Na co zwrócić uwagę wystawiając fakturę dla zagranicznego klienta?

Świadczenie usług dla klientów z zagranicy wymaga odpowiedniego udokumentowania, do czego zazwyczaj służy faktura. Polscy informatycy, graficy czy programiści, który współpracują z kontrahentami z całego świata powinni zdawać sobie sprawę z podstawowych kwestii dotyczących wystawienia takiego dokumentu. Podpowiadamy na co przede wszystkim zwrócić uwagę.

Autorem wpisu jest Arkadiusz Caryk, redaktor inFakt.

1. Faktura dla zagranicznego kontrahenta – kiedy jest wymagana?

Niezależnie od tego czy osoba prowadząca działalność gospodarczą wykonuje usługę na rzecz klienta z Polski czy z zagranicy, konieczne jest wystawienie faktury. Ten obowiązek dotyczy obecnie również firm zwolnionych z VAT, które jeszcze do końca 2013 r. wystawiały rachunki.

W praktyce sporządzenie i przesłanie klientowi faktury wygląda następująco:

• VAT-owcy – wystawiają fakturę zawsze, gdy nabywcą jest inna firma oraz na żądanie nabywcy prywatnego,
• zwolnieni z VAT – wystawiają fakturę jedynie na żądanie nabywcy (innej firmy lub osoby prywatnej).

W przypadku „nievatowców” klient ma 3 miesiące, by poprosić o fakturę (licząc od końca miesiąca wykonania usługi). Jeśli ten termin upłynie, grafik czy programista nie musi wystawiać żadnego dokumentu.

O tym jak konieczność rejestracji VAT odnosi się do działalności programistycznej można przeczytać w tym artykule.

2. Data wystawienia faktury

Faktury dla zagranicznych klientów powinny być wystawiane w identycznym terminie jak przy transakcjach krajowych. Zgodnie z zasadami obowiązującymi od początku 2014 r. fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło wykonanie usługi.

Czytaj dalej poniżej

Poradnik fotografii mobilnej. Część II – zdjęcia w niekorzystnych warunkach oświetleniowych Grzegorz Marczak

Poradnik fotografii mobilnej. Część I – jakiego smartfona wybrać? Wprowadzenie Grzegorz Marczak

Przepisy pozwalają również na wystawienie tego dokumentu do 30 dni przed wykonaniem usługi. Termin i sposób doręczenia faktury najlepiej ustalić z klientem na etapie negocjowania warunków na jakich będzie przebiegała współpraca.

3. Dane na fakturze

Oczywiście wystawiając fakturę należy zawrzeć na niej pewne informacje służące rozliczeniu. Taki dokument powinien zawierać m.in.:

• nazwy i adresy obu stron transakcji,
• numery NIP,
• kolejny numer,
• datę wystawienia,
• zakres wykonanej usługi,
• cenę usługi netto,
• wartość sprzedaży netto,
• sumę wartości sprzedaży usług niepodlegających opodatkowaniu,
• adnotację „odwrotne obciążenie” – informuje ona, że podatek rozlicza nabywca usługi.

To dane jakie grafik czy programista powinni zamieścić na dokumencie, jeśli współpracują z inną firmą. W przypadku faktury dla osoby prywatnej najczęściej należy wpisać wartość netto usługi oraz kwotę podatku stosując stawkę, która obowiązuje na daną usługę w Polsce. Miejscem opodatkowania takiej usługi jest bowiem zazwyczaj kraj sprzedawcy. O wyjątku od tej reguły można przeczytać w pkt. 6.

Odpowiednio sporządzony dokument można przesłać do nabywcy np. drogą mailową. Po więcej informacji w tym temacie zapraszamy do poniższego video.

https://youtu.be/X39fjfuQCsM?list=PLc0UBkk7rVfMLm27kTGEW6STQKXIXENZ5

4. W jakiej walucie wystawić fakturę?

Niejednokrotnie zdarza się, że zagraniczny kontrahent, chce by wystawić mu fakturę w innej walucie niż złotówki. Polski przedsiębiorca jak najbardziej może to zrobić. Z zastrzeżeniem, że konkretną kwotą i tak trzeba przeliczyć na złotówki – wymagają tego zapisy w KPiR.

Przeliczenia trzeba dokonać zgodnie z kursem danej waluty ogłoszonym przez NBP, który przypada na ostatni dzień roboczy, poprzedzający dzień:

• wystawienia faktury – gdy dokument wystawia się przed wykonaniem usługi, lub
• wykonania usługi – jeśli faktura została wystawiona po tym fakcie.

5. Faktura w języku obcym

Nie ma żadnych przeciwwskazań, by polski przedsiębiorca wystawił fakturę w języku obcym. Takiego postępowania zresztą najczęściej oczekują zagraniczni kontrahenci.

Najbardziej praktycznym wyjściem jest wystawienie faktury w dwóch językach, np. ojczystym klienta i polskim. Wszystkie dokumenty jakie zostały ujęte w KPiR muszą bowiem posiadać polskojęzyczną wersję. O jej przedstawienie mogą poprosić urzędnicy w trakcie kontroli.

6. Wystawianie faktur MOSS – kto musi to robić?

Jak już było wspomniane usługi dla zagranicznych klientów zazwyczaj opodatkowane są w kraju sprzedawcy. Nie jest tak jednak zawsze. Wyjątek dotyczy usług telekomunikacyjnych, elektronicznych oraz nadawczych wykonywanych na rzecz osób prywatnych z Unii Europejskiej. Od 1 stycznia 2015 r. są one opodatkowane w państwie nabywcy. Jeśli więc polski przedsiębiorca stworzy np. aplikację na specjalne zamówienie konsumenta z Portugalii, zostanie zobligowany do rozliczenia VAT w kraju kupującego.

Grafik czy programista ma tu dwa wyjścia - albo zarejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym posiada klienta albo zdecydować się na rejestrację w systemie MOSS (z ang. Mini One Stop Shop, czyli mały punkt kompleksowej obsługi). To od samego przedsiębiorcy zależy, którą z tych opcji wybierze.

Jeśli zdecyduje się na system MOSS powinien zdawać sobie sprawę z pewnych obowiązków, które się z tym wiążą. Chodzi tu przede wszystkim o:

• wystawianie faktur w przypadku, gdy poprosi o to nabywca,
• prowadzenie ewidencji świadczonych usług,
• stosowanie stawki obowiązującej na daną usługę w kraju nabywcy,
• dokonywanie rozliczeń w walucie kraju świadczenia usługi lub w euro,
• składanie kwartalnej deklaracji VIU-D.

WAŻNE! Jeśli sprzedaż usługi następuje np. poprzez Shutterstock, Odesk, Google Play, AppStore to rozliczenie następuje według zasad identycznych jak przy transakcji krajowej. Nie trzeba więc rejestrować się w każdym kraju, w którym ma się klienta bądź wybierać systemu MOSS. Niezależnie od tego czy ostatecznym nabywcą jest osoba prywatna. Rozliczenie następuje bowiem za każdym razem z inną firmą, która rozlicza się później z konsumentem.

Macie jakieś pytania dotyczące wystawiania faktur dla zagranicznych kontrahentów? Zachęcamy do ich zadawania ;)

Foto Side portrait view of a young professional business woman working via Shutterstock.