Jakie istotne decyzje należy podjąć przed założeniem firmy? Cz. 1

Są pewne ważne decyzje, które osoba decydująca się na założenie własnej działalności gospodarczej powinna podjąć jeszcze przed jej rejestracją. Mają bowiem one spory wpływ na późniejsze rozliczenia bądź są po prostu wymagane przez przepisy. Czasami w grę wchodzą obie te opcje. Jedno jest pewne – każdą z tych kwestii trzeba gruntownie przemyśleć.

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

Zakładając firmę należy podać pewne ważne informacje

Rejestracja każdej jednoosobowej firmy wymaga wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli po prostu CEIDG. To swego rodzaju elektroniczna baza przedsiębiorców, którzy działają na terenie Polski i są osobami fizycznymi.

Wpis jest bezpłatny. Jego uzyskanie polega na złożeniu formularza CEIDG-1. Ten druk to jednocześnie zgłoszenie firmy do ZUS, GUS oraz naczelnika urzędu skarbowego. Kontaktu z ZUS-em i tak jednak nie da się uniknąć. Niezależnie od wniosku CEIDG-1 konieczne jest bowiem zgłoszenie do ubezpieczeń. Wymaga to złożenia dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Czytaj dalej poniżej

Steam Family Sharing - skrócona instrukcja obsługi Rafał Kurczyński

Zapanuj nad kalendarzem i wydarzeniami na Facebooku Konrad Kozłowski

Formularz CEIDG-1 można złożyć osobiście, przesłać listem poleconym lub za pomocą Internetu (wymaga to posiadania profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego).

Dlaczego dokument CEIDG-1 jest tak ważny? Otóż przyszły przedsiębiorca uzupełnia w nim pewne bardzo istotne informacje dotyczące zakładanej działalności, m.in.:

• nazwę firmy,
• adres prowadzenia działalności,
• właściwe kody PKD,
• sposób prowadzenia księgowości,
• formę opodatkowania.

Przystępując do wypełniania formularza CEIDG-1 powinno się już wiedzieć, jakie konkretnie informacje chce się w nim wpisać (czy też zaznaczyć). Wcześniej trzeba jednak sprawdzić możliwe opcje do wyboru i to z czym wiąże się ich wybór.

Warto wiedzieć, że wpisu do CEIDG dokonuje się nie tylko przy zakładaniu firmy. Ewidencja wymaga bowiem bieżącej aktualizacji. Kiedy jest to konieczne wyjaśnia ten artykuł.

Nazwa działalności musi spełniać pewne wymogi

Wybór nazwy firmy to chyba jedna z najprzyjemniejszych decyzji jaka wiąże się z jej zakładaniem. Choćby z uwagi na fakt, że daje pewne pole do popisu. Co nieco do powiedzenia w tej kwestii mają oczywiście przepisy. Zgodnie bowiem z obowiązującymi regulacjami „firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko”. Nie znaczy to wcale, że to jedyny element nazwy. To tak naprawdę jedyny KONIECZNY element. Bez niego ani rusz.

Można go uzupełnić o pewne dodatkowe informacje, ale nie jest to obowiązkowe. Co za tym idzie nazwą działalności może być zarówno „Adam Nowak”, jak i „Adam Nowak Projektowanie Kreatywne”. To w jakiej kolejności pojawią się imię i nazwisko nie ma żadnego znaczenia. Istotne jest tylko, by konkretnego zapisu trzymać się później na fakturach i w sporządzanej dokumentacji.

Przepisy zastrzegają również, że nazwa nie może zawierać znaków graficznych (np. symboli), być obraźliwa bądź wulgarna. Wybierając nazwę firmy najlepiej zdecydować się na taką, która kojarzy się z prowadzoną działalnością, a jej wypowiedzenie i zapisanie nie jest problematyczne.

Adres firmy istotny ze względu na rozliczanie kosztów

We wpisie do CEIDG podaje się główny adres i (opcjonalnie) dodatkowe adresy prowadzenia działalności gospodarczej. Siedzibą może być zarówno specjalnie wynajęte biuro, jak i lokal, w którym przedsiębiorca aktualnie mieszka. Zgłoszenie miejsca wykonywania działalności gospodarczej jest istotne z uwagi na fakt, że adres firmy to ogólnie dostępna informacja. Co za tym idzie użycie do tego celu prywatnego adresu może się wiązać z utratą prywatności.

Warto również wiedzieć, że wydatki związane z konkretnym adresem można rozliczać w kosztach. Chodzi tu w głównej mierze o takie opłaty, jak:

• czynsz,
• opłata za wynajem dla wynajmującego,
• media (np. prąd, gaz, ogrzewanie, Internet, telefon stacjonarny).

W przypadku wynajmowania konkretnego lokalu rozliczenie jest bardzo proste. Do kosztów można bowiem „wrzucić” wszystkie wydatki, które ponosi się w związku z nim. Identycznie jeśli przedsiębiorca korzysta z usług biur coworkingowych.

Komplikacje zaczynają się, gdy przedsiębiorca w tym samym lokalu zarówno mieszka, jak i pracuje. Rozliczenie kosztów jest tu jak najbardziej możliwe jednak wymaga wyliczenia procentu metrażu mieszkania, jaki wykorzystywany jest do celów firmowych.

Jak w szczegółach wygląda rozliczenie kosztów mieszkaniowych w firmie? O tym tutaj:

Kod PKD przydatny przy staraniach o dotacje

Wybór nazwy oraz adresu prowadzenia działalności to kwestie od razu kojarzące się z zakładaniem firmy. Co innego kody Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Cóż to takiego? Otóż mianem kodu PKD określa się 5-znakowy symbol służący określeniu rodzaju wykonywanej działalności. Zakładając firmę trzeba podać właściwe dla niej kody PKD.

Przy rejestracji możliwe jest podanie dowolnej ilości kodów. Z zastrzeżeniem, że kod wpisany jako pierwszy powinien określać główną działalność firmy. Każdy z kodów oznacza określony jej rodzaj. Przykładowo 62.01.Z to „działalność związana z oprogramowaniem”, a 74.10.Z to „działalność w zakresie specjalistycznego projektowania”.

Warto wiedzieć, że kody PKD nie mają większego wpływu na działalność. Po prostu wśród nich powinno być to, czym firma się zajmuje. Ale jeśli podany kod nie wchodzi jednak w zakres działalności, to nic się nie dzieje. Na pewno więc lepiej podać większą liczbę kodów – na wszelki wypadek.

Wybór odpowiedniego kodu PKD może być jednak istotny w kontekście startu w przetargu i staraniach się o granty lub dotacje. Wiąże się to z faktem, że niektóre programy pomocowe lub rozpisane przetargi są przeznaczone dla firm prowadzących określoną działalność i opisaną konkretnym kodem PKD. W takiej właśnie sytuacji to czy przedsiębiorca podsiada odpowiedni wpis do CEIDG może być kluczowe.

Już niedługo opublikujemy drugą część artykułu, w której poruszymy m.in. kwestię wyboru formy opodatkowania i pozytywów płynących z rejestracji VAT.

A jak wyglądają Wasze doświadczenia związane z zakładaniem działalności gospodarczej? Zapraszamy do dzielenia się nimi w komentarzach ;)

Foto man and woman looking document via Shutterstock.