Inbox Zero to już wręcz mityczne dążenie do uporządkowania skrzynki odbiorczej, wielu użytkowników poczty e-mail. Osobiście próbowałem to osiągnąć już kilka razy - z miernym skutkiem. Jednak ostatnio trafiłem na stronach Product Hunt na rozwiązanie, które znacząco to powinno uprościć.
Google na swoim Gmailu tylko pozornie próbuje w tym pomóc, choćby przez predefiniowane zakładki poziome czy etykiety, które sami możemy sobie stworzyć w lewym panelu bocznym.
Mają jednak one istotną wadę, zapisują się tam wszystkie wiadomości i będą tam „siedzieć” dopóki ich nie usuniemy do kosza. A przecież nie wszystkie chcemy usuwać, do niektórych będziemy potrzebowali wrócić w przyszłości. W takich przypadkach, by nie zalegały na widoku, archiwizujemy je. Niestety, zarchiwizowanie usuwa wiadomość tylko ze skrzynki odbiorczej, a pozostawia je zarówno w tych predefiniowanych zakładkach poziomych, jak i naszych etykietach.
Rzecz jasna te predefiniowane zakładki możemy w ogóle tu pominąć, bo są niekonfigurowalne w żaden sposób, do tego lądują tam losowo różne wiadomości - możemy je spokojnie usunąć. Zobaczmy etykiety, które sami możemy sobie utworzyć.
Pokażę to na przykładzie wiadomości, które są główną przyczyną problemów z osiągnięciem stanu Inbox Zero. Myślę, że wiele osób też tak robi - osobiście wiadomości, do których chcę wrócić za jakiś czas pozostawiam jako nieodczytane. Siłą rzeczy z czasem odkłada się ich tyle, że nawet jak już je „obrobię” i tak zostają w skrzynce odbiorczej.
Wbudowane w Gmaila rozwiązanie w postaci etykiet, można tu wykorzystać tworząc dedykowaną takim wiadomościom etykietę, dla przykładu „todo”. Wówczas oznaczamy taką wiadomość tą etykietą, archiwizujemy i ląduje w bocznym panelu po lewej - niestety na zawsze, póki jej permanentnie nie usuniemy ze skrzynki. Można to jednak zrobić inaczej.
Wspomniane na początku rozwiązanie, to rozszerzenie do Gmaila - Inbox Zero Tabs for Gmail. W jego ustawieniach znajdziemy również predefiniowane reguły, ale możemy je wyłączyć i stworzyć nowe.
Ważne, aby przed każdą regułą wstawić znacznik in:inbox, dla przykładu nasza etykieta todo musi wyglądać tak: in:inbox label:todo. Może to też być konkretny adres, z którego przychodzi korespondencja, na przykład dla zakładki GitHub jest to: in:inbox from:notifications@github.com.
Taka konstrukcja reguły dla zakładek w tym rozszerzeniu, pozwala w pełni wykorzystać ich przeznaczenie. W przypadku naszej etykiety todo, działamy tak samo, a więc przychodzącą wiadomość, którą chcemy odłożyć na później oznaczamy w menu tą etykietą todo. Ląduje ona teraz też w poziomej zakładce ToDo.
Różnica jest taka, że jak już ją „obrobimy” i zarchiwizujemy, znika z zakładki poziomej, a jak widać - w tych wbudowanych etykietach pozostaje niewzruszona.
Niemniej te boczne etykiety zawsze możemy ukryć, a korzystać na co dzień z tych poziomych z rozszerzenia Inbox Zero Tabs for Gmail. Dzięki czemu całą ważną korespondencję, którą już załatwiliśmy zawsze będziemy mogli spokojnie archiwizować, niepotrzebną usuwać i w ten sposób skrzynka odbiorcza i te poziome zakładki będą zawsze puste.
Inbox Zero jak się patrzy. Oczywiście wszystko to nadal wymaga systematyczności i konsekwencji, ale wydaje się prostsze z tym rozszerzeniem, niż z wbudowanymi w Gmaila rozwiązaniami.
Źródło: Product Hunt.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
