięgnąć po telefon, przełączyć karty lub odwrócić głowy od monitora i przerwać pracę. Nie czekam na przerwę – ścigam się nierzadko sam ze sobą. Czy zrobię jeszcze więcej? Element autorywalizacji u mnie działa idealnie. Chcę udowodnić sobie, że potrafię.

A w jaki sposób odmierzać sobie czas? Spróbuj te aplikacje na Windows, macOS, Android i iOS – zrobią to za Ciebie:

Clockwork Tomato – Android
PowerPom – Windows
Be Focused – Focus Timer – macOS
Focus To-Do – iOS

Zdecydowanie polecam Ci taką metodę działania – szczególnie, jeżeli masz problemy ze skupieniem uwagi na jednej rzeczy.

Co masz zrobić dziś?

Nigdy nie lubiłem robić sobie listy zadań, ale oliwek też kiedyś nie lubiłem, a teraz jem ze smakiem. Musiałem się przekonać, bo po prostu czułem, że momentami nie wyrabiam. Moja głowa nie ma nieograniczonej pojemności i w natłoku danych po prostu pewne zadania się gubią. Łapałem się na tym, że zapominałem o pewnych rzeczach. Wstajesz z łóżka i co robisz? Toaleta, śniadanie i tak dalej. Ale co jeszcze?

Właśnie, lista zadań. Zanim zacznę dzień pracy, zastanawiam się nad tym, co muszę zrobić. Możesz ją robić wszędzie – w notatniku w telefonie, na papierze, w Trello, gdzie Ci wygodnie. Ja mam swoją listę w Trello – zrobiłem sobie listy oznaczające miesiące, natomiast karty odnoszą się do dni i robię w nich listę zadań. Czasami nawet z wyprzedzeniem, jeżeli wiem, że pewne rzeczy są „na sztywno” umiejscowione w konkretnych dniach. Co tym samym uzyskuję? Znowu ścigam się sam ze sobą na robienie zadań (jest też czas na ich ewaluację, czyli sprawdzenie, czy wszystko jest OK). Nierzadko dzieje się tak, że robię zadania nawet na inne dni – po to, by mieć mniej pracy potem (albo znowu zrobić jeszcze więcej – jak kto woli). W połączeniu z pomodoro staję się zwyczajnie maszyną do „ogarniania”. Tego wcześniej nie było.

Slow down, slow down

Zwolnij, musisz przecież kiedyś odpoczywać. Tyle, że odpoczywać też trzeba mądrze. Wiem, że najbardziej kuszące jest po prostu nic nierobienie, leżenie z telefonem w łóżku i przeglądanie mediów społecznościowych. Ja na przykład brałem auto i bezmyślnie jeździłem sobie po mieście, stawałem czasami po to, by sprawdzić media społecznościowe. Albo w ogóle, siedziałem w aucie i nic nie robiłem. Lubię tam przesiadywać, ale umówmy się – tracę na to sporo czasu.

Uznałem więc, że warto sobie z czasu wolnego (gdy nie mam nic do zrobienia) wydzielić sobie czas na aktywne jego spędzanie. To może być spacer (robisz coś dla siebie, ruszasz się), czytanie książki, nauka nowego języka – cokolwiek, co nie oznacza dzikiej prokrastynacji. Ja aktualnie piszę powieść i mam nadzieję, że uda mi się ją w takim systemie szybko skończyć. Ty możesz robić coś jeszcze innego.

Co to wszystko może Ci dać?

Wykonując pilnie swoje zadania mniej się martwię o to, że coś jest nie zrobione. Od rana wiem, co jest do zrobienia i zdarza się, że włącza mi się tryb „autorywalizacji” – to pozwala mi robić więcej i więcej. Dodatkowo, odpoczywam, również mądrze. Mam czas na więcej rzeczy i rzadko zdarza się, że muszę na szybko coś nadrabiać. Lepiej skupiając się na pracy, wykonuję ją nie tylko szybciej, ale po prostu lepiej. Chyba o to w tym wszystkim chodzi, prawda?

I uwaga – czuję się mniej przepracowany i jestem bardziej zadowolony ze swojej pracy. Ty również możesz tak robić. Spróbuj na jeden dzień, dwa. Jeżeli Ci się spodoba – będzie to świetny krok ku temu, by jeszcze lepiej organizować swoje zadania.