Samochód w firmie – 7 zagadnień, które warto znać

Zakup samochodu osobowego to niejednokrotnie konieczność, która pozwala na profesjonalne prowadzenie działalności. Niezależnie jednak od tego czym taki krok został podyktowany, auto w firmie wymaga odpowiedniego rozliczenia. Warto więc poznać pewne podstawowe zagadnienia, które tego dotyczą.

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

1. Kiedy możesz rozliczyć samochód w firmie?

Na początek kwestia absolutnie zasadnicza, czyli kiedy przedsiębiorca ma w ogóle szansę rozliczyć samochód w firmie? Prawo do wykorzystywania i rozliczania kosztów pojazdu istnieje praktycznie w każdej działalności. Konieczne jest jedynie udowodnienie zasadności wprowadzenia samochodu do firmy. Nie powinno to jednak stanowić żadnego problemu.

Wystarczy już sam fakt, że np. grafik dojeżdża na spotkania z klientem, do biura czy na szkolenia. Istotne by samochód służył do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli tak się jednak nie dzieje, to jego rozliczenie w firmie najpewniej zakwestionują urzędnicy.

Czytaj dalej poniżej

9 wydatków, które działając w branży IT można wrzucić w koszty Grzegorz Marczak

Jakie istotne decyzje należy podjąć przed założeniem firmy? Cz. 2 Grzegorz Marczak

2. Jakie wydatki na samochód masz prawo rozliczyć?

Zaliczanie firmowych wydatków do kosztów prowadzenia działalności to postępowanie pozwalające obniżyć podatek dochodowy do zapłaty. Jak wygląda to w przypadku samochodu osobowego? Otóż przepisy dają prawo zaliczenia do kosztów m.in. wydatków na paliwo, parking, zakupu części zamiennych (np. opon), opłat za przejazdy autostradami, czy też usług serwisowych.

Kosztem mogą być również odsetki od raty kredytu na zakup pojazdu. Dzieje się tak jednak wyłącznie, kiedy zakupiony samochód stanowi majątek firmowy (tj. został wprowadzony do środków trwałych). Ale o tym już w kolejnym punkcie.

3. Koszty samochodu - czym różni się kilometrówka od auta firmowego?

Generalnie sposób rozliczenia pojazdu zależy od tego czy przedsiębiorca zdecyduje się na jego wprowadzenie do majątku firmy, czy też postanowi wykorzystać w niej swój samochód prywatny.

Wprawdzie wydatki auta samochodu można rozliczać w obu przypadkach to jednak nie w identyczny sposób. W przypadku samochodu firmowego można to robić w całość, z kolei przy samochodzie prywatnym jedynie do limitu określonego kilometrówką (określa maksymalną wysokość kosztów, które można rozliczyć w danym okresie).

Chcecie poznać więcej szczegółów dotyczących wyboru pomiędzy samochodem firmowym, a kilometrówką? Zapraszamy do obejrzenia poniższego materiału.

4. Trzy sposoby na sfinansowanie zakupu samochodu (gotówka, leasing, kredyt)

Najprostszym rozwiązaniem jest zakup samochodu za gotówkę – oczywiście o ile przedsiębiorca może sobie na to pozwolić. Jeśli jednak nie dysponuje odpowiednią ilością pieniędzy lub nie chce jednorazowo wydawać znacznej sumy na ten cel może wybrać leasing albo kredyt bankowy.

Podstawowa różnica pomiędzy zakupem samochodu na kredyt, a wzięciem go w leasing operacyjny odnosi się do rozliczenia kosztów. Przedsiębiorca decydujący się na kredyt może rozliczyć w firmie zapłacone odsetki od rat, prowizje, opłaty manipulacyjne i opłaty dodatkowe, wydatki związane z eksploatacją auta, a także koszt zakupu pojazdu (w postaci odpisów amortyzacyjnych). Dodatkowo możliwe jest rozliczenie VAT-u zawartego w cenie zakupu.

A jak to wygląda w przypadku leasingu operacyjnego? Tutaj identycznie jak przy kredycie możliwe jest rozliczanie kosztów pojazdu bez ograniczeń. Główna zaleta leasingu to prawo ujęcia w kosztach raty leasingowej. Pozwala to na większą oszczędność w kontekście podatku dochodowego. Należy również zwrócić uwagę na większą dostępność leasingu dla firm z niewielkim stażem rynkowym albo dopiero rozpoczynających działalność, niż ma to miejsce w przypadku kredytu.

Zastanawiacie się nad wyborem pomiędzy kredytem a leasingiem? Sprawdźcie krótkie porównanie.

5. Jak ustalić wartość początkową pojazdu?

Osoba która zdecyduje się wprowadzić samochód prywatny do majątku firmowego ma obowiązek m.in. ustalenia jego wartości początkowej. To istotne ze względu na zapisywane w kosztach odpisy amortyzacyjne. Wartość początkową ustala się na podstawie:

• kwoty zakupu z faktury, rachunku, umowy kupna – jeśli przedsiębiorca posiada takie dokumenty,
• ceny rynkowej analogicznych pojazdów – w przypadku, gdy nie ma żadnych dokumentów stwierdzających wartość początkową.

Co istotne wartość początkową można zwiększyć o pewne wydatki dokonane jeszcze przed wprowadzeniem samochodu do firmy np. opłatę za rejestrację, ubezpieczenie, montaż instalacji gazowej, itp.

6. Czy auto należy zarejestrować „na firmę”?

Wśród części przedsiębiorców utarło się przeświadczenie, że rozliczenie samochodu możliwe jest jedynie w sytuacji, gdy w dowodzie rejestracyjnym zostały wpisane dane firmowe. Taka konieczność nie dotyczy jednak jednoosobowych działalności gospodarczych.

W dowodzie rejestracyjnym nie tyle mogą, co muszą znaleźć się wyłącznie dane właściciela firmy jako osoby prywatnej. Nie przeszkadza to jednak w rozliczeniu pojazdu w działalności. Dodatkowo koszty rejestracji auta na osobę prywatną można wliczyć do wartości początkowej samochodu.

7. Odliczenie VAT zależy od sposobu użytkowania

Z początkiem kwietnia w życie weszły nowe przepisy dotyczące m.in. odliczania VAT od samochodów osobowych. Zgodnie z nimi wysokość odliczenia zależy od sposobu użytkowania pojazdu. Co za tym idzie przedsiębiorca może odliczyć:

• 50% VAT – w przypadku, gdy wykorzystuje auto w tzw. systemie mieszanym (służy zarówno do celów firmy, jaki prywatnych),
• 100% VAT – jeśli samochód używany jest jedynie na potrzeby działalności gospodarczej.

Odliczenie pełnego VAT-u wymaga również spełnienia pewnych dodatkowych warunków. Przede wszystkim przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu tylko do celów VAT i zgłosić auto do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Wskazane jest również, aby w firmie wprowadzić np. regulaminy zakazujące używania samochodu do celów prywatnych.

Niestety obowiązujące przepisy nie dają prawa odliczania pełnego VAT-u, kiedy przedsiębiorca, prowadzi firmę w miejscu zamieszkania (nawet jeśli spełni wszystkie konieczne wymagania). W opinii urzędników to sytuacja, w której nie ma szans jednoznacznie stwierdzić, że pojazd używany jest wyłącznie w działalności.

A jakie są Wasze doświadczenia dotyczące wykorzystania samochodu osobowego w firmie? Podzielcie się nimi w komentarzach ;)

Foto Front side view of black car driving fast via Shutterstock.