Połączenie wakacyjnego wyjazdu z delegacją – jak rozliczyć koszty?

Letnie miesiące sprzyjają wszelkiego rodzaju turystycznym eskapadom, których niestety nie da się rozliczyć w ramach działalności. Jeśli jednak przedsiębiorca połączy taki wyjazd z załatwieniem obowiązków związanych z firmą to wydatki w jego ramach ma szansę ująć w kosztach. W takim przypadku znajduje się bowiem w delegacji. Jakie zasady tu obowiązują?

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

Czy wyjazd służbowy połączony z wakacjami daje szansę na rozliczenie kosztów?

Wyjazd przedsiębiorcy poza granicę miejscowości, w której zlokalizowana jest siedziba firmy może być traktowany jako delegacja. Z zastrzeżeniem, że podróż nie służy celom prywatnym, ale służbowym. W sytuacji, gdy np. programista czy grafik prowadzący własną działalność gospodarczą udaje się w delegację, przysługuje mu możliwość zaliczenia wydatków z nią związanych do kosztów. O tym jakich konkretnie i na jakich zasadach można przeczytać poniżej.

Co się jednak dzieje, kiedy przedsiębiorca zdecyduje się połączyć przyjemne z pożytecznym i w trakcie wakacyjnego wyjazdu najpierw spotyka się z klientem lub bierze udział w konferencji, a kolejne dni spędza na odpoczynku? Otóż takie podejście nie wyklucza możliwości rozliczenia kosztów. Choć należy tutaj zachować pewną ostrożność, jako że nie można tego zrobić w całości. Powinno się bowiem rozdzielić wydatki na takie, które odnoszą się do celów związanych z prowadzeniem firmy i takie, które dotyczą sfery prywatnej.

Czytaj dalej poniżej

Zapanuj nad kalendarzem i wydarzeniami na Facebooku Konrad Kozłowski

Kupujesz sprzęt z zagranicy? Sprawdź z czym wiąże się import towarów z USA Grzegorz Marczak

Delegację koniecznie trzeba udokumentować

Priorytetem dla przedsiębiorcy wybierającego się w delegację jest udowodnienie, że taki wyjazd ma związek z prowadzoną działalnością. Nie jest to specjalnie trudne. Do tego celu wystarczy bowiem posiadanie:

• faktur na zakupu np. materiałów i towarów,
• podpisanych umów,
• wystawionych kontrahentom faktur,
• potwierdzeń udziału w wydarzeniach branżowych,
• zaproszeń od kontrahentów, służbowych notatek, e-maili, wizytówek itp.

Wymienione dokumenty to właściwie konieczność. Bez nich urzędnicy mogą się sprzeciwić możliwości zaliczenia wydatków na wyjazd do kosztów.

Jak wygląda rozliczenie wydatków na dojazd?

Żadnych problemów nie powinno nastręczyć rozliczenie kosztów związanych z dojazdem. Samochód – to chyba najczęstszy sposób w jaki przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową. Zaliczenie do kosztów zakupu paliwa wymaga posiadania faktury.

Co ważne w przypadku delegacji zagranicznej koszty paliwa można udokumentować przy pomocy paragonu ze stacji benzynowej położonej poza granicami Polski. Z zastrzeżeniem, że paragon musi być odpowiednio opisany i zawierać informacje dotyczące np. ilości i ceny jednostkowej kupionego paliwa. Na jego odwrocie przedsiębiorca powinien umieścić nazwę swojej firmy, adres oraz informację co kupił. W kosztach można również zapisać opłaty za przejazd autostradami, parkingi, itp.

Jeśli przedsiębiorca wybiera się w delegację samochodem, który jest wpisany do tzw. środków trwałych to wydatki na przejazd może zaliczyć do kosztów w pełnej wysokości. Z kolei kiedy korzysta z prywatnego auta używanego do celów działalności to rozliczenie wydatków ograniczone jest tzw. kilometrówką. Zastanawiacie się co lepsze – samochód firmowy czy kilometrówka? Zapoznajcie się z tym materiałem:

Rozliczenie przejazdu transportem publicznym – czasami wystarcza sam bilet

Oczywiście samochód to niejedyny środek transportu, którym można się wybrać w podróż służbową. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na dojazd np. pociągiem, taksówką czy samolotem, również może taki wydatek zakwalifikować do kosztów. Takie prawo daje faktura lub rachunek będące potwierdzeniem, że przejazd faktycznie miał miejsce.

Wyjątek stanowią bilety na trasy, których długość przekracza 50 kilometrów. Jeśli bilet zawiera długość trasy, kwotę podatku, a także pełne dane firmy transportowej (wraz z NIP-em) to może posłużyć do rozliczenia. Faktura nie jest tu potrzebna.

A jak wygląda rozliczenie wydatków na nocleg? Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów opłatę np. za hotel na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku. Ważny jest fakt, że nie ma tu możliwości rozliczenia VAT-u, a kosztem jest kwota brutto. Wydatków na nocleg nie można rozliczać w formie ryczałtu – taka opcja dostępna jest jedynie dla pracowników.

Delegacja pozwala również na ujęcie w kosztach pozostałych opłat związanych z wyjazdem. Zalicza się do nich przede wszystkim wydatki na udział w konferencji czy szkoleniu. Do udokumentowania nie jest konieczna faktura (choć oczywiście to najlepszy sposób) – wystarczy bilet wstępu lub potwierdzenie zapłaty.

Wydatki na wyżywienie w postaci diety

Wydatki związane z zakupem żywności rozlicza się nieco inaczej. Możliwe jest to dzięki mechanizmowi tzw. diety. Według ogólnej zasady, dieta to dzienna kwota, która przysługuje jako zwrot wydatków na wyżywienie w trakcie wyjazdu służbowego. Oczywiście przedsiębiorcy nikt nie zwróci wydanych pieniędzy, ale diety może on wrzucać w koszty.

Podczas delegacji krajowej dieta wynosi 30 zł. Oblicza się ją od momentu rozpoczęcia podróży do powrotu z niej. Z zastrzeżeniem, że jeśli wyjazd trwa:

• mniej niż 8 godzin – nie ma prawa do diety,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Z kolei, gdy wyjazd trwa kilka dni to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – 50% diety,
• ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Właściciel firmy może zaliczyć dietę do kosztów bez przedstawiania faktur

W pewnych przypadkach przedsiębiorca może jednak rozliczyć w kosztach wydatek związany z wyżywieniem w pełnej wysokości. Dzieje się tak jeśli lunch czy kolacja z klientem ma związek z uzyskanym przychodem, a przedsiębiorca potrafi to udowodnić. W myśl ogólnej interpretacji wydanej przez Ministerstwo Finansów pod koniec 2013 r. taki wydatek nie powinien spotkać się z zastrzeżeniami urzędników. W kosztach nie można jednak w ten sposób rozliczyć zakupu alkoholu.

Jak wygląda dieta przy wyjeździe zagranicznym?

Dieta obowiązuje także w przypadku zagranicznych delegacji. Jej stawka jest jednak „ruchoma” i zależy od kraju, który zamierza odwiedzić przedsiębiorca. Przykładowo pełna dieta przy wyjeździe do Niemiec wynosi 49 euro, do Rosji 48 euro, a do USA 59 dolarów.

Identycznie jak w przypadku podróży krajowych należy wziąć pod uwagę czas delegacji. Tym samym jeśli wyjazd trwa:

• do 8 godzin – możliwa jest 1/3 diety,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• powyżej 12 godzin – dostępna jest cała dieta.

Tutaj jest jeszcze pewna istotna kwestia. W sytuacji, gdy przedsiębiorca wybiera się w zagraniczną podróż samochodem, pociągiem, autobusem itp. to jej czas należy liczyć od chwili przekroczenia granicy. Kiedy jednak środkiem lokomocji jest samolot bądź statek delegacja rozpoczyna się od wylotu z lotniska albo wypłynięcia z portu.

Wyjazd zagraniczny to konieczność przeliczania walut

Przy okazji delegacji zagranicznej nie wolno zapomnieć o obowiązkowym przeliczeniu walut na złotówki – przed ujęciem wydatków w kosztach. Taka konieczność istnieje zarówno w odniesieniu do faktycznie poniesionych wydatków, jak i diet.

Przeliczenia z euro czy dolarów trzeba dokonać zgodnie ze średnim kursem NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu. W większości przypadków jest nim dzień wystawienia faktury. W kontekście diety do przeliczenia stosuje się kurs NBP z dnia zakończenia wyjazdu.

Co sądzicie o możliwościach rozliczania w kosztach wydatków związanych z delegacją przedsiębiorcy? Podzielcie się swoimi przemyśleniami w komentarzach ;)

Foto Euro banknotes and passport on a map with snorkel mask via Shutterstock.