Planujesz założyć software house? Zacznij od tych kilku prawnych kroków!

Autorem tekstu jest Arkadiusz Szczudło, adwokat, wspólnik w kancelarii Creativa Legal.

Najpierw rzeźba, a w zasadzie forma (prawna)

Jedną z kluczowych decyzji na start jest wybór formy prawnej, w jakiej planujesz działać. W praktyce do wyboru masz kilka opcji:

1. jednoosobowa działalność gospodarcza – sytuacja jest prosta: za wszystko odpowiadasz samodzielnie i całym swoim majątkiem,
2. spółka cywilna – spółka cywilna nie ma osobowości prawnej – za jej zobowiązania odpowiadają wspólnicy solidarnie, jak w małżeństwie,
3. spółka osobowa – jawna albo partnerska – wspólnicy odpowiadają za zobowiązania solidarnie ze spółką,
4. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).

Najpopularniejszym wyborem jest sp. z o.o.

Dlaczego?

Spółkę z o.o. w najprostszej formie możesz założyć online i to w czasie 24-48 godzin, nie wymaga wysokiego kapitału zakładowego (minimum to 5 000 zł) oraz ponoszenia wysokich opłat związanych z założeniem i rejestracją, wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne, a wspólnicy ponoszą ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki - w przypadku, gdy spółka ma zobowiązania mogą odpowiadać tylko do wysokości wniesionego wkładu.

Wady?

Przede wszystkim obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (czyli wyższe koszty obsługi księgowej na start i więcej formalności przy transakcjach), „podwójne” opodatkowanie (zyski spółki zoo są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób prawnych, dodatkowo wspólnicy pobierający dywidendę muszą także odprowadzić od niej podatek).

Dla pełnej świadomości i zabezpieczenia (zwłaszcza, jeśli na wnosisz do spółki prawa autorskie czy inny wkład inny niż pieniądze) nie zaszkodzi przed startem zasięgnąć także opinii doradcy podatkowego.

Czytaj dalej poniżej

Wirtualna Polska kupiła benchmark.pl Mirosław Mazanec

Poznaj historię SchoolUP, szkoły marketingu gdzie uczysz się aktywnie Grzegorz Marczak

Zadbaj o prawa autorskie i własną markę

Sukces i naśladowcy mogą przyjść szybciej niż się spodziewasz, dlatego warto od razu zadbać o swoją własność intelektualną.

Po pierwsze, warto zarejestrować nazwę i logo jako znak towarowy. Zyskasz prawną ochronę i wyłączność na ich stosowanie. Pomimo poniesionych koszów rejestracji, w dłuższej perspektywie skorzystasz na tym finansowo – znak towarowy stanowi element aktywów firmy i można go amortyzować. Koszty rejestracji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Po drugie, prawa autorskie do tego, co już zostało stworzone (np. wniesienie ich do spółki w formie aportu) oraz do utworów (kodów, grafiki, dokumentacji), które dopiero będziesz tworzyć.

O prawa autorskie należy zadbać na dwóch płaszczyznach:

1. świadomego zarządzania ich przeniesieniem na klientów lub udzieleniem licencji (oba modele mają swoje plusy i nadają się do zastosowania w różnych sytuacjach),
2. zabezpieczenia tych praw na swoją rzecz w relacji ze swoimi podwykonawcami lub współpracownikami oraz pracownikami.

Autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego obejmują prawo do:

1. trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,
2. tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała.
3. rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii.

Powyższe prawa możesz zarówno przenieść na swojego klienta, jak i udzielić mu jedynie licencji na korzystanie ze stworzonego przez Twój software house oprogramowania w ograniczonym zakresie, celach i przez oznaczony z góry czas.

Jeżeli zamierzasz tworzyć team w oparciu o współpracę B2B, zadbaj o przeniesienie przez swoich współpracowników całości autorskich praw majątkowych na Twój software house. Jeśli zamierzasz zatrudniać pracowników – zawrzyj w ich umowach o pracę obowiązek tworzenia utworów w rozumieniu Prawa autorskiego (i wskaż, że wynagrodzenie za ich stworzenie mieści się w ramach wynagrodzenia za pracę albo zastosuj dodatkowe wynagrodzenie), a prawa przejdą automatycznie na Ciebie.

I uwaga – w przypadku praw autorskich wszystkie uzgodnienia muszą być potwierdzone na piśmie!

Wynagrodzenie

Kwestie finansowe są bez wątpienia jednym z bardziej newralgicznych aspektów współpracy z klientami, dlatego warto już na starcie mieć pomysł na to, w jakich modelach chcesz się rozliczać.

Co radzimy? Sporządzać kosztorysy, w których od razu zostanie przewidziane miejsce zarówno na Twoje koszty, jak i potencjalne koszty dodatkowe (zakup licencji, dojazdy do klienta, szkolenia dla jego pracowników).

Warto także powiązać moment przeniesienia praw autorskich na klienta z zapłatą wynagrodzenia, czyli przenosić prawa autorskie do stworzonych dzieł dopiero po otrzymaniu zapłaty pełnej kwoty wynagrodzenia.

Zakaz konkurencji

Realizacja projektów będzie wiązała się ze stałymi kontaktami Twojego teamu z klientami. Stąd opłaca się już na początku zadbać o uzgodnienie i wprowadzenie do umów z pracownikami lub współpracownikami zakazu konkurencji.

Zakaz konkurencji to zobowiązanie do niepodejmowania pracy, niewykonywania umowy o podobnej lub takiej samej treści na rzecz innych podmiotów (w tym Twoich klientów) lub także do nieprowadzenia innej działalności konkurencyjnej wobec Twojej firmy.

Zakaz konkurencji może obowiązywać zarówno w trakcie zatrudnienia lub współpracy, jak i po ich ustaniu. Jego złamanie może wiązać się z koniecznością zapłaty kary umownej lub odszkodowania.

Co jednak szczególnie istotne – jeśli zakaz konkurencji ma obowiązywać także po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy – musisz wypłacić objętemu nim pracownikowi lub zleceniobiorcy (ale innemu przedsiębiorcy już niekoniecznie) stosowne odszkodowanie (wynagrodzenie).

RODO i bezpieczeństwo

Zgodność z RODO to nie tylko irytujące pop-up’y z informacją o cookiesach, ale istotny element biznesu.

Po pierwsze, wdrożenie zabezpieczeń danych osobowych automatycznie przyczyni się do wzrostu bezpieczeństwa wszystkich Twoich informacji i tajemnic handlowych – oraz Twoich klientów.

Po drugie, świadome zarządzanie dostępami do informacji i gwarancje bezpieczeństwa mogą być tym, co pozwoli wyróżnić się Twoim produktom na rynku.

Warto zatem już od początku myśleć i wspominać klientom o tym, że Twój profesjonalizm to nie tylko dobrze i przyjaźnie dla użytkownika zaprojektowana apka, ale także wysoki standard bezpieczeństwa Twoich i jego poufnych danych.

Podsumowując...

Założenie software house’u to nie czarna magia, ale warto podejść do tematu rozważnie, aby nie popełnić prawnych błędów na start. Natomiast przedstawione w artykule kroki nie tylko pozwolą Ci założyć software house, ale także będą fundamentem pod jego utrzymanie i rozwój.