Rzeczy, które możesz zrobić z Gmail, a o których nie wiedziałeś

Tekst aktualizowany 27 kutego 2024

We wstępie przeczytaliście o liczbach, które odnoszą się do wszystkich osób korzystających z kont email przez stronę i aplikację mobilną. Te mogą się więc pokrywać. Śmiało można jednak powiedzieć, że jest to kilkanaście milionów użytkowników i podejrzewam, że jeszcze nie wszyscy z nich znają niektóre przydatne funkcje tej najpopularniejszej poczty e-mail. W tym artykule wybraliśmy te najciekawsze.

Zamień Gmaila w pełne centrum komunikacji z rodziną czy znajomymi

Jeśli poczta Gmail to dla nas tylko skrzynka e-mail do wysyłania i odbierania wiadomości, z pewnością u większości osób wygląda następująco:

Mamy tu standardowe foldery poczty po lewej stronie oraz podział na predefiniowane zakładki dla poczty głównej, powiadomień, wiadomości z serwisów społecznościowych czy ofert. Wystarczą jednak dwie zmiany w ustawieniach, by zamienić Gmaila na zaawansowaną platformę do komunikacji ze znajomymi czy rodziną.

Jak włączyć Google Chat w Gmail?

Aby rozszerzyć funkcjonalność Gmaila przechodzimy do ustawień (klikamy koło zębate w prawym górnym rogu), na samej górze wyświetlonego panelu wybieramy Chat i Meet, później klikamy Dostosuj i włączamy dostęp do Google Chat.

W rezultacie tych zmian w ustawieniach, po lewej stronie Gmaila uzyskamy dostęp do pojedynczych rozmów na czacie ze znajomymi czy rodziną, zarówno tekstowych jak i wideo oraz dodatkowo będziemy mogli tworzyć pokoje rozmów, do których będziemy mogli zapraszać większą liczbę osób do wspólnej konwersacji, dzielenia się plikami czy zadaniami.

Oddzielne okno czatów w Gmail

Dodatkowo możemy się przenieść z rozwijanego menu po prawej (lub z tego linku) do osobnej dedykowanej aplikacji Google Czat, która wygląda zupełnie jak Gmail, ale zawiera tylko dostęp do czatu, pokoi i spotkań wideo.

Wiele skrzynek odbiorczych w Gmailu

W pierwszym zrzucie w tym wpisie mamy domyślny wygląd skrzynki odbiorczej z podziałem na predefiniowane zakładki. Trafia tam poczta według narzuconych kryteriów. Możemy jednak sami zmienić wyświetlanie skrzynki odbiorczej i segregować przychodzącą pocztę odkładaną na później lub do której chcemy wrócić za jakiś czas.

W tym celu w panelu ustawień w miejsce wyświetlania domyślnego wybieramy opcje - Wiele skrzynek odbiorczych i klikamy dostosowanie ich do własnych preferencji, domyślne są dość ograniczone.

Można tu tylko zdefiniować oznaczanie poczty gwiazdką lub skorzystać z automatycznego statusu wiadomości jako roboczej. Gmail ma jednak dużo więcej oznaczeń i ikon, z których możemy skorzystać:

• blue-info
• red-bang
• yellow-bang
• purple-question
• green-check
• yellow-star
• orange-star
• red-star
• purple-star
• blue-star
• green-star
• orange-guillemet

Z tej listy możemy wybrać ikony i przyporządkować je do naszych skrzynek odbiorczych odpowiednio je oznaczając - w zależności od własnych potrzeb. Na przykład tak:

Na koniec zaznaczamy jeszcze wyświetlanie tych skrzynek po prawej stronie poczty, zapisujemy nowe ustawienia i w sekcji ustawień - Ogólne, ustawiamy wybrane wcześniej ikony do oznaczania przychodzącej poczty. Przesuwamy je metodą przeciągnij/upuść do sekcji - Używane, ustawiając je w kolejności dodatkowych skrzynek, które zdefiniowaliśmy wcześniej.

W ten sposób nasza skrzynka pocztowa podzielona została na główną i kilka dodatkowych.

Przychodzącą korespondencję możemy rozdysponować do dodatkowych skrzynek oznaczając je odpowiednimi ikonami.

Po wszystkim możemy już wszystkie wiadomości zaznaczyć i przenieść do archiwum, by oczyścić skrzynkę główną.

Skrzynka odbiorcza została więc pusta, Inbox Zero gotowe, a w każdej chwili możemy wrócić do ważnych wiadomości, które zawsze mamy pod ręką w dodatkowych skrzynkach po prawej.

Ważne wiadomości jako lista zadań w Gmailu

Osoby, które wolą mieć jednak zupełnie czystą skrzynkę odbiorczą, mogą skorzystać z dodawania ważnej korespondencji do listy zadań, która również dostępna jest z poziomu Gmaila. Można w niej ustawić dodatkowy opis i datę z czasem, po upływie którego musimy do niej wrócić.

Odpowiednią opcję do dodawania do listy zadań, znajdziecie po otworzeniu danej wiadomości - w górnym menu - Dodaj do Listy Zadań.

Odkładanie na później przychodzącej poczty w Gmail

Od dłuższego już czasu Google udostępnia na Gmailu funkcję znaną wcześniej z Inboxa, a mianowicie odkładanie przychodzącej korespondencji na później.

Możemy tu zdefiniować jej odłożenie na konkretny domyślny termin lub wybrać własne ustawienie dokładnego czasu i godziny, w której dana wiadomość wróci do naszej skrzynki głównej. Do tego czasu będzie odłożona w osobnym folderze - Odłożone.

Planowanie wysłania wiadomości na Gmail

W odwrotną stronę, czyli przy tworzeniu dopiero korespondencji również możemy ją zaplanować do późniejszego wysłania.

Tutaj również jest opcja wybrania zdefiniowanego już terminu lub wyboru własnego z kalendarza, według którego nasza wiadomość zostana wysłana.

Do tego czasu nasza zaplanowana poczta zapisuje się w folderze - Zaplanowane, gdzie jeszcze będziemy mogli ją edytować przed wysłaniem.

Tryb poufny na Gmail

Ostatnią z nieco ukrytych opcji na Gmailu, z których być może jeszcze nie korzystaliście, a czasem mogą się okazać przydatne jest tryb poufny wysyłanych wiadomości (ikona kłódki z zegarem w dolnej części nowej wiadomości).

Możemy w nim ustawić termin ważności danej korespondencji, po którym zostanie ona skasowana u odbiorcy. Dodatkowo można umożliwić jej odczytanie tylko po podaniu hasła, które zostanie wysłane odbiorcy w wiadomości SMS - trzeba podać jego numer przed wysyłką. Jeśli zaznaczymy brak hasła, a odbiorca nie korzysta z Gmaila, otrzyma kod dostępu w osobnej wiadomości e-mail.

Wiadomość taka nie będzie możliwa do skopiowania, drukowania, przekazywania dalej czy pobierania. Można oczywiście zrobić nadal zrzut ekranu, jednak wiadomość jako taka wysyłana będzie w trybie tylko do odczytu.

Wiele skrzynek pocztowych w jednej na Gmail

Na koniec opcja dla osób, które korzystają z kilku kont pocztowych Gmail. Od jakiegoś czasu Google umożliwia korzystanie z kilku kont Gmail w jednej sesji przeglądarki, ale dużo wygodniej podpiąć je pod jedno główne konto.

Powyżej, to moje prywatne konto Gmail, do którego podpiąłem jeszcze trzy skrzynki, dwie na różne newslettery i wiadomości PR, a jedno konto firmowe Antyweb. Zdecydowałem się tutaj na opcję przekierowania poczty z tych kont na konto główne, wydaje mi się to wygodniejsza niż podpinanie poczty na sztywno, przez podawanie loginu i hasła.

Wystarczy tu w ustawieniach poczty, przejść do zakładki Przekierowanie i POP/IMAP, wskazać na jaki adres ma być przesyłana poczta oraz zdecydować, co ma się stać z wiadomością po przekazaniu - osobiście usuwam, można też zachować w odebranych lub zarchiwizować ją.

Z kolei na koncie głównym w ustawieniach konta, w zakładce Filtry i zablokowane adresy - definiujemy nowy filtr, według którego każda nowa poczta z danego adresu ma pomijać skrzynkę odbiorczą i od razu zapisywać się pod wybraną etykietą.

Wyszukiwanie dużych załączników w Gmail

Na Gmailu istnieje funkcja, która może ułatwić zarządzanie Twoimi wiadomościami. Mowa o możliwości wyszukiwania ich według rozmiaru. Z uwagi na limit 15 gigabajtów przestrzeni na przechowywanie, wielu użytkowników może napotkać problem z wyczerpaniem dostępnej przestrzeni, szczególnie gdy regularnie wysyłają lub odbierają duże załączniki. Wyszukując maile za pomocą polecenia "size: [liczba]mb" w Gmailu, można łatwo zidentyfikować wiadomości przekraczające określoną wielkość, na przykład 'size: 20MB'. W tym przypadku wyświetlą się wszystkie maile, które zajmują ponad 20 MB. To pozwala użytkownikom skutecznie zarządzać swoimi mailami, usuwać zbędne lub duże wiadomości, aby zoptymalizować wykorzystanie dostępnej przestrzeni.

Anulowanie newslettera bezpośrednio z Gmail

Denerwuje Cię natłok maili od firm, które bombardują Cię ofertami? Zrezygnowanie z subskrypcji wszystkich wiadomości bezpośrednio z Gmaila nie jest wprawdzie możliwe, ale istnieje sposób na anulowanie choćby części z nich. Wystarczy kliknąć w pasek wyszukiwania i wpisać 'unsubscribe'. W wynikach wyszukiwania pojawią się linki pozwalające wypisać się z niektórych newsletterów, co pozwoli zmniejszyć liczbę niechcianych wiadomości wpadających do Twojej skrzynki odbiorczej. Alternatywą dla polskich nadawców będzie fraza "zrezygnuj z subskrypcji".

Dodatkowe aliasy dla tego samego konta na Gmail

Choć Gmail narzuca pewne ograniczenia dotyczące aliasów, istnieją dwa sposoby pozwalające na tworzenie alternatyw. Maile będą dostarczane na główny adres, jeśli dodasz po nim znak plus lub kropkę. Na przykład, jeśli Twój podstawowy adres e-mail to jankowalski@gmail.com, nadal otrzymasz wiadomości, jeśli ktoś wyśle je na jankowalski+szefito@gmail.com lub jan.kowalski@gmail.com.