Planujesz założyć software house? Zacznij od tych kilku prawnych kroków!

Autorem tekstu jest Arkadiusz Szczudło, adwokat, wspólnik w kancelarii Creativa Legal.

Najpierw rzeźba, a w zasadzie forma (prawna)

Jedną z kluczowych decyzji na start jest wybór formy prawnej, w jakiej planujesz działać. W praktyce do wyboru masz kilka opcji:

1. jednoosobowa działalność gospodarcza – sytuacja jest prosta: za wszystko odpowiadasz samodzielnie i całym swoim majątkiem,
2. spółka cywilna – spółka cywilna nie ma osobowości prawnej – za jej zobowiązania odpowiadają wspólnicy solidarnie, jak w małżeństwie,
3. spółka osobowa – jawna albo partnerska – wspólnicy odpowiadają za zobowiązania solidarnie ze spółką,
4. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).

Najpopularniejszym wyborem jest sp. z o.o.

Czytaj dalej poniżej

Wirtualna Polska kupiła benchmark.pl Mirosław Mazanec

Poznaj historię SchoolUP, szkoły marketingu gdzie uczysz się aktywnie Grzegorz Marczak

Dlaczego?

Spółkę z o.o. w najprostszej formie możesz założyć online i to w czasie 24-48 godzin, nie wymaga wysokiego kapitału zakładowego (minimum to 5 000 zł) oraz ponoszenia wysokich opłat związanych z założeniem i rejestracją, wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne, a wspólnicy ponoszą ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki - w przypadku, gdy spółka ma zobowiązania mogą odpowiadać tylko do wysokości wniesionego wkładu.

Wady?

Przede wszystkim obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (czyli wyższe koszty obsługi księgowej na start i więcej formalności przy transakcjach), „podwójne” opodatkowanie (zyski spółki zoo są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób prawnych, dodatkowo wspólnicy pobierający dywidendę muszą także odprowadzić od niej podatek).

Dla pełnej świadomości i zabezpieczenia (zwłaszcza, jeśli na wnosisz do spółki prawa autorskie czy inny wkład inny niż pieniądze) nie zaszkodzi przed startem zasięgnąć także opinii doradcy podatkowego.

Zadbaj o prawa autorskie i własną markę

Sukces i naśladowcy mogą przyjść szybciej niż się spodziewasz, dlatego warto od razu zadbać o swoją własność intelektualną.

Po pierwsze, warto zarejestrować nazwę i logo jako znak towarowy. Zyskasz prawną ochronę i wyłączność na ich stosowanie. Pomimo poniesionych koszów rejestracji, w dłuższej perspektywie skorzystasz na tym finansowo – znak towarowy stanowi element aktywów firmy i można go amortyzować. Koszty rejestracji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Po drugie, prawa autorskie do tego, co już zostało stworzone (np. wniesienie ich do spółki w formie aportu) oraz do utworów (kodów, grafiki, dokumentacji), które dopiero będziesz tworzyć.

O prawa autorskie należy zadbać na dwóch płaszczyznach:

1. świadomego zarządzania ich przeniesieniem na klientów lub udzieleniem licencji (oba modele mają swoje plusy i nadają się do zastosowania w różnych sytuacjach),
2. zabezpieczenia tych praw na swoją rzecz w relacji ze swoimi podwykonawcami lub współpracownikami oraz pracownikami.

Autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego obejmują prawo do:

1. trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie,
2. tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała.
3. rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii.

Powyższe prawa możesz zarówno przenieść na swojego klienta, jak i udzielić mu jedynie licencji na korzystanie ze stworzonego przez Twój software house oprogramowania w ograniczonym zakresie, celach i przez oznaczony z góry czas.

Jeżeli zamierzasz tworzyć team w oparciu o współpracę B2B, zadbaj o przeniesienie przez swoich współpracowników całości autorskich praw majątkowych na Twój software house. Jeśli zamierzasz zatrudniać pracowników – zawrzyj w ich umowach o pracę obowiązek tworzenia utworów w rozumieniu Prawa autorskiego (i wskaż, że wynagrodzenie za ich stworzenie mieści się w ramach wynagrodzenia za pracę albo zastosuj dodatkowe wynagrodzenie), a prawa przejdą automatycznie na Ciebie.

I uwaga – w przypadku praw autorskich wszystkie uzgodnienia muszą być potwierdzone na piśmie!

Wynagrodzenie

Kwestie finansowe są bez wątpienia jednym z bardziej newralgicznych aspektów współpracy z klientami, dlatego warto już na starcie mieć pomysł na to, w jakich modelach chcesz się rozliczać.

Co radzimy? Sporządzać kosztorysy, w których od razu zostanie przewidziane miejsce zarówno na Twoje koszty, jak i potencjalne koszty dodatkowe (zakup licencji, dojazdy do klienta, szkolenia dla jego pracowników).

Warto także powiązać moment przeniesienia praw autorskich na klienta z zapłatą wynagrodzenia, czyli przenosić prawa autorskie do stworzonych dzieł dopiero po otrzymaniu zapłaty pełnej kwoty wynagrodzenia.

Zakaz konkurencji

Realizacja projektów będzie wiązała się ze stałymi kontaktami Twojego teamu z klientami. Stąd opłaca się już na początku zadbać o uzgodnienie i wprowadzenie do umów z pracownikami lub współpracownikami zakazu konkurencji.

Zakaz konkurencji to zobowiązanie do niepodejmowania pracy, niewykonywania umowy o podobnej lub takiej samej treści na rzecz innych podmiotów (w tym Twoich klientów) lub także do nieprowadzenia innej działalności konkurencyjnej wobec Twojej firmy.

Zakaz konkurencji może obowiązywać zarówno w trakcie zatrudnienia lub współpracy, jak i po ich ustaniu. Jego złamanie może wiązać się z koniecznością zapłaty kary umownej lub odszkodowania.

Co jednak szczególnie istotne – jeśli zakaz konkurencji ma obowiązywać także po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy – musisz wypłacić objętemu nim pracownikowi lub zleceniobiorcy (ale innemu przedsiębiorcy już niekoniecznie) stosowne odszkodowanie (wynagrodzenie).

RODO i bezpieczeństwo

Zgodność z RODO to nie tylko irytujące pop-up’y z informacją o cookiesach, ale istotny element biznesu.

Po pierwsze, wdrożenie zabezpieczeń danych osobowych automatycznie przyczyni się do wzrostu bezpieczeństwa wszystkich Twoich informacji i tajemnic handlowych – oraz Twoich klientów.

Po drugie, świadome zarządzanie dostępami do informacji i gwarancje bezpieczeństwa mogą być tym, co pozwoli wyróżnić się Twoim produktom na rynku.

Warto zatem już od początku myśleć i wspominać klientom o tym, że Twój profesjonalizm to nie tylko dobrze i przyjaźnie dla użytkownika zaprojektowana apka, ale także wysoki standard bezpieczeństwa Twoich i jego poufnych danych.

Podsumowując...

Założenie software house’u to nie czarna magia, ale warto podejść do tematu rozważnie, aby nie popełnić prawnych błędów na start. Natomiast przedstawione w artykule kroki nie tylko pozwolą Ci założyć software house, ale także będą fundamentem pod jego utrzymanie i rozwój.