Działalność freelancera – własna firma czy umowa o dzieło?

Zdaniem wielu freelancerów wybrana przez nich droga to nie sposób zarabiania pieniędzy, ale styl życia. Trudno się z tym nie zgodzić – specyfika pracy jako wolny strzelec sporo różni się choćby od etatu. Freelancing oznacza jednak konieczność wyboru właściwej formy współpracy z innymi – często pomiędzy własną firmą a umową o dzieło. Co wziąć pod uwagę podejmując ostateczną decyzję?

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

Trzeba przeprowadzić bilans opłacalności

Z roku na rok lista branż, w których pracują freelancerzy coraz bardziej się wydłuża. Od kilku lat w absolutnej czołówce znajdują się programiści czy graficy. Bycie freelancerem wymaga jednak pewnej samodyscypliny – trzeba zorganizować sobie stanowisko pracy, aktywnie poszukiwać zleceń, dbać o kontakty, przestrzegać terminów, itp.

Przede wszystkim należy jednak podjąć decyzję - prowadzić działalność gospodarczą czy też rozliczać się na innej podstawie, np. umowy o dzieło albo zlecenia? Wybierając jedną z tych form powinno się przeprowadzić bilans ich opłacalności, co zapewne pomoże uniknąć błędnego wyboru.

Czytaj dalej poniżej

Kupujesz sprzęt z zagranicy? Sprawdź z czym wiąże się import towarów z USA Grzegorz Marczak

Czy zarabiając na blogu trzeba założyć firmę? Grzegorz Marczak

Kiedy freelancer musi założyć firmę?

Zanim freelancer wyciągnie kartkę papieru i długopis, by zacząć robić rachunek zysków i strat powinien sprawdzić czy przepisy nie nakazują mu założenia działalności. Nie jest to jednak wcale takie proste do stwierdzenia. Wynika to z faktu, że regulacje w tym zakresie nie są w pełni przejrzyste. Definicje działalności gospodarczej można znaleźć w kilku aktach prawnych.

Mimo że różnią się nieco od siebie, można z nich wyłowić pewne istotne, wspólne cechy działalność gospodarczej, do których zaliczają się:

• ciągły i zorganizowany charakter – związany z regularnym wykonywaniem następujących po sobie czynności,
• nastawienie na zarobek - nie jest istotne czy dana osoba tak naprawdę zarabia,
• działanie we własnym imieniu i na własny rachunek,
• uzyskiwane przychody nie wynikają m.in. z umowy o pracę, o dzieło, zlecenia, najmu, czy sprzedaży praw autorskich.

Co za tym idzie regularnie uzyskiwane zarobki nie będące formalnie np. umową o dzieło lub zlecenie, powodują największe prawdopodobieństwo, że fiskus uzna je za działalność gospodarczą. Nie w pełni precyzyjna konstrukcja definicji działalności gospodarczej sprawia jednak, że ocena czy tak jest w istocie zależy od interpretacji urzędników.

Jeśli freelancer nie jest pewien sposobu postępowania powinien wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Zarabianie bez założenia działalności może bowiem skończyć się dotkliwymi konsekwencjami. Jakimi dokładnie? O tym pisaliśmy już w jednym z wcześniejszych artykułów na Antywebie.

Czym są umowy o dzieło i zlecenia

Jeśli freelancer nie jest odgórnie zobligowany do założenia firmy może wybrać tzw. działalność wykonywaną osobiście, czyli pracować w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenia. Jakie są główne kwestie określające charakter takich kontraktów?

• Umowa o dzieło to umowa efektu, co oznacza, że najważniejszy jest rezultat wykonywanej pracy określany właśnie mianem „dzieła”. Zawiera się ją w przypadku, gdy efekt pracy da się nazwać i opisać, a także jest skończony w czasie i jego efekt można przedstawić zleceniodawcy. W przypadku umowy o dzieło efekt jest ważniejszy niż sposób wykonania.
• Umowa zlecenie jest określana umową „starannego działania”. Co za tym idzie wykonawcę rozlicza się przede wszystkim ze sposobu, w jaki wykonuje zlecenie, skrupulatności, odpowiedniego podejścia, terminowości. To kwestie ważniejsze niż efekt. Zlecenie jest umową stosowaną zazwyczaj, gdy efekt pracy ma mniejsze znaczenie lub nie da się go określić w umowie.

Warto pamiętać, że każda taka umowa może wiązać się z koniecznością wystawienia rachunku przez zleceniobiorcę. To jednak tylko teoria. Najczęściej bowiem przedsiębiorca robi to za niego, a wykonawca tylko ten rachunek podpisuje.

Dzieło vs zlecenie – co powinno się wiedzieć?

Warto pamiętać jeszcze o kilku istotnych kwestiach różniących obydwa kontrakty. Zazwyczaj umowa o dzieło nie nakazuje samodzielnego wykonania pracy przez zatrudnionego (może skorzystać z pomocy osób trzecich). Jednak treść umowy może tego zakazywać. W przypadku umowy zlecenia wygląda to odwrotnie. Zasadniczo wykonawca zlecenia pracuje nad nim samodzielnie - chyba że umowa zezwala na skorzystanie z pomocy innych osób.

A co ze składkami ZUS? Zgodnie z ogólnymi zasadami umowa zlecenie wymaga płacenia składek ZUS za osobę zatrudnioną, zaś umowa o dzieło nie. Od tych zasad istnieją jednak wyjątki. Umowa o dzieło wymaga zapłaty składek ZUS tylko w jednym przypadku. Dzieje się tak wówczas, gdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę zawiera z pracodawcą dodatkowo umowę o dzieło. Z kolei umowa zlecenie nie wymaga zapłaty składek ZUS, kiedy jej wykonawcą jest student, który nie ukończył 26 lat.

Istotna jest również kwestia podatków. W przypadku dochodów, uzyskiwanych z umów o dzieło lub zlecenia, freelancer każdorazowo rozlicza się na zasadach ogólnych. Nie ma tu możliwości wyboru - zawsze dotyczy go podatek w wysokości 18 lub 32%, uzależniony od wysokości dochodu w ciągu roku.

Koszty uzyskania przychodu z tytułu umów cywilnoprawnych określone są w sposób zryczałtowany i standardowo wynoszą 20%. Jednak w przypadku umów o przeniesienie praw autorskich (zazwyczaj dzieło) istnieje możliwość zastosowania kosztów wynoszących 50%. W praktyce zapłacony podatek jest wtedy dużo niższy – wynosi 9%.

Wyjątkiem są umowy poniżej 200 zł, które rozlicza się ryczałtem nie biorąc pod uwagę kosztów.

Koszty rozliczane w ramach firmy mogą się opłacać

W przypadku działalności gospodarczej pojęcie zryczałtowanych kosztów nie istnieje. Można do nich zaliczyć wszystkie wydatki potrzebne do realizacji umowy (o ile są odpowiednio udokumentowane) – ale tylko te faktycznie poniesione.

Osoba regularnie zajmująca się tworzeniem dzieł lub wykonywaniem zleceń, z którymi wiążą się stałe i wysokie wydatki powinna poważnie zastanowić się nad założeniem działalności gospodarczej, jako że może okazać się to bardzo opłacalne.

W myśl obowiązujących regulacji do uzyskania przychodów zalicza się wydatki służące do uzyskania przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Wśród najczęstszych kosztów przedsiębiorcy można wymienić m.in.:

• wszelkie wydatki na promocję i reklamę, w tym strona www, reklama w Internecie, itp.,
• wydatki związane z samochodem firmowym, w tym np. benzyna, części, akcesoria,
• wydatki związane z wynajęciem biura, mediami (dotyczy także np. biura coworkingowego),
• zakup laptopa, smartfona, drukarki, skanera, projektora, itp.,
• opłaty za telefon oraz Internet,
• programy komputerowe,
• wydatki na zagraniczne usługi online, np. Google AdWords, PayPal.

W tym kontekście warto wiedzieć, że dowodem potwierdzającym wydatek jest nie tylko faktura. W niektórych przypadkach wystarczy do tego rachunek, paragon, dowód zapłaty, dowód poniesienia opłaty pocztowej, a także winieta za przejazd autostradą.

Z rozliczaniem kosztów wiąże się również prawo VAT-owca do pomniejszania VAT-u od sprzedaży o VAT od zakupów. W praktyce sprowadza się to do możliwości dokonywania zakupów bez podatku. To może być szczególnie opłacalne, w przypadku eksportu usług, co opisujemy w dalszej części artykułu.

Warto więc pamiętać, by w trakcie prowadzenia firmy gromadzić i rozliczać możliwie wiele dokumentów kosztowych. Zasada jest bowiem prosta i sprowadza się do jednego: więcej kosztów oznacza niższy podatek dochodowy. Chcecie poznać 5 nieoczywistych pomysłów na koszty firmowe? Zapoznajcie się z tym materiałem:

Składki ZUS również pozwalają zmniejszyć podatek dochodowy

Podstawowym obciążeniem przedsiębiorcy są oczywiście składki ZUS, które płaci się niezależnie od uzyskiwanych przychodów. I choć będąc przedsiębiorcą nie da się od nich uciec, to jednak warto pamiętać, że składki ZUS zmniejszają podatek dochodowy.

Przedsiębiorca ma prawo ujmować składki społeczne ZUS (poza Funduszem Pracy) w kosztach uzyskania przychodu lub odejmować od dochodu. Z kolei opłatę na Fundusz Pracy można zapisać w KPiR jako koszt. Każde z tych działań prowadzi do zmniejszenia podatku dochodowego.

Istotne jest również w jaki sposób podatek zmniejsza składka zdrowotna, którą można bowiem prawie w całości odjąć bezpośrednio od zaliczki na podatek dochodowy. Jak to wygląda w praktyce? Otóż aktualnie przedsiębiorcy mają obowiązek przelać do ZUS-u 270,40 zł miesięcznie za składkę zdrowotną. Z tej kwoty można odjąć od podatku dochodowego 232,85 zł. Koszt ubezpieczenia zdrowotnego kształtuje się więc w granicach 37 zł – oczywiście pod warunkiem, że freelancer ma podatek dochodowy do zapłaty.

Początkujący przedsiębiorcy mają możliwość płacenia preferencyjnych składek ZUS, czyli tzw. małego ZUS-u (wynosi niewiele ponad 400 zł). To opcja dostępna przez pierwsze pełne 24 miesiące prowadzenia działalności. W tym czasie płaci się niższe składki na ubezpieczenia społeczne, a także nie ma konieczności wpłat na Fundusz Pracy. Tylko ubezpieczenie zdrowotne należy płacić na identycznym poziomie jak pozostali przedsiębiorcy.

Jakie są zalety rejestracji VAT przy eksporcie usług?

W niektórych przypadkach rejestracja VAT może być szczególnie opłacalna. Odnosi się to do przedsiębiorców, którzy świadczą usługi zdalnie dla klientów zagranicznych. W takim przypadku polski freelancer, który jest VAT-owcem:

• wystawia fakturę bez stawki i kwoty VAT (w praktyce na fakturze zamieszcza się „stawkę np”, czyli „nie podlega opodatkowaniu” w Polsce),
• może odliczać VAT od tych zakupów, które służą sprzedaży zagranicznej (w przypadku, gdy byłaby opodatkowana w Polsce).

Na wystawionej fakturze nie ujmuje się kwoty VAT, jako że to nabywca usługi, którym jest zagraniczna firma musi rozliczyć VAT.

Polski przedsiębiorca nie dolicza więc VAT-u do własnej sprzedaży, ale może odliczyć podatek. Sprawia to, że nieustannie wykazuje VAT do zwrotu, co jest dla niego bardzo korzystną sytuacją.

Przedsiębiorcy chętniej współpracują ze sobą

Istotnym plusem wynikającym z rejestracji VAT jest sama możliwość wystawienia faktury ze stawką VAT. Dlaczego tak się dzieje? Z natury rzeczy VAT-owiec zwykle chętniej nawiąże współpracę z innym podatnikiem VAT – właśnie z uwagi na możliwość rozliczania VAT-u od zakupów. Z tego powodu sama możliwość wystawienia faktury staje się argumentem w negocjacjach.

Prowadząc więc własną działalność freelancer ma szansę na inne traktowanie niż osoba, która nie ma firmy. Wynika to również z faktu, że dla przedsiębiorcy zatrudnienie osoby na umowę o dzieło wiąże się z dodatkowymi obowiązkami (zapłata podatku dochodowego za wykonawcę, wypełnienie i przesłanie PIT oraz ew. zapłata składek ZUS i obowiązki z tym związane). Natomiast gdy współpracuje z innym przedsiębiorcą, to takich obowiązków nie ma. Rozliczenie jest dla niego prostsze i szybsze.

Własna firma czy umowa o dzieło – kwestia czysto indywidualna

Wybierając między umową o dzieło a działalnością gospodarczą najlepiej przeprowadzić analizę prognozowanych przychodów, kosztów, składek ZUS, podatku i ewentualnych ulg. Ważne jest także z kim freelancer planuje współpracę i czy dla drugiej strony fakt prowadzenia firmy ma znaczenie. Nie ma uniwersalnej odpowiedzi, która z tych form jest bardziej opłacalna. Każdorazowo należy traktować tę kwestię indywidualnie.

Trzeba również wziąć pod uwagę kwestie typowo prawne. Patrząc bowiem przez pryzmat faktu, że obowiązująca definicja działalności gospodarczej jest po prostu nieostra, istnieje ryzyko, że urzędnicy orzekną konieczność założenia firmy przez freelancera. By uchronić się przed konsekwencjami takiej decyzji najlepiej po prostu założyć firmę i działać bez ryzyka.

Co sądzicie o wyborze pomiędzy umową o dzieło (lub zleceniem) a działalnością gospodarczą? Podzielcie się swoimi opiniami w komentarzach.

Foto Woman working on her laptop computer via Shutterstock