Biznes

Dobra NDA, czyli jaka?

Grzegorz Marczak
2

NDA, czyli non-disclosure agreement, czyli po prostu umowa o zachowaniu poufności. Kto kiedykolwiek próbował współpracować z „dużymi” ten wie, że bez podpisanej umowy o zachowaniu poufności ani rusz. Ponieważ jednak lepiej zapobiegać niż leczyć, to niezależnie od wielkości biznesu (a nawet jeśli biznesu jeszcze nie masz, ale masz już pomysł) warto zapobiegać „wyciekom” Twojego know-how, pomysłów i tajemnic lub danych klientów. Dziś wskażę Ci kilka kluczowych elementów dobrej NDA.

Autorem tekstu jest Arkadiusz Szczudło, adwokat, wspólnik w kancelarii Creativa Legal.

Zakres informacji poufnych i konteksty

Opis przedmiotu każdej umowy może uczynić ją albo świetnym narzędziem współpracy, albo – gdy jest nieprecyzyjny, zbyt ogólny, niejednoznaczny - kompletną porażką.

Zawierając umowę o zachowaniu poufności należy zawsze precyzyjnie określić, jakiego rodzaju informacje będą traktowane jako poufne. Najczęściej spotykane to:

  • nieujawniane publicznie informacje dotyczących Twojej firmy/działalności i Twoich klientów,
  • informacje dotyczące warunków prowadzenia przez Ciebie działalności, zawieranych umów,
  • Twoich planów biznesowych,
  • Informacje dotyczące prawnych, organizacyjnych czy podatkowych aspektów Twojej działalności.

W umowie o zachowaniu poufności, jak w życiu, ważne są także konteksty. Dlatego choć wzory umów są świetnym rozwiązaniem ułatwiającym standardowe działania, to przy ważniejszych dla Ciebie projektach zastanów się, czy nie warto uzupełnić umowy o specyficzne dla danej relacji kwestie (np. informacje dotyczące stosowanego oprogramowania, zasad dostępu do niego, sposobu uzyskiwania dostępu do informacji poufnych).

Obowiązki w odniesieniu do informacji poufnych

Umowa o zachowaniu poufności powinna jasno określać, w jaki sposób należy się z tymi informacjami obchodzić oraz w jakich okolicznościach i celach kontrahent może je wykorzystywać. Co istotne: cele te powinny ograniczać się do przedmiotu Waszej współpracy (w przeciwnym razie kontrahent może za chwilę okazać się Twoim konkurentem).

W tym kontekście warto poświęcić kilka zdań na opisanie:

  • sposobu zabezpieczania informacji oraz uzyskiwania dostępu do nich (np. tylko poprzez dostęp do dedykowanego serwera, programu),
  • procedury zwrotu lub usunięcia informacji poufnych na Twoje polecenie lub w razie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy (współpracy).

Wyjątki od reguły

W prawie jak w życiu – rzadko coś jest czarne albo białe. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których Twój kontrahent będzie mógł lub musiał ujawnić informacje poufne.

O jakich przypadkach najczęściej mowa:

  • ujawnieniu informacji poufnych współpracującym z kontrahentem prawnikom, doradcom, audytorom, podmiotom powiązanym (np. w ramach grupy kapitałowej),
  • ujawnieniu informacji poufnych uprawnionym organom ścigania, organom administracji czy sądom.

We wszystkich innych przypadkach warto w umowie zastrzec, że informacje będą mogły zostać ujawnione osobom trzecim tylko za Twoją wcześniejszą zgodą.

Warto przy tym wiedzieć, że zobowiązanie do zachowania poufności nie jest stosowane np. w przypadku, gdy:

  • informację przekazywano do publicznego odbioru,
  • otrzymane informacje były uprzednio znane kontrahentowi.

Kary umowne

Kary umowne stanowią dobre i popularne zabezpieczenie (czy też nieco brutalną zachętę do przestrzegania umów) przed negatywnymi skutkami ewentualnego wycieku poufnych informacji. Kary umowne powinny zostać ściśle powiązane z obowiązkami dotyczącymi zachowania poufności. Można je stosować zarówno w przypadku naruszenia umowy (lub któregokolwiek z jej postanowień), jak i jej nienależytego wykonania.

O czym jednak warto pamiętać? Jak to zwykle bywa – nie warto przesadzać. Zastrzeżenie nieproporcjonalnie wysokiej („rażąco niewspółmiernej”) do ryzyka, które wiąże się dla Ciebie z nieprzestrzeganiem umowy przez Twojego kontrahenta może skończyć się unieważnieniem takiego postanowienia przez sąd.

Twoje dotychczasowe NDA nie miały kar umownych? To nie koniec świata – o ile umowa nie zawierała dodatkowych ograniczeń, Twój kontrahent nadal ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe na skutek naruszenia przez niego obowiązków zachowania poufności na zasadach ogólnych (czyli możesz go pozwać o zapłatę odszkodowania). Niekiedy ujawnienie Twoich informacji poufnych może stanowić także naruszenie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które również może stać się podstawą roszczeń odszkodowawczych z Twojej strony.

Okres obowiązywania umowy

NDA może zostać zawarta zarówno na czas określony (prawo nie zawiera w tym zakresie żadnych dodatkowych regulacji), jak i nieokreślony. Choć wizja obowiązku utrzymania przez Twojego kontrahenta tajemnicy na zawsze jest kusząca, to nie zawsze jest to rozwiązanie opłacalne. Dlaczego? Ponieważ zgodnie z polskim prawem każdą umowę zawartą na czas nieoznaczony można wypowiedzieć, w tym także umowę o zachowaniu poufności. A wtedy nici z wiecznej tajemnicy.

Na zakończenie

Choć przepisy polskiego prawa zapewniają pewien „pakiet minimum” ochrony tajemnic handlowych, to umowa o zachowaniu poufności to standard w „poważnym biznesie”. Bez wątpienia warto ją stosować, nawet jeśli rozmowy z potencjalnym inwestorem, pracownikiem, partnerem czy kontrahentem idą świetnie. Taką umowę możesz zawrzeć w każdej formie (pisemnej, elektronicznej lub tzw. dokumentowej) i nie wymaga ona podejmowania żadnych skomplikowanych działań.

Informacja jest jednym z podstawowych aktywów w biznesie (zwłaszcza tym online). Know-how, strategia i baza klientów mogą być kluczowym elementem Twojej pozycji na rynku – dlatego nie warto odbierać sobie szansy na ich zabezpieczenie, a w razie naruszenia, na konkretną, z góry określoną rekompensatę poniesionych strat.

Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu