Poradnik

5 rzeczy, które możesz zrobić z Gmail, a o których nie wiedziałeś

GU
Grzegorz Ułan
27

Gmail to obecnie najpopularniejsza poczta e-mail w Polsce. Według statystyk Gemiusa korzysta z niej obecnie blisko 10 mln internautów w Polsce, następna poczta na WP.pl może pochwalić się 6 mln użytkowników. 10 mln to niemal 40% internautów w Polsce i podejrzewam, że nie wszyscy znają wszystkie jego funkcje.

Zamień Gmaila w pełne centrum komunikacji z rodziną czy znajomymi

Podstawowy i domyślny wygląd poczty Gmail wyglada następująco:

Mamy tu standardowe foldery poczty po lewej stronie i okno czatu Hangouts do rozmów tekstowych oraz podział na predefiniowane zakładki dla poczty głównej, powiadomień, wiadomości z serwisów społecznościowych czy ofert. Wystarczą jednak dwie zmiany w ustawieniach, by zamienić Gmaila na zaawansowaną platformę do komunikacji ze znajomymi czy rodziną.

W tym celu przechodzimy do ustawień i do zakładki Czat i spotkania, w tym miejscu wyłączamy dostęp na Gmailu do starego Hangouts i włączamy nowe Google Chat, a jak chcemy dodatkowo mieć dostęp na poczcie do usługi wideo Google Meet to w ostaniej opcji zaznaczamy wyświetlanie sekcji spotkań.

W rezultacie tych zmian w ustawieniach, po lewej stronie Gmaila uzyskamy dostęp do pojedynczych rozmów na czacie ze znajomymi czy rodziną, zarówno tekstowych jak i wideo oraz dodatkowo będziemy mogli tworzyć pokoje rozmów, do których będziemy mogli zapraszać większą liczbę osób do wspólnej konwersacji, dzielenia się plikami czy zadaniami.

Dodatkowo możemy się przenieść z rozwijanego menu po prawej (lub z tego linku) do osobnej dedykowanej aplikacji Google Czat, która wygląda zupełnie jak Gmail, ale zawiera tylko dostęp do czatu, pokoi i spotkań wideo.

Wiele skrzynek odbiorczych, czyli sposób na Inbox Zero

W pierwszym zrzucie w tym wpisie mamy domyślny wygląd skrzynki odbiorczej z podziałem na predefiniowane zakładki. Trafia tam poczta według narzuconych kryteriów. Możemy jednak sami zmienić wyświetlanie skrzynki odbiorczej i segregować przychodzącą pocztę odkładaną na poźniej lub do której chcemy wrócić za jakiś czas.

W tym celu w panelu ustawień w miejsce wyświetlania domyślnego wybieramy opcje - Wiele skrzynek odbiorczych i klikamy dostosowanie ich do własnych preferencji, domyślne są dość ograniczone.

Można tu tylko zdefiniować oznaczanie poczty gwiazdką lub skorzystać z automatycznego statusu wiadomości jako roboczej. Gmail ma jednak dużo więcej oznaczeń i ikon, z których możemy skorzystać:

  • blue-info
  • red-bang
  • yellow-bang
  • purple-question
  • green-check
  • yellow-star
  • orange-star
  • red-star
  • purple-star
  • blue-star
  • green-star
  • orange-guillemet

Z tej listy możemy wybrać ikony i przyporządkować je do naszych skrzynek odbiorczych odpowiednio je oznaczając - w zależności od własnych potrzeb. Na przykład tak:

Na koniec zaznaczamy jeszcze wyświetlanie tych skrzynek po prawej stronie poczty, zapisujemy nowe ustawienia i w sekcji ustawień - Ogólne, ustawiamy wybrane wcześniej ikony do oznaczania przychodzącej poczty. Przesuwamy je metodą przeciągnij/upuść do sekcji - Używane, ustawiając je w kolejności dodatkowych skrzynek, które zdefiniowaliśmy wcześniej.

W ten sposób nasza skrzynka pocztowa podzielona została na główną i kilka dodatkowych.

Przychodzącą korespondencję możemy rozdysponować do dodatkowych skrzynek oznaczając je odpowiednimi ikonami.

Po wszystkim możemy już wszystkie wiadomości zaznaczyć i przenieść do archiwum, by oczyścić skrzynkę główną.

Skrzynka odbiorcza została więc pusta, Inbox Zero gotowe, a w każdej chwili możemy wrócić do ważnych wiadomości, które zawsze mamy pod ręką w dodatkowych skrzynkach po prawej.

Ważne wiadomości jako lista zadań

Osoby, które wolą mieć jednak zupełnie czystą skrzynkę odbiorczą, mogą skorzystać z dodawania ważnej korespondencji do listy zadań, która również dostępna jest z poziomu Gmaila. Można w niej ustawić dodatkowy opis i datę z czasem, po upływie którego musimy do niej wrócić.

Odkładanie na później przychodzącej poczty

Od dłuższego już czasu Google udostępnia na Gmailu funkcję znaną wcześniej z Inboxa, a mianowicie odkładanie przychodzącej korespondencji na później.

Możemy tu zdefiniować jej odłożenie na konkretny domyślny termin lub wybrać własne ustawienie dokładnego czasu i godziny, w której dana wiadomość wróci do naszej skrzynki głównej. Do tego czasu będzie odłożona w osobnym folderze - Odłożone.

Planowanie wysłania wiadomości na Gmail

W odwrotną stronę, czyli przy tworzeniu dopiero korespondencji również możemy ją zaplanować do późniejszego wysłania.

Tutaj również jest opcja wybrania zdefiniowanego już terminu lub wyboru własnego z kalendarza, według którego nasza wiadomość zostana wysłana.

Do tego czasu nasza zaplanowana poczta zapisuje się w folderze - Zaplanowane, gdzie jeszcze będziemy mogli ją edytować przed wysłaniem.

Tryb poufny na Gmail

Ostatnią z nieco ukrytych opcji na Gmailu, z których być może jeszcze nie korzystaliście, a czasem mogą się okazać przydatne jest tryb poufny wysyłanych wiadomości (ikona kłódki z zegarem w dolnej części nowej wiadomości). Możemy w nim ustawić termin ważności danej korespondencji, po którym zostanie ona skasowana u odbiorcy. Dodatkowo można umożliwić jej odczytanie tylko po podaniu hasła, które zostanie wysłane odbiorcy w wiadomości SMS - trzeba podać jego numer przed wysyłką. Jeśli zaznaczymy brak hasła, a odbiorca nie korzysta z Gmaila, otrzyma kod dostępu w osobnej wiadomości e-mail.

Wiadomość taka nie będzie możliwa do skopiowania, drukowania, przekazywania dalej czy pobierania. Można oczywiście zrobić nadal zrzut ekranu, jednak wiadomość jako taka wysyłana będzie w trybie tylko do odczytu.

Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu

Więcej na tematy: