Telestartup - Techniki Produktywności - Jak Anty-pracować Efektywniej?

Autorem tekstu jest Michał Śliwiński

Dzisiaj chciałbym kontynuować wątek telepracy lub "antypracy" zaczęty na Antywebie tutaj i ostatnio tutaj. Tym razem, jako że zajmuję się na co dzień produktywnością, chciałbym podzielić się kilkoma "technikami", które pomagają mi i mojemu zespołowi pracować efektywniej. Nie mamy wspólnego biura tylko pracujemy wszyscy z domu.

Praca z domu łatwa nie jest...

Praca z domu wymaga lepszej koncentracji, determinacji i przede wszystkim dużo samozaparcia. Szczególnie jeśli w domu nie mieszka się samemu (ale z wesołą rodzinką) i jak się nie ma dedykowanego "biura domowego" w którym można się zamknąć i wyciszyć. Ale da się. I ja nie wyobrażam sobie pracy w "normalnym biurze" i sam zaczynałem od biurka pokątem w salonie małego mieszkanka dwupokojowego. Ale od początku.

1. Trzeba "zaznaczyć", że jest się "w pracy"

Obecnie pracuję w dedykowanym pokoju, które jest moim biurem domowym. Jeśli tam jestem, jasne jest, że pracuję. Wtedy domownicy mi nie przeszkadzają. Co więcej, jeśli tam wchodzę wieczorem, to moja żona robi się zła... bo wtedy jest czas dla rodziny a nie na pracę :-)

Czytaj dalej poniżej

Google Store: internetowy gigant przymierza się do własnych sklepów Maciej Sikorski

Najpierw dostępność, później ceny (felieton) Konrad Kozłowski

Jednak jak pracowałem przy biurku we "wspólnej części domu" to udawało mi się skupić dzięki kilku małym "trickom".

Po pierwsze, najlepiej, jeśli biurko do pracy NIE znajduje się w sypialni... bo wtedy bardzo łatwo wrócić do łóżka na małą drzemkę... i pokój ten ma kojarzyć się z odpoczynkiem a nie pracą.

Po drugie, warto swoje biurko "zainstalować" jakoś w rogu i móc je "zwinąć" na wieczór. Ja wykorzystałem "sekretarzyk" z Ikei do tego. Dzięki temu mogłem "zamknąć" moje biuro na wieczór i czułem się znowu jak w domu.

Co więcej, na czas pracy zakładałem "badge" - czyli taką etykietkę, że jestem w pracy. Był to znak dla mnie i dla domowników, że ja pracuję.

2. Dzielenie dnia na pół

Kolejna sprawa to dzielenie dnia nia pół. Jako zarządzający firmą szczególnie mam problem, że ciągle ktoś coś ode mnie chce... i to dobrze, ale nie do końca OK jest jeśli nie mam czasu "dla siebie" na własną "kreatywną pracę" i tylko odpowiadam na zapytania innych. Po miesiącu takiej pracy (miałem taki czas jak firma mi się trochę "rozrosła") zdecydowałem się to zmienić.

Czytałem gdzieś o szefie, który przychodził do biura i zamykał się w nim... po to aby o 12 w południe je otworzyć dla pracowników, sygnalizując tym samym, że może teraz przyjmować ich u siebie i jest "otwarty". Tak samo robię ja. Nie sprawdzam maila, Twittera, Facebooka i innych narzędzi komunikacji do 12 w południe. Owszem, jestem pod telefonem i SMSem ale poza tym mnie nie ma. Dopiero później odbieram wszystko i wtedy jestem już do "dyspozycji" zespołu. Do 12 w południe od 6 rano to czas dla mnie.

3. Technika "Pomidora"

Szczególnie jak trudno mi się skupić... a każdy z nas ma takie dni... używam chętnie techniki "Pomidora", której nazwa wywodzi się z tego fajnego "zegarka kuchennego" który ticka, aż upłynie czas. Technika polega na tym, że wybieram sobie zadanie do zrobienia, ustawiam czas 25 minut na takim zegarku kuchennym (lub na aplikacji na iPhone) i odpalam zegarek. On fajnie ticka i zmusza mnie do koncentracji i daje znać, że "czas ucieka".

Wbrew pozorom to bardzo fajnie działa. Po 25 minutach okazuje się, że to co było trudne lub prawie nie do zrobienia, zostało "rozwalone". Wtedy robię sobie 5 minut przerwy... i biorę się za kolejne 25-minutowe zadanie.

4. Nie-kalendarz

Często aby się "zorganizować", używamy kalendarza i wpisujemy tam dzielnie co chcemy kiedy zrobić... i przeważnie są to po prostu pobożne życzenia. Technika "nie-kalendarza" podchodzi do sprawy inaczej... dokładnie od drugiej strony.

Czyli do kalendarza na konkretne godziny wrzucam to co musi się stać (spotkania, zawiezienie dziecka do przedszkola, wizyty, etc.) oraz to co bym chciał fajnego robić, czyli: bieganie, ćwiczenia, spotkania ze znajomymi...

Resztę miejsc zostawiam pustych. W te miejsca, podzielone na 30 minutowe pola, wpisuję na bieżąco co zrobiłem i nad czym pracowałem. Dzięki temu na koniec tygodnia widzę jak mi szło, co się udało, co nie i jak spędziłem mój cas. Co więcej, dzięki tym pustym miejscom wiem ile mam czasu na jedne lub drugie zadanie. Sprawdza się to wyśmienicie.

5. Komunikujemy się przez zadania... a nie e-maila

Ostatnia sprawa wydaje się oczywista ale nie jest. W końcu budujemy narzędzie do zarządzania projektami i właśnie je używamy do pracy w zespole. Chodzi o to, że zamiast wysyłać emaile, tworzymy zadania dla siebie i delegujemy je do siebie lub innych we współdzielonych projektach i komentujemy je. To daje nam poczucie przejrzystości, klarowności i żadna informacja nie znika gdzieś w mailu.

Co więcej, dzielimy większość firmowych projektów z całym zespołem, dzięki temu czasami ktoś, kto bezpośrednio nie jest związany z danym projektem czasami włączy się w dyskusję i ma fajny pomysł... lub wie to, czego osoba oddelegowana do zadania akurat nie wie lub nie umie.

Oto moje 5 wskazówek, jakie są wasze?

Te 5 technik używam codziennie w pracy i bardzo mi pomagają "antypracować" na odległość z domu i zarządzać kilkunastoosobowym zespołem "z dystansu". Wiem jednak, że wśród czytelników Antyweba jest wiele osób zarządzających większą ilością osób i też pracujecie z domu - dajcie znać co Wam się sprawdza i co Wam pomaga ogarnąć chaos i skupić się na załatwianiu spraw.

Obrazek.

Michał Śliwiński (@MSliwinski) jest właścicielem aplikacji internetowej do zarządzania czasem i projektami "Nozbe", używanej codziennie przez dziesiątki tysięcy osób na całym świecie (głównie w USA i Japonii). Jego pasją jest produktywność, dlatego też wydaje darmowy magazyn "Productive! Magazine". Ma ambitne plany, dlatego aktywnie poszukuje programistów (i osób od marketingu) do swojego "pracującego na odległość" zespołu. Jeśli chcesz spróbować pracy w jego zespole, daj znać!