Jakiś czas temu dzieliłem się z Wami narzędziem Meeting Scheduler for Gmail, które pozwalało na wysłanie znajomym czy kontrahentom linka z z terminarzem i dostępnością w wybranych dniach czy godzinach. Narzędzie to ma jednak jedną zasadniczą wadę, wymusza generowanie linków unikalnych dla odbiorcy. Czyli dla każdego trzeba generować osobny. Trafiłem jednak na o wiele wygodniejsze rozwiązania, dzięki którym stworzycie unikalny adres dla siebie, a odbiorcy szybko i wygodnie wybiorą dogodny dla siebie czas i godzinę spotkania.
Narzędzie do umawiania spotkań online - Vyte
Pierwszym z nich jest Vyte. Dzięki tej aplikacji webowej, stworzycie swoją stronę do umawiania spotkań, której adres możecie wysłać swoim znajomym czy współpracownikom emailem, albo nawet na stałe dokleić do stopki z podpisem. Jest też opcja embedowania jej na stronie www, na przykład w zakładce do kontaktu.
Wszystko, co trzeba zrobić to połączyć narzędzie z naszym kalendarzem w Google, by aplikacja zaciągnęła terminy, w których już jesteśmy zajęci. Możemy wybrać dowolny dostępny kalendarz lub stworzyć nowy specjalnie na potrzeby jakiegoś projektu.
W rezultacie po otworzeniu strony, odbiorcy zobaczą spersonalizowaną stronę z formularzem do umówienia się na spotkanie. Można wpisać temat spotkania oraz wybrać datę.
Również możliwe jest dodanie proponowanego miejsca spotkania, korzystając z mapy i wygodnej wyszukiwarki miejsc w danym mieście.
Co najważniejsze, jest też opcja zaproponowania kilku terminów do wyboru, coby maksymalnie skrócić proces umawiania.
Po wysłaniu propozycji, tworzy się strona spotkania, gdzie można zaakceptować bądź zaproponować inny termin lub miejsce spotkania. Jest też opcja głosowania, przydatne, gdy umawia się kilka osób. W tym samym miejscu możemy dodać kolejne osoby i wysłać im zaproszenie.
Po zaakceptowaniu spotkanie zapisuje się oczywiście w kalendarzu Google, jak i na naszym koncie w Vyte.
Narzędzie do umawiania spotkań online - Calendly
Drugim narzędziem do umawiania spotkań, które chciałem Wam opisać jest Calendly. Oferuje on więcej opcji, jeśli chodzi o kalendarze. Oprócz Kalendarza Google, mamy do wyboru integrację z iCloud, Office 365 oraz kalendarzem Outlook.
Reklama
Różni się tym od Vyte, że sami musimy zdefiniować najpierw typy spotkania, na przykład według czasu ich trwania lub czy są to spotkania, jeden na jeden czy grupowe, na przykład jakieś wydarzenie, na które umawia się większa liczba osób.
Odbiorca takiej podstrony będzie mógł wybrać spośród gotowych typów spotkania i zaznaczyć dzień i godzinę. Tutaj rozwiązano to podobnie jak w przypadku opisywanego przeze mnie wcześniej Meeting Scheduler for Gmail.
Reklama
Czyli najpierw wybieramy dzień, a następnie wolne godziny w danym dniu.
W przypadku Calendly umówione spotkanie jest z automatu akceptowane, nie ma możliwości zmiany czasu. Możemy je jedynie anulować. Jedynie odbiorca z poziomu emaila może zmienić termin.
Komu, na co to potrzebne?
Jak widzicie to dwa różne narzędzia, albo inaczej - dwa narzędzia do umawiania odmiennych typów spotkań. Vyte jest bardziej wszechstronne, nie ma praktycznie żadnych ograniczeń, co do umawianych spotkań. Za jego pomocą można się umawiać na różnego rodzaju spotkania czy wydarzenia, które później można edytować, zmieniać godzinę, miejsce czy nawet głosować na wybrane opcje.
Calendly z kolei może posłużyć do umawiania się na jakieś specjalne sesje czy szkolenia online. Pierwszy raz zapoznałem się z nim po tym, jak dostałem emaila od twórców jednej z aplikacji, którą testowałem, a w którym podesłał mi link właśnie do swojego kalendarza w Calendly z prośbą o wybór dogodnego dla mnie terminu na taką piętnastominutowa sesję online, w której chciał mi wyjaśnić jej działanie.
Pierwsze więc ukierunkowane jest bardziej na potrzeby innych osób, które chcą się z nami spotkać, drugie zaś, kiedy to my chcemy się z kimś umówić na spotkanie, rozmowę na telefon czy inną formę kontaktu. Tutaj wskazane więc byłoby stworzyć specjalny kalendarz, na przykład Szkolenia, i tylko jego zintegrować z Calendly. Oczywiście w ustawieniach Calendly definiujemy wtedy swoją dostępność w konkretne dni oraz godziny (nie ma opcji zmiany terminu, po wyborze odbiorcy) i wysyłamy link już z gotowym typem spotkania do swoich odbiorców.
