Wrzucanie wydatków w firmowe koszty to jeden z ulubionych tematów każdego przedsiębiorcy. Zazwyczaj taka możliwość uzależniona jest od posiadania potwierdzenia zakupu, czyli faktury. Ale nie zawsze. Przedstawiam 16 praktycznych przykładów wydatków, które można ująć w kosztach bez faktury!
Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.
Jakiś czas temu pisaliśmy o przykładach kosztów w branży IT. Generalnie im wyższe koszty tym niższy podatek do zapłaty – tę zasadę zna większość polskich przedsiębiorców. Z zaznaczeniem, że w kosztach mogą znaleźć się jedynie te wydatki, których poniesienie ma, bądź będzie miało, wpływ na uzyskanie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Co więcej, żeby nikt nie zakwestionował konkretnego wydatku i jego rozliczenia w firmie najczęściej konieczne jest posiadanie faktury. To zasada ogólna, od której istnieje szereg wyjątków. Są bowiem takie koszty, które nie wymagają faktury. Przedstawiam 16 konkretnych przykładów.
Do założenia i prowadzenia firmy niezbędne może się okazać posiadanie konkretnego lokalu. Do tego celu jak najbardziej może służyć prywatne mieszkanie przedsiębiorcy. Co ważne przedsiębiorca może rozliczać w kosztach opłaty za media. Z zastrzeżeniem, że odnosi się to wyłącznie do tej części mieszkania, która została przeznaczona na firmowe potrzeby (odpowiedni procent metrażu należy wcześniej oszacować). Rozliczenie opłat za media we własnym mieszkaniu nie wymaga posiadania faktury. Do tego celu wystarczy potwierdzenie zapłaty, którym może być choćby dowód dokonania przelewu. W taki sposób można rozliczać wydatki na prąd czy Internet. Więcej na temat kosztów mieszkaniowych:
Według najnowszych przepisów obecnie należy posiadać tytuł prawny do lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza i z tego względu może być płacony wyższy podatek od nieruchomości. Tzw. podatek od nieruchomości jest lokalną daniną – każda gmina sama ustala jego wysokość. Stawki podatku mogą różnić się w odniesieniu do siebie. Tym samym inna stawka istnieje w przypadku gruntów (np. działki), budynku (np. biurowca), a jeszcze inna dla budowli (np. magazyn). Opłacony podatek od nieruchomości można jednak ująć w kosztach uzyskania przychodów. Służy temu zazwyczaj dowód uiszczenia raty podatku oraz decyzja podatkowa.
3. Środki czystości oraz materiały biurowe
To jedne z najpowszechniejszych kosztów w polskich firmach. Do rozliczenia środków czystości (np. detergentów) i materiałów biurowych przedsiębiorca nie potrzebuje faktury. Wystarczy do tego zwykły paragon. Musi on być jednak odpowiednio opisany. Najlepiej na jego odwrocie wpisać dane firmy, a także rodzaj zakupionego towaru.
Wrzucenie w koszty biletu na pociąg lub autobus? Nie ma problemów. O ile spełni się pewne dodatkowe warunki. Przede wszystkim bilet musi dotyczyć trasy powyżej 50 km. Musi również posiadać:
Wydatek związany z przelotem można rozliczyć na podstawie faktury lub karty pokładowej i potwierdzenia zapłaty.
Tak udokumentowany zakup biletu nie wymaga już potwierdzenia w postaci faktury. Przy okazji praktyczna rada – jeśli kupujecie bilet kolejowy przez Internet, należy poprosić o wystawienie faktury, gdyż taki bilet nie jest traktowany tak samo jak bilet zakupiony w kasie biletowej.
Współpraca z zagranicznymi partnerami to dziś w przypadku wielu firm codzienność. Zdarza się więc, że przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową poza Polskę (np. w celu konsultacji postępów projektu, czy podpisania umowy). W sytuacji, gdy przedsiębiorca jedzie w delegację samochodem, ma prawo, żeby zakup paliwa za granicą rozliczyć w kosztach nie posiadając faktury. Do ujęcia takiego wydatku w kosztach wystarcza odpowiednio opisany na odwrocie paragon – nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Nie ma obowiązku wpisywania nr rejestracyjnego pojazdu, ale warto go ująć, aby w razie kontroli nie było żadnych wątpliwości.
Cieszy coraz gęstsza sieć rodzimych autostrad. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważny jest również fakt, że opłaty za przejazd nimi można ująć w kosztach bez posiadania faktury. Taka możliwość odnosi się do przejazdów niezależnie od kraju, w który aktualnie znajduje się przedsiębiorca.
Tak jak w powyższym przypadku istnieje możliwość rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów opłat parkingowych na podstawie biletów parkingowych, czy wydruku z parkometru. Zarówno w kontekście wyjazdów krajowych, jak i zagranicznych.
Wydatki związane z wyżywieniem w trakcie delegacji można rozliczać w kosztach wyłącznie w postaci tzw. diety. Jej wysokość ustalana jest dla przedsiębiorcy na identycznych zasadach, jak te które obowiązują pracowników. W przypadku wyjazdu krajowego wysokość diety wynosi 30 zł na dzień. Przy wyjeździe zagranicznym dieta zazwyczaj jest wyższa, a jej wysokość zależy od konkretnego kraju, do którego udaje się przedsiębiorca. Stawki są rozliczane w oparciu o czas, jaki przedsiębiorca spędził w podróży służbowej.
Wrzucenie diety w koszty firmowe nie wymaga żadnego potwierdzenia poniesienia wydatku. Wystarczy jedynie zaksięgować wydatek w odniesieniu do długości trwania wyjazdu. Przedsiębiorca musi być również w stanie udowodnić, że delegacja faktycznie miała miejsce. Przedsiębiorca musi być również w stanie udowodnić, że wyjazd miał charakter służbowy. W celu potwierdzenia tego, pomocne będą np. podpisane umowy, korespondencja z klientem.
Ubezpieczenie samochodu wykorzystywanego do celów firmowych przedsiębiorca również może wrzucić w koszty firmy. Dotyczy to zarówno AC, OC, jak i GAP (szczegóły). Nie jest do tego wymagana faktura. Zaksięgowanie takiego kosztu następuje na podstawie polisy ubezpieczeniowej oraz dowodu zapłaty (np. wyciągu z banku).
Zakupy firmowe, których wartość nie przekracza 450 zł lub 100 euro mogą być dokumentowane przy użyciu tzw. faktury uproszczonej. To po prostu paragon z zamieszczonym na nim NIP-em przedsiębiorcy. NIP jest tu o tyle istotny, że brak tego elementu sprawia, że dokument pozostaje zwykłym paragonem fiskalnym, a ten nie może być traktowany na równi z fakturą.
Przedsiębiorca ma możliwość, żeby w kosztach zapisać wydatki związane z operacjami finansowymi, np. za prowadzenie firmowego rachunku bankowego, czy prowizje związane z przelewem firmowym. Nie potrzeba do tego faktury. Takie wydatki trafiają do kosztów na podstawie wyciągu bankowego przedsiębiorcy.
Przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji w walutach obcych mogą spotkać się z pojęciem różnic kursowych. Mogą się one pojawić choćby wówczas, gdy na fakturze sprzedażowej kwota np. w dolarach czy euro po przeliczeniu jest wyższa od kwoty, która ostatecznie znalazła się na koncie w złotówkach. Do rozliczenia takiego wydatku w kosztach potrzebny jest wyciąg z konta, na którym wyszczególnione zostały opłaty lub kwoty przed i po przeliczeniu kursów. Przedsiębiorca ma szansę rozliczać koszty również w oparciu o wyciągi z serwisów płatności internetowych (np. PayPal) i kantorów internetowych, a także potwierdzenia sprzedaży waluty w zwykłym kantorze. Warto też pamiętać, że przy kosztach też mogą wystąpić różnice kursowe.
Ujęcie wydatku w kosztach uzyskania przychodów dozwolone jest też w kontekście opłat za usługi pocztowe. Służy temu dowód poniesienia opłaty albo wydruk nadania przesyłki potwierdzony przez pracownika poczty.
Wprawdzie przedsiębiorca nie ma szans, żeby w koszty wrzucić cały wydatek związany z firmowym kredytem, może to jednak zrobić w odniesieniu do płaconych odsetek. Oczywiście żadna faktura nie jest do tego potrzebna. Zapisów w KPiR dokonuje się w oparciu o potwierdzenie zapłaty.
Podatek VAT kosztem firmowym? To się jak najbardziej może zdarzyć. Dzieje się tak w przypadku, gdy przedsiębiorca jest „nievatowcem”, ale z pewnych względów (np. import usług) musi dokonać jego zapłaty. Wówczas zapłacony podatek może powędrować do kosztów. Podstawą do rozliczenia jest dowód zapłaty podatku.
W przypadku VAT-owca, VAT też może być kosztem np. usługa hotelowa, nieodliczone 50% VAT od kosztów związanych z pojazdem osobowym użytkowanym w sposób mieszany.
Zaliczenie opłaconych składek ZUS do kosztów także nie wymaga faktury. Składki społeczne można odliczyć od dochodu lub uwzględnić w kosztach. Opłacony Fundusz Pracy jest kosztem podatkowym. Do zaksięgowania ich wymagane jest jedynie potwierdzenie zapłaty.
A jakie są Wasze doświadczenia związane z księgowaniem firmowych kosztów? Do podzielenia się swoimi opiniami zachęcam w komentarzach ;).
Foto Worried Mature Businessman Looking Up With Hands On Cheek via Shutterstock.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
