Gmail to obecnie najpopularniejsza poczta e-mail w Polsce. Według statystyk Gemiusa korzysta z niej obecnie blisko 22 mln internautów w Polsce (przez stronę i aplikację mobilną), następna poczta na WP.pl może pochwalić się 6,5 mln użytkowników, a podium zamyka Onet z 4 mln.
To dane łączne wszystkich osób, które korzystają z tych kont email przez stronę i aplikację mobilną, więc często się pokrywają. Śmiało jednak można powiedzieć, że jest to kilkanaście milionów użytkowników i podejrzewam, że jeszcze nie wszyscy z nich znają wszystkie funkcje tej najpopularniejszej poczty e-mail.
Jeśli poczta Gmail to dla nas tylko skrzynka e-mail do wysyłania i odbierania wiadomości, z pewnością u większości osób wygląda następująco:
Mamy tu standardowe foldery poczty po lewej stronie oraz podział na predefiniowane zakładki dla poczty głównej, powiadomień, wiadomości z serwisów społecznościowych czy ofert. Wystarczą jednak dwie zmiany w ustawieniach, by zamienić Gmaila na zaawansowaną platformę do komunikacji ze znajomymi czy rodziną.
W tym celu przechodzimy do ustawień (klikamy koło zębate w prawym górnym rogu), na samej górze wyświetlonego panelu wybieramy Chat i Meet, później klikamy Dostosuj i włączamy dostęp do Google Chat i Google Meet.
W rezultacie tych zmian w ustawieniach, po lewej stronie Gmaila uzyskamy dostęp do pojedynczych rozmów na czacie ze znajomymi czy rodziną, zarówno tekstowych jak i wideo oraz dodatkowo będziemy mogli tworzyć pokoje rozmów, do których będziemy mogli zapraszać większą liczbę osób do wspólnej konwersacji, dzielenia się plikami czy zadaniami.
Dodatkowo możemy się przenieść z rozwijanego menu po prawej (lub z tego linku) do osobnej dedykowanej aplikacji Google Czat, która wygląda zupełnie jak Gmail, ale zawiera tylko dostęp do czatu, pokoi i spotkań wideo.
W pierwszym zrzucie w tym wpisie mamy domyślny wygląd skrzynki odbiorczej z podziałem na predefiniowane zakładki. Trafia tam poczta według narzuconych kryteriów. Możemy jednak sami zmienić wyświetlanie skrzynki odbiorczej i segregować przychodzącą pocztę odkładaną na później lub do której chcemy wrócić za jakiś czas.
W tym celu w panelu ustawień w miejsce wyświetlania domyślnego wybieramy opcje - Wiele skrzynek odbiorczych i klikamy dostosowanie ich do własnych preferencji, domyślne są dość ograniczone.
Można tu tylko zdefiniować oznaczanie poczty gwiazdką lub skorzystać z automatycznego statusu wiadomości jako roboczej. Gmail ma jednak dużo więcej oznaczeń i ikon, z których możemy skorzystać:
Z tej listy możemy wybrać ikony i przyporządkować je do naszych skrzynek odbiorczych odpowiednio je oznaczając - w zależności od własnych potrzeb. Na przykład tak:
Na koniec zaznaczamy jeszcze wyświetlanie tych skrzynek po prawej stronie poczty, zapisujemy nowe ustawienia i w sekcji ustawień - Ogólne, ustawiamy wybrane wcześniej ikony do oznaczania przychodzącej poczty. Przesuwamy je metodą przeciągnij/upuść do sekcji - Używane, ustawiając je w kolejności dodatkowych skrzynek, które zdefiniowaliśmy wcześniej.
W ten sposób nasza skrzynka pocztowa podzielona została na główną i kilka dodatkowych.
Przychodzącą korespondencję możemy rozdysponować do dodatkowych skrzynek oznaczając je odpowiednimi ikonami.
Po wszystkim możemy już wszystkie wiadomości zaznaczyć i przenieść do archiwum, by oczyścić skrzynkę główną.
Skrzynka odbiorcza została więc pusta, Inbox Zero gotowe, a w każdej chwili możemy wrócić do ważnych wiadomości, które zawsze mamy pod ręką w dodatkowych skrzynkach po prawej.
Osoby, które wolą mieć jednak zupełnie czystą skrzynkę odbiorczą, mogą skorzystać z dodawania ważnej korespondencji do listy zadań, która również dostępna jest z poziomu Gmaila. Można w niej ustawić dodatkowy opis i datę z czasem, po upływie którego musimy do niej wrócić.
Odpowiednią opcję do dodawania do listy zadań, znajdziecie po otworzeniu danej wiadomości - w górnym menu - Dodaj do Listy Zadań.
Od dłuższego już czasu Google udostępnia na Gmailu funkcję znaną wcześniej z Inboxa, a mianowicie odkładanie przychodzącej korespondencji na później.
Możemy tu zdefiniować jej odłożenie na konkretny domyślny termin lub wybrać własne ustawienie dokładnego czasu i godziny, w której dana wiadomość wróci do naszej skrzynki głównej. Do tego czasu będzie odłożona w osobnym folderze - Odłożone.
W odwrotną stronę, czyli przy tworzeniu dopiero korespondencji również możemy ją zaplanować do późniejszego wysłania.
Tutaj również jest opcja wybrania zdefiniowanego już terminu lub wyboru własnego z kalendarza, według którego nasza wiadomość zostana wysłana.
Do tego czasu nasza zaplanowana poczta zapisuje się w folderze - Zaplanowane, gdzie jeszcze będziemy mogli ją edytować przed wysłaniem.
Ostatnią z nieco ukrytych opcji na Gmailu, z których być może jeszcze nie korzystaliście, a czasem mogą się okazać przydatne jest tryb poufny wysyłanych wiadomości (ikona kłódki z zegarem w dolnej części nowej wiadomości).
Możemy w nim ustawić termin ważności danej korespondencji, po którym zostanie ona skasowana u odbiorcy. Dodatkowo można umożliwić jej odczytanie tylko po podaniu hasła, które zostanie wysłane odbiorcy w wiadomości SMS - trzeba podać jego numer przed wysyłką. Jeśli zaznaczymy brak hasła, a odbiorca nie korzysta z Gmaila, otrzyma kod dostępu w osobnej wiadomości e-mail.
Wiadomość taka nie będzie możliwa do skopiowania, drukowania, przekazywania dalej czy pobierania. Można oczywiście zrobić nadal zrzut ekranu, jednak wiadomość jako taka wysyłana będzie w trybie tylko do odczytu.
Na koniec opcja dla osób, które korzystają z kilku kont pocztowych Gmail. Od jakiegoś czasu Google umożliwia korzystanie z kilku kont Gmail w jednej sesji przeglądarki, ale dużo wygodniej podpiąć je pod jedno główne konto.
Powyżej, to moje prywatne konto Gmail, do którego podpiąłem jeszcze trzy skrzynki, dwie na różne newslettery i wiadomości PR, a jedno konto firmowe Antyweb. Zdecydowałem się tutaj na opcję przekierowania poczty z tych kont na konto główne, wydaje mi się to wygodniejsza niż podpinanie poczty na sztywno, przez podawanie loginu i hasła.
Wystarczy tu w ustawieniach poczty, przejść do zakładki Przekierowanie i POP/IMAP, wskazać na jaki adres ma być przesyłana poczta oraz zdecydować, co ma się stać z wiadomością po przekazaniu - osobiście usuwam, można też zachować w odebranych lub zarchiwizować ją.
Z kolei na koncie głównym w ustawieniach konta, w zakładce Filtry i zablokowane adresy - definiujemy nowy filtr, według którego każda nowa poczta z danego adresu ma pomijać skrzynkę odbiorczą i od razu zapisywać się pod wybraną etykietą.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
