W jaki sposób freelancer może przyjmować płatności od klientów z zagranicy?

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.
Freelancerzy, którzy prowadzą działalność gospodarczą i współpracują z klientami spoza Polski, stają przed dylematem w jaki sposób przyjmować od nich płatności. Pojawiają się takie pytania: Ile kosztują przelewy międzynarodowe? Czy opłaca się posiadać konto walutowe? A może najlepszy sposób płatności to PayPal lub inny system płatności online? Odpowiedzi znajdziecie w prostym poradniku od inFaktu.

Jeśli jesteś freelancerem i rozpoczynasz współpracę z zagranicznym kontrahentem możesz zakładać, że to klient decyduje o tym w jaki sposób przesyłana jest zapłata. Warto jednak wcześniej sprawdzić ile kosztuje przesłanie kwoty w proponowany sposób oraz która strona ponosi konieczne opłaty. Wówczas może okazać się, że są bardziej opłacalne możliwości.

Istnieją liczne sposoby rozliczeń z klientami zagranicznymi

Freelancerzy, którzy otrzymują zlecenia od zagranicznych kontrahentów mogą wykorzystać niezliczone formy płatności, które istnieją na rynku. W praktyce, najczęściej freelancerzy rozliczają się ze swoimi klientami wykorzystując:

• przelew bankowy na rachunek w Polsce (złotówkowy lub walutowy),
• zagraniczne systemy płatności internetowych np. PayPal,
• krajowe systemy płatności on-line np. Transferuj.pl, PayLane.pl.

Trudno jednak uznać którąkolwiek z tych płatności za optymalną dla każdego rodzaju transakcji. Dobór właściwej formy płatności zależy od charakteru transakcji, kwoty, a także kraju pochodzenia kontrahenta oraz przyjętych zwyczajów. Znajomość różnic między tymi formami płatności pozwoli ograniczyć opłaty i prowizje oraz koszty związane z przewalutowaniem środków.

Czytaj dalej poniżej

Platforma handlowa MyBaze.com wchodzi do Polski Marcin Kamiński

Multikino idzie pod młotek. Kto się połasił na sieć kin? Maciej Sikorski

Przelewy bankowe są skomplikowane, ale korzystne w transakcjach europejskich

Naturalnym sposobem przyjęcia płatności może się wydawać rachunek bankowy. Trudno sobie wyobrazić bank, który nie przyjmuje zagranicznych przelewów, więc taki sposób zapewne zadziała. Skorzystanie z niego wymaga jednak pewnej podstawowej wiedzy.

W dużym uproszczeniu, istnieją dwa standardy przelewów zagranicznych, według których banki w różnych krajach rozliczają się ze sobą: SWIFT i SEPA.

Oba standardy mają tę wadę, że wymagają podania wielu danych na etapie zlecenia przelewu. Przede wszystkim, wymagają wskazania kodu BIC banku (zwanego też numerem SWIFT) oraz numeru rachunku w formacie IBAN, a czasem nawet kodu statystycznego transakcji. Nie zawsze te wszystkie dane są podane w systemie transakcyjnym tak, by można było je podać kontrahentowi, a wówczas trzeba je po prostu znaleźć. W związku z dużą liczbą danych realizowanie przelewu zagranicznego może być niewygodne i prowadzić do błędów.

Przelewy SWIFT – dostępne w prawie wszystkich krajach, ale drogie i nieprzewidywalne

SWIFT jest międzynarodowym standardem, który umożliwia realizowanie i przyjmowanie przelewów z banków na całym świecie. Przelew w tym systemie działa w taki sposób, że polecenie przelewu od zleceniodawcy jest najpierw kierowane do banku pośredniczącego, który przekazuje polecenie wypłaty środków do banków odbiorcy. Banków pośredniczących może jednak pojawić się więcej niż jeden, a każdy z nich może pobrać opłatę za pośrednictwo.

Przelewy realizowane w systemie SWIFT charakteryzują się możliwością wybrania klauzuli podziału kosztów między zleceniodawcą a odbiorcą:

• OUR – wszystkie koszty ponosi zleceniodawca przelewu, odbiorca otrzymuje przelew o wartości wskazanej w zleceniu;
• SHA – koszty są dzielone między zleceniodawcą a odbiorcą w ten sposób, że zleceniodawca płaci za realizacje przelewu w swoim banku, a odbiorca płaci koszty banków pośredniczących;
• BEN – wszystkie koszty ponosi odbiorca przelewu.

Najczęściej stosowaną klauzulą jest klauzula SHA. Niestety, jeśli freelancer nie uzgodni tego jasno z kontrahentem, to nie może mieć pewności, jaką klauzulę zastosuje kontrahent. Jeśli kontrahent wybierze klauzulę BEN, cały ciężar finansowy realizacji przelewu SWIFT przeniesie na freelancera, a otrzymany przelew będzie znacząco uszczuplony przez prowizje bankowe i opłaty. Co gorsza te opłaty nie są znane z góry, ponieważ trudno ustalić liczbę banków pośredniczących, które będą uczestniczyć w transakcji.

Z reguły koszt przyjęcia przelewu w systemie SWIFT przy klauzuli SHA waha się od 20 do 100 złotych, przy czym górna granica to zazwyczaj 400 zł. Opłata jest uzależniona od wysokości wysłanej kwoty – im wyższa kwota płatności, tym wyższe koszty. Oczekiwanie na przelew może trwać nawet kilka dni roboczych.

SEPA – dobry sposób rozliczeń z kontrahentami z krajów europejskich

Drugim standardem używanym przez banki do realizacji przelewów międzynarodowych jest SEPA. Jest to skrót od Single Euro Payment Area i jest przeznaczony do dokonywania przelewów w euro. Jest to najnowsza forma rozliczeń o zasięgu europejskim. Standard jest obsługiwany przez większość banków z krajów UE, a także Norwegii, Liechtensteinu, Islandii, Szwajcarii oraz niektórych terytoriów zależnych od krajów członkowskich UE.

System jest korzystny zarówno dla przyjmującego, jak i zlecającego płatność. Z punktu widzenia odbiorcy, przyjęcie przelewu SEPA nie wiążę się z dodatkowymi opłatami. Z perspektywy zlecającego koszt przelewu w tym systemie jest niewiele wyższy od zlecenia krajowego przelewu i zazwyczaj nie zależy od kwoty (taka sama opłata za przesłanie 100€, jak i 1000€). Niestety, ograniczeniem jest zasięg terytorialny (tylko kraje Europy) oraz waluta rozliczeniowa (tylko euro).

Dla przykładu, w Polsce opłaty za zlecenie realizacji przelewu w systemie SEPA zaczynają się od 5 zł (mBank, BZ WBK i inne banki). System SEPA jest również znacznie szybszy od systemu SWIFT – przelewy docierają zazwyczaj w ciągu 1-2 dni roboczych.

Rachunek walutowy pomoże zaoszczędzić na przewalutowaniu

W przypadku przyjmowania przelewów zagranicznych na rachunek złotówkowy, należy się jednak liczyć z kosztem przewalutowania środków na złotówki przez bank. W tym celu banki stosują własne tabele kursów, które odbiegają od tych podawanych przez NBP. Różnica w kursach walut stanowi zarobek banku na operacji i jest to kolejny koszt, który musi ponieść freelancer odbierając płatność z zagranicy.

Dlatego innym wariantem dla przyjmowania przelewów zagranicznych jest przyjmowanie ich nie na rachunek złotówkowy, a na dedykowany rachunek walutowy np. w dolarach lub euro. O ile koszty przyjmowania przelewów w systemie SWIFT również mają wtedy zastosowanie, o tyle dzięki temu można zaoszczędzić na kosztach przewalutowania.

Środki z rachunku walutowego można wypłacić w banku i wymienić po znacznie korzystniejszym kursie w kantorze, a później np. wpłacić z powrotem na rachunek złotówkowy. Oprócz tego, coraz popularniejsza staje się wymiana walut w kantorach internetowych, co pozwala zaoszczędzić czas.

Aby porównać korzyści z takiej operacji, można skorzystać z kalkulatora oferowanego jeden z kantorów internetowych. Np. sprzedaż 1000 dolarów w jednym banków przyniesie 3 085,70 zł (wg oficjalnego kursu z dnia 31 lipca 2013 wynoszącego 3,0857). Natomiast gdyby 1000 dolarów wymienić w kantorze internetowym, można uzyskać nawet ok. 100 zł więcej.

Rachunek walutowy warto mieć w tym samym banku, w którym jest prowadzony rachunek złotówkowy. Wiele banków umożliwia założenie dodatkowego rachunku walutowego za darmo. Należy jednak wystrzegać się jednej operacji – przelewania kwot z rachunku walutowego na rachunek złotówkowy w innym polskim banku. Wiele banków traktuje taką operację jak przelew międzynarodowy, co wiąże się z wysokimi opłatami i prowizjami. Na przykład w mBanku – zgodnie z taryfą prowizji i opłat dostępnej na stronie banku 31 lipca 2013 – koszt takiego przelewu wyniesie 0,25% kwoty (min. 20,00 zł, a maksymalnie 200,00 zł).

PayPal jest popularny, ale nie należy do tanich

Korzystanie z systemów płatności internetowych, takich jak PayPal, jest bardzo popularne za granicą, szczególnie w USA. W związku z tym, że PayPal jest kojarzony przez użytkowników na prawie całym świecie, jest on często wykorzystywany przez freelancerów do przyjmowania zapłat od zagranicznych kontrahentów.

Niestety, popularność serwisu PayPal ma swoją cenę. Prowizje i opłaty za korzystanie z tego systemu nie należą do niskich. Mogą (choć nie muszą) w niektórych wypadkach przewyższać koszty związane z przyjęciem zagranicznego przelewu bankowego, szczególnie przy wyższych kwotach.

Zgodnie z informacjami dostępnymi w serwisie PayPal.pl (na dzień 31 lipca 2013), opłaty związane z przyjęciem płatności zależą od kraju, z którego pochodzi płatność. Przykładowa tabela płatności kształtuje się następująco:

Oprócz tego, płatność PayPala może (ale nie musi) zostać przewalutowana w ramach serwisu, co wiąże się z kolejnymi kosztami. PayPal deklaruje, że kurs różni się maksymalnie o 4% od hurtowych kursów wymiany i jest w nim zawarta prowizja za przewalutowanie. Oczywiście, nie ma konieczności przewalutowania w ramach PayPala, ale może okazać się, że nie będzie innego wyjścia, aby uzyskać gotówkę „w kieszeni”.

Niestety, w PayPalu nie ma możliwości wypłaty kwoty w obcej walucie na polski rachunek bankowy, nawet jeśli jest to rachunek walutowy. Przy dodaniu rachunku bankowego z Polski, PayPal przyjmuje jako walutę rozliczeniową złotówki i nie można tego zmienić. W związku z tym wypłata z walutowego salda PayPal (np. wyrażonego w USD) oznacza konieczność przewalutowania w ramach PayPala, jeśli wypłata ma nastąpić na rachunek bankowy w Polsce. Możliwe jest jednak wypłata środków na kartę kredytową, gdzie takiego ograniczenia nie ma.

Wypłata środków z PayPala jest bezpłatna i nie ma minimalnej kwoty wypłaty.

Polskie systemy płatności on-line mogą przerzucić koszt przewalutowania na kontrahenta

Kolejnym sposobem na przyjmowanie płatności od zagranicznych kontrahentów jest skorzystanie z jednego z krajowych systemów płatności on-line, np. Transferuj.pl, PayU, PayLane lub podobnych.

Do przyjmowania takich płatności należy obowiązkowo udostępnić możliwość płatności kartami. Jednocześnie warto wyłączyć wszystkie pozostałe sposoby płatności, które dla zagranicznych kontrahentów będą zupełnie niezrozumiałe.

Gdy kontrahent zapłaci kartą, kwota z waluty lokalnej klienta zostanie przeliczona na kwotę w złotówkach. Kosztami przewalutowania jest zatem obciążany właściciel karty. Koszt zależy od banku, z którego korzysta klient, a także instytucji wydającej kartę (VISA, Mastercard). Niektóre banki wydające karty rezygnują z dodatkowych opłat.

Dużą zaletą odbierania płatności kartą w przypadku polskich systemów płatności on-line są niższe prowizje niż w przypadku PayPala. Prowizje warto sprawdzić bezpośrednio na stronach systemów płatności online. Np. w ramach DotPay jest to 2,8% nie mniej niż 0,30 PLN, zaś w przypadku Transferuj.pl jest to 2,5% + 0,19 PLN.

Jeśli freelancer chciałby skorzystać z tego sposobu, powinien sprawdzić, czy dany system oferuje panel do realizowania płatności w języku kontrahenta. Na przykład panel realizowania płatności Transferuj.pl jest dostępny w języku polskim, angielskim i niemieckim.

Wadą zastosowania krajowych systemów płatności on-line jest to, że nie są one znane za granicą, co może budzić obawy kontrahentów przed skorzystaniem, a zwłaszcza podaniem danych karty kredytowej. Dla freelancera natomiast jest korzystne to, że koszt przewalutowania środków ponosi klient, a ponadto prowizje polskich serwisów są niższe niż np. zagranicznego serwisu PayPal.

Decyzja klienta może okazać się decydująca

Freelancerzy, którzy chcą przyjmować płatności od zagranicznych zleceniobiorców muszą liczyć się z tym, że koszt przyjęcia płatności jest wyższy od kosztów przelewów krajowych. Może jednak się zdarzyć, że sposób transferu płatności wybiera klient i ta kwestia nie podlega negocjacjom. Np. może chcieć korzystać z PayPala z uwagi na wygodę i bez względu na koszty. W związku z tym warto ewentualne koszty skonsultować z klientem i uwzględnić w wynegocjowanej stawce za wykonanie zlecenia.

A Wy jakie znacie sposoby przyjmowania płatności od klientów spoza Polski? Podzielcie się w komentarzach :)

Zdjęcie pochodzi z serwisu Shutterstock.