Jakie istotne decyzje należy podjąć przed założeniem firmy? Cz. 2

Zakładając firmę należy przemyśleć szereg istotnych kwestii, które wpływają na jej późniejsze funkcjonowanie. W pierwszej części poradnika opisane zostały aspekty związane m.in. z nazwą i adresem firmy oraz kodami PKD. Teraz przyszedł czas na sposób prowadzenia księgowości, wybór formy opodatkowania, a także plusy wynikające z rejestracji jako VAT-owiec.

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

3 sposoby na prowadzenie księgowości

Jedną z najistotniejszych decyzji jaką musi podjąć przedsiębiorca jest sposób prowadzenia księgowość. Chodzi tu o formalności związane z rozliczaniem podatków i innymi obowiązkami na rzecz państwa (np. dotyczące ZUS-u czy przechowywania dokumentacji).

Przedsiębiorca może zdecydować się na jeden z trzech sposobów prowadzenia księgowości:

Czytaj dalej poniżej

Działalność freelancera – własna firma czy umowa o dzieło? Grzegorz Marczak

Steam Family Sharing - skrócona instrukcja obsługi Rafał Kurczyński

1. Samodzielnie. To rozwiązanie, które nie wymaga posiadania żadnego certyfikatu, czy uprawnienia – każdy może prowadzić własną księgowość na własną rękę. Daje to przedsiębiorcy pełną wiedzę o finansach własnej firmy. Tyle że to opcja, która może wymagać poświęcenia większej ilości czasu, a wraz ze wzrostem trudności obliczeń zwiększa się ryzyko popełnienia błędu. Co więcej należy śledzić zmiany zachodzące w przepisach. Sporym ułatwieniem może tu być korzystanie z oprogramowania do księgowości online.
2. Korzystając z usług biura rachunkowego. W tym modelu zdecydowaną większość obowiązków związanych z firmowymi rozliczeniami bierze na siebie biuro rachunkowe. Zadaniem przedsiębiorcy jest wystawianie faktur sprzedażowych i gromadzenie dokumentów kosztowych, które raz w miesiącu przekazuje księgowym. Biuro sporządza dokumentację, dokonuje rozliczeń, informuje klienta o kwotach podatków do zapłaty, składa za niego deklaracje oraz reprezentuje go w przypadku kontroli podatkowej.
3. Zatrudniając księgowego. Zdecydowanie najdroższa z możliwości, więc dotyczy zapewne większych firm. Polega na tym, że to odrębny pracownik zajmuje się kwestiami księgowymi zupełnie odciążając w tym przedsiębiorcę. To jednak rozwiązanie najczęściej stosowane w przypadku, gdy firma jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości, a także zatrudnia pracowników. Wiąże się z tym bowiem wiele obowiązków. Grafik pracujący w zaciszu swojego mieszkania raczej nie będzie potrzebował pracownika, którego jedynym zadaniem byłaby księgowość.

Decydując się na wybór konkretnego sposobu prowadzenia księgowości trzeba pamiętać, że to przedsiębiorca sam każdorazowo odpowiada za swoje rozliczenia. Nie ma znaczenia czy dokonuje ich samodzielnie, korzysta z biura rachunkowego, czy zatrudnia księgowego.

Forma opodatkowania decyduje o wysokości podatku

Pod pozycją 18 w CEIDG-1 kryje się stwierdzenie: „Oświadczam, że podatek dochodowy od osób fizycznych będę opłacać w formie”, a poniżej możliwość zaznaczenia:

• zasad ogólnych,
• podatku liniowego,
• ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
• karty podatkowej.

Przyszły przedsiębiorca musi więc zdecydować o formie opodatkowania, czyli najprościej rzecz ujmując o sposobie rozliczania podatku dochodowego. Każda opcja określa jak obliczany jest podatek i ile wynosi jego stawka, jakie formalności temu towarzyszą oraz z jakich ulg i odliczeń można korzystać.

Wybór konkretnej formy opodatkowania decyduje również o tym, który formularz zeznania rocznego należy złożyć. O tym jak wygląda to w szczegółach przeczytacie w tym artykule.

Nie z każdej formy opodatkowania można swobodnie korzystać. Tylko zasady ogólne może wybrać każdy przedsiębiorca – pozostałe przeznaczone są dla przedsiębiorców spełniających pewne kryteria.

Jakie zalety ma rejestracja VAT?

Ostatniej istotnej kwestii, o której należy pomyśleć przed założeniem firmy w CEIDG-1 już się nie znajdzie. Przyszły przedsiębiorca musi się zastanowić nad kwestią bycia VAT-owcem.

Dla części przedsiębiorców rejestracja VAT jest dobrowolna. Komu i kiedy przysługuje zwolnienie z VAT? Wszystko wyjaśni ten filmik:

Obowiązkowej rejestracji VAT podlegają firmy, które:

• generują obrót wyższy niż 150 tys. zł rocznie,
• zajmują się określonym rodzajem działalności, np. sprzedażą alkoholu, papierosów.

Osoby prowadzące działalność, które nie mają obowiązku rejestracji VAT i tak mogą to zrobić. Warto niekiedy tak postąpić. Z czego to wynika? Główny plus bycia VAT-owcem to możliwość odliczania VAT-u od zakupów służących prowadzeniu działalności opodatkowanej. Sprowadza się to po prostu do kupowania w cenach netto.

Rejestracja VAT może być szczególnie opłacalna dla przedsiębiorców świadczących usługi dla klientów zagranicznych. W takiej sytuacji przepisy pozwalają polskiemu przedsiębiorcy na wystawienie faktury VAT ze stawką „np”, czyli nie podlega opodatkowaniu (w przypadku usług) lub VAT 0% (w przypadku towarów). Dzięki takiemu rozwiązaniu np. grafik tworzący logo dla klienta z zagranicy nie musi płacić VAT od transakcji zagranicznych. Może jednak odliczać VAT od zakupów służących sprzedaży zagranicznej na takich samych zasadach, jak przy sprzedaży krajowej.

W kontekście rejestracji VAT nie wolno zapomnieć o tym, że wystawianie faktur ze stawką VAT może być plusem dla niektórych klientów. Firma, która jest VAT-owcem może mieć większą ochotę na nawiązanie współpracy z innym podatnikiem VAT, gdyż VAT z jego faktury może odliczyć (zgodnie z zasadą opisaną wcześniej).

Rejestracja VAT wymaga złożenia w urzędzie skarbowym druku VAT-R i wniesienia 170 zł opłaty skarbowej. Formularz można dostarczyć osobiście lub wysłać listem poleconym.

Jakie są Wasze doświadczenia dotyczące istotnych aspektów przy zakładaniu firmy? Podzielcie się nimi w komentarzach ;)

Foto wistful couple calculating budget via Shutterstock