9 wydatków, które działając w branży IT można wrzucić w koszty

Jednym z ważnych aspektów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej jest opcja wrzucania wydatków z nią związanych do kosztów firmy. Dzięki temu przedsiębiorca obniża podatek dochodowy do zapłaty. Obowiązujące regulacje dają sporo możliwości takiego postępowania. A jak to wygląda w przypadku grafika, programisty, project managera, czy ogólnie branży IT?

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

Według przepisów kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (zabezpieczenia) ich źródła. Ten trochę enigmatyczny zapis oznacza, że przedsiębiorca może zapisać zakupy w kosztach jeśli mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jakie konkretnie wydatki (i na jakich zasadach) ma szansę wrzucić w koszty osoba działająca w branży IT? Podajemy 9 przykładów, które z pewnością warto przeanalizować.

Czytaj dalej poniżej

Połączenie wakacyjnego wyjazdu z delegacją – jak rozliczyć koszty? Grzegorz Marczak

Działalność freelancera – własna firma czy umowa o dzieło? Grzegorz Marczak

1. Wydatki na samochód

Posiadanie samochodu osobowego to dla sporej liczby przedsiębiorców właściwie konieczność. Na szczęście udowodnienie przed urzędnikami zasadności zapisania w kosztach wydatków z nim związanych nie stanowi praktycznie żadnego problemu. Takie możliwości daje już przykładowo dojazd do klienta w celu omówienia szczegółów projektowanego logo, czy wprowadzenia poprawek do stworzonego kodu. Mogą to być też codzienne dojazdy np. do biura (także coworkingowego).

Sposób rozliczania auta zależy od tego czy przedsiębiorca wprowadzi go do majątku firmy, czy zdecyduje się wykorzystać w niej samochód prywatny. Oczywiście wydatki, które dotyczą auta da się rozliczać w obu przypadkach. Tyle że w przypadku samochodu firmowego można to robić w całość, zaś w przypadku prywatnego tylko do limitu określonego kilometrówką. Istotne informacje w tym temacie można znaleźć tutaj.

2. Wynajęcie biura

Żadne przepisy nie regulują tego w jakim miejscu przedsiębiorca musi prowadzić działalność. Nic więc nie stoi przeszkodzie, by odpowiedni lokal wynająć. Takie rozwiązanie może być o tyle korzystne, że sporo wydatków z nim związanych można wpisać w koszty. Dotyczy to choćby czynszu, opłat za media, telefonu i Internetu. Ale to nie wszystko. Jako koszty można również rozliczyć wydatki na środki czystości: detergenty, mydło, czy ręczniki.

Podobne zasady stosowane są w sytuacji, gdy korzysta się z usług biura coworkingowego. A jak wygląda rozliczanie kosztów w przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu? Wszelkie aspekty z tym związane przybliży to wideo:

3. Wyposażenie biura

Poza samym wynajęciem konkretnego lokalu istnieje również opcja, by wrzucić w koszty zakupione do niego wyposażenie. Jakie dokładnie? Otóż taka sposobność istnieje w odniesieniu do mebli, komputera, drukarki, a nawet czajnika czy zestawu sztućców.

Do kosztów zalicza się również pewne elementy wystroju pomieszczenia jak np. dywany i zasłony. Trzeba jednak uważać, by nie przesadzić z ich wystawnością, bo w takim przypadku mogą zostać zakwalifikowane jako koszty reprezentacji, a takich w firmie nie da się rozliczyć.

4. Czasopisma i książki specjalistyczne

Jeśli tylko przedsiębiorca zdecyduje się kupować książki oraz czasopisma dotyczące prowadzonej przez siebie działalności to nie ma problemów, by zakwalifikować wydatki z nimi związane do kosztów. Co do takich pozycji jak „Zarządzanie projektami. Subiektywne spojrzenie programisty”, „Piękny kod. Tajemnice mistrzów programowania”, „Agile. Programowanie zwinne: zasady, wzorce i praktyki zwinnego wytwarzania oprogramowania w C#” urzędnicy nie powinni mieć żadnych obiekcji. W przeciwieństwie do „Dzieci z Bullerbyn” czy „Jak dbać o swojego kota?”.

5. Zakup oprogramowania

Osoba, która zdecyduje się na zakup oprogramowania do firmy np. programu do obróbki grafiki formalnie rzecz biorąc płaci za licencję, która pozwala na wykorzystanie oprogramowania na określonych warunkach. I właśnie koszty licencji może rozliczyć w firmie. Zalicza się do tego także pewne usługi dodatkowe, m.in.:

• właściwą konfigurację,
• przeniesienie danych,
• przygotowanie odpowiedniej dokumentacji (np. instrukcji obsługi),
• konsultacje mające miejsce jeszcze przed uruchomieniem oprogramowania,
• instalację oprogramowania,
• inne koszty związane z zakupem, dostarczeniem i uruchomieniem oprogramowania.

Zaliczenie do kosztów wydatków na programy mające zastosowanie ogólne, takie jak pakiet biurowy, nie stanowi problemów. W przypadku narzędzi specjalistycznych należy pamiętać, że muszą się wiązać z prowadzoną działalnością. Co za tym idzie program graficzny może być kosztem dla grafika, ale już nie dla programisty (chyba że zajmuje się też grafiką w ramach prowadzonej działalności).

6. Sprzęt elektroniczny

Komputer czy laptop to typowe koszty w przypadku dużej liczby działalności gospodarczych. Do kosztów można zaliczyć również inny sprzęt elektroniczny, np. smartfon, tablet. Ich wrzucenie w koszty nie powinno być trudne szczególnie dla osób działających w branży IT.

Rozliczenie w firmie zakupu telewizora i radia może być jednak problematyczne. Z pewnością pojawi się konieczność udowodnienia przed urzędnikami, że są przedsiębiorcy potrzebne w działalności.

7. Usługi online

Z usług online z roku na rok korzysta coraz większa liczba przedsiębiorców. GitHub, Adobe Creative Cloud, Basecamp, Google Apps, Dropbox – opłaty za korzystanie z nich da się rozliczyć w firmowych kosztach. Nie przeszkadza temu fakt, że to usługi oferowane przez zagranicznych producentów.

Warunek jest jeden – trzeba udowodnić, że są potrzebne do prowadzenia firmy. Ich zakup w celach prywatnych, a następnie zapisanie tego w kosztach jest niemożliwe.

8. Szkolenia i kursy

Wszelkiego rodzaju wydatki na edukację to niejednokrotnie temat skomplikowany. Dlaczego tak się dzieje? Otóż urzędnikom zdarza się kwestionować wydatki związane z doszkalaniem czy podnoszeniem kwalifikacji jako możliwe do zaliczenia w kosztach. Uznają oni bowiem często, że mają one charakter osobisty. Co oznacza, że nie mogą być kosztami.

Nie znaczy to wcale, że ich rozliczenie w firmie jest w żadnej mierze nieosiągalne. Trzeba jednak mieć na uwadze, aby koszt był ściśle powiązany z działalnością prowadzoną w danym momencie. Jest tak w przypadku grafika realizującego projekt dla francuskiego biura nieruchomości w związku z czym niezbędny jest mu kurs tego właśnie języka.

Gorzej jeśli edukacja jest niejako „na przyszłość”. Jeśli więc grafik dopiero planuje nawiązanie podobnej współpracy to kursu języka francuskiego nie będzie mógł zaliczyć w koszty. Zostanie bowiem najpewniej potraktowany jako wydatek o charakterze osobistym.

9. Wynagrodzenie współpracownika

Nie zawsze istnieje możliwość, by zlecony projekt zrealizować na własną rękę. Czasem pomoc innych osób jest wręcz niezbędna. Przedsiębiorca może jednak rozliczyć w firmie wynagrodzenie przekazane pracownikowi.

Kosztem uzyskania przychodów są tak wynagrodzenia wypłacane na podstawie umowy o pracę, jak i zawartych umów cywilnoprawnych (np. o dzieło, zlecenia). W przypadku umowy, która wymaga zapłaty ZUS również ta opłata może być dla zatrudniającego kosztem.

Oczywiście wypłata wynagrodzenia musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i służyć osiągnięciu przychodów firmy.

Warto wiedzieć, że niekiedy istnieje możliwość, by w koszty wrzucać również wydatki poniesione jeszcze przed założeniem firmy. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.

Jakie są Wasze doświadczenia związane z możliwością wrzucania wydatków w koszty prowadzonej działalności gospodarczej? Zachęcamy do dzielenia się nimi w komentarzach ;)

Foto Image of a businessman workplace with papers via Shutterstock.