Technologie

Kilka prostych kroków do własnej centrali telefonicznej online w firmie

GU
Grzegorz Ułan
3

Mogłoby się wydawać, iż w dobie telefonii komórkowej telefon stacjonarny to już przeżytek. Jednak nie dla firm i ich klientów, gdzie obie formy komunikacji przenikają się wzajemnie i są niezbędne do prawidłowego i wygodnego funkcjonowania - co nie zmieni się jeszcze przez wiele lat. Niejako połączeniem wygody komunikacji mobilnej i funkcjonalności telefonii stacjonarnej jest system telefoniczny w chmurze Cloudya od firmy NFON.

Tytułem wstępu

NFON to międzynarodowy dostawca usług telefonicznych w chmurze, który posiada licencję operatora telekomunikacyjnego w Polsce i korzysta z numeracji telefonii stacjonarnej od UKE. Co oznacza, że bez problemu uzyskamy dla swojej firmy nowe numery telefonów, jak i przeniesiemy te, które już posiadamy od innego operatora, z którego do tej pory korzystaliśmy.

W kwestii płatności, podpisując umowę z NFON płacimy jeden stały abonament uzależniony od liczby numerów wewnętrznych w firmie (komunikacja audio/wideo w ramach firmy jest bezpłatna). Dla 10 numerów w firmie (im więcej numerów tym mniejszy koszt jednostkowy) koszt ten przedstawia się następująco:

  • Abonament: 10 x 28,80 PLN = 288,00 PLN
  • Blok dziesięciu numerów miejskich: 4,20 PLN
  • Suma: 292,20 PLN

Do tego dochodzą jeszcze połączenia na zewnątrz na numery stacjonarne i komórkowe - płacone pojedynczo lub ryczałtem za cały miesiąc:

Opłaty za połączenia/Ceny za minutę połączenia
Połączenia w ramach sieci NFON bezpłatne
Do sieci stacjonarnych (24h) 0,05 PLN
Do sieci komórkowych (24h) 0,12 PLN
Do stacjonarnych zagranicznych (w zależności od strefy) od 0,20 PLN
‌Do polskich, krajowych numerów specjalnych typu 80X 0,50 PLN
‌Do międzynarodowych numerów specjalnych typu 00800 (IFS) 0,15 PLN
Opłata miesięczna za jednego użytkownika dla połączeń krajowych
Do sieci stacjonarnych 10,00 PLN
Do sieci stacjonarnych i komórkowych 25,00 PLN

 

Jak działa Cloudya?

Sercem systemu telefonicznego w chmurze Cloudya jest panel administracyjny, w którym w kilku krokach możemy aktywować w naszej firmie kolejne numery telefoniczne wewnętrzne.

Na naszym testowym koncie na NFON domyślnie aktywowane mieliśmy dwa numery, aby jednak zobrazować prostotę całego systemu, zademonstruję Wam krok po kroku, jak się dodaje nowe numery i jak szybko można z nich zacząć korzystać przez pracowników.

Dodawanie nowego numeru w systemie

Wystarczy tu przy dodawaniu nowego pracownika zdefiniować jego numer wewnętrzny, kolejny w przypisanej numeracji głównej, czyli w naszym przypadku początek głównego numer to - +48 22 600610 i na końcu wolna cyfra w numeracji wewnętrznej, czyli 3. W ten sposób numer zewnętrzny dla Testowego Grzegorza, na który dzwonią klienci to +48 22 6006103, a wewnętrzny do komunikacji wewnątrz firmy to 103.

Aby dany pracownik mógł w pełni korzystać z systemu telefonicznego w firmie, na koniec wystarczy mu aktywować dostęp do aplikacji Cloudya.

Administrator na swoim koncie Cloudya przy dodawaniu nowego pracownika (prawy przycisk plusa na zrzucie) widzi od razu wszystkich użytkowników bez dostępu do aplikacji. Wystarczy tu zaznaczyć każdego z nich, nadać uprawnienia i zapisać.

Każdy z nowych pracowników, dostaje wówczas na swój adres e-mail linka do zmiany domyślnego hasła, po czym może zacząć już korzystać ze swojego nowego numeru w aplikacji webowej Cloudya w przeglądarce, desktopowej na Windowsa lub mac OS oraz mobilnej na Androida lub iOS. Całość trwa do kilku minut.

Cloudya w przeglądarce i aplikacji desktopowej - Windows lub mac OS

Cloudya w przeglądarce i w aplikacji desktopowej to funkcjonalność i działanie w tej samej postaci 1:1. Różnią się tylko tym, iż aplikacja desktopowa ma zabezpieczenie przez przypadkowym jej wyłączeniem i rozłączeniem trwającej rozmowy.

Możemy z jej poziomu wykonywać połączenia korzystając z panelu numerycznego lub wprowadzać go ręcznie w górnym pasku aplikacji, no i oczywiście korzystając ze zdefiniowanej wcześniej książki telefonicznej.

W numeracji wewnętrznej w firmie widzimy dostępność danej osoby, zupełnie jak w komunikatorze, dzięki temu wiemy, iż w przypadku koloru szarego - pracownik jest rozłączony z systemem, czerwony kolor sygnalizuje zajętość i prowadzoną rozmowę telefoniczną, a zielony wiadomo - można dzwonić czy przekierowywać na jego numer przychodzące połączenia.

Jednocześnie, każdy z pracowników może sam zdefiniować domyślne akcje w przypadku niedostępności czy braku odpowiedzi. Do wyboru mamy przekierowanie na pocztę głosową lub na inny dowolny, zdefiniowany wcześniej numer telefonu.

W ustawieniach aplikacji można aktywować połączenie oczekujące czy przesyłanie pozostawionych wiadomości głosowych na nasz adres e-mail.

Ważną funkcją w aplikacji jest też przekazywanie połączeń, w przypadku gdy dzwoni do nas klient z problemem, który może rozwiązać inny pracownik, wybieramy go wówczas z listy kontaktowej i metodą przeciągnij i upuść przenosimy jego nazwę na nasze aktywne połączenie telefoniczne.

Bez problemu zawiesimy też nasze aktualne połączenie i odbierzemy kolejne w kolejce na liście.

W przypadku połączeń wewnętrznych w firmie, oprócz rozmów głosowych możliwe są też połączenia wideo z opcją udostępniania ekranu, czyli podobnie jak w popularnych komunikatorach Google Meet czy Zoom, dzięki funkcji Cloudya Meet & Share.

Cloudya w aplikacji mobilnej na iOS lub Androida

Aplikacja mobilna pozwala na ciągłą komunikację z pracownikami, zwłaszcza tymi pracującymi w terenie, bez konieczności podawania klientom ich numeru komórkowego. Mogą na nim korzystać nawet z prywatnego, dzięki aplikacji mobilnej do danego urządzenia przyporządkowany jest stacjonarny numer firmowy.

Co więcej, każdy numer wewnętrzny w firmie można podłączyć do dowolnych 9 różnych urządzeń, może to być więc wersja webowa w kilku przeglądarkach, aplikacja desktopowa na kilku komputerach czy mobilna zainstalowana na smartfonie i/lub tablecie.

Takie rozwiązanie jest nie tylko funkcjonalne, ale i niezwykle wygodne. Na przykład podczas trwającego połączenia telefonicznego w biurze przez przeglądarkę okazuje się, że musimy nagle opuścić stanowisko i odejść od komputera, wystarczy wtedy wcisnąć w panelu numerycznym dwa przyciski - *8, by rozmowa automatycznie przekazana została do naszego smartfona (jego numer musimy wcześniej zarejestrować w aplikacji mobilnej) - bez jakiejkolwiek przerwy i rozłączenia z rozmówcą.

W przypadku, gdy opuszczamy firmę i rozłączamy się z połączeniem WiFi w firmie, jest również opcja automatycznego przełączenia się na połączenie GSM, w tym celu również musimy wcześniej zarejestrować w aplikacji mobilnej nasz numer komórkowy.

W aplikacji mobilnej, również możemy zdefiniować opcję przekazania połączeń w przypadku zajętości czy braku odpowiedzi - na pocztę głosową lub na dowolny inny numer telefonu.

Warto tu jeszcze wspomnieć, iż równolegle z aplikacjami możemy też korzystać z telefonu stacjonarnego, jako jednego z przypisanych urządzeń do naszego konta.

Panel administracyjny Cloudya

Na koniec wróćmy jeszcze do kilku ważnych funkcji w panelu administracyjnym naszej centrali telefonicznej. Z jej poziomu, administrator ma podgląd jakie urządzenia są podłączone pod dany numer telefonu. Na poniższym zrzucie widać, że pod swoje konto podpiąłem aplikację webową i mobilną.

Można tu zaznaczyć, która z nich ma być domyślna, podobnie każdy z pracowników może to zdefiniować indywidualnie w ustawieniach na swoim koncie. Jednak tylko administrator może zablokować dodawanie kolejnych urządzeń.

W tym samym miejscu dodamy do systemu dla poszczególnych numerów wiadomości na poczcie głosowej - dla każdego ze statusów z osobna. No i ważna jest tu też funkcja administratora, który może zdefiniować czy dany numer przydzielony pracownikowi ma tylko status wewnętrznego numeru czy też może on wykonywać połączenia krajowe czy zagraniczne.

Oprócz numeracji wewnętrznej dla pracowników, w panelu administracyjnym ustawimy numer telefonu do połączeń telekonferencyjnych dla wielu uczestników, zdefiniujemy usługę kolejkowania połączeń czy nagrania głosowego dla całej firmy, z opcją przekierowania połączeń pod konkretne numery wewnętrzne, w zależności od wybranej akcji i zgłoszonej potrzeby przez dzwoniącego.

Podsumowanie

Reasumując, firma wybierająca centralę telefoniczną w chmurze NFON dostaje w komplecie cały system, bez konieczności zaopatrywania się w stacjonarny sprzęt telefoniczny czy związane z tym dodatkowe okablowanie i serwis. Dzięki temu każdy z pracowników może korzystać z tych samych funkcji centrali telefonicznej niezależnie od tego czy jest w biurze, w domu czy w podróży.

Oprócz powyższego odchodzi też konieczność zaopatrywania, zwłaszcza handlowców pracujących w terenie w dodatkowe firmowe smartfony i opłacanie im abonamentu. Z kolei w przypadku rozwiązania współpracy z danym handlowcem, klienci nie tracą kontaktu z samą firmą, przydzielony mu i znany klientom numer stacjonarny zostaje błyskawicznie przekazany innemu pracownikowi. Podobnie pracownicy nie muszą korzystać jednocześnie z dwóch smartfonów, prywatnego i służbowego.

Tak więc korzyści dla firm i pracowników można tu mnożyć, oprócz wygody i funkcjonalności centrali telefonicznej w chmurze z pewnością należy tu docenić oszczędności finansowe płynące z korzystania z tego typu rozwiązania w miejsce stacjonarnych centrali telefonicznych plus z osobna z mobilnych abonamentów komórkowych.

W powyższym rozwiązaniu (10 pracowników) miesięczny koszt na jeden numer wynosi nieco ponad 50 zł (nielimitowane rozmowy wewnątrz firmy oraz komórkowe i stacjonarne na zewnątrz z klientami) - to koszt dużo niższy niż tradycyjne rozwiązania telefonii stacjonarnej w biurze i komórkowej w terenie.

--
Artykuł powstał we współpracy z firmą NFON.

Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu