Podpowiadamy jak ustawić stopkę w Outlooku

Jak zmienić stopkę w Outlooku?

Dla nowych pracowników korporacji znajomość zasad dotyczących korespondencji elektronicznej to nieodłączny element onboardingu. Duże znaczenie w budowaniu profesjonalnego wizerunku, jest stopka w wiadomościach e-mail. Jest ona swoistym podsumowaniem pozycji i wizytówką nadawcy. Może zawierać nie tylko dane kontaktowe, ale również informacje o firmie, logo, linki do mediów społecznościowych czy cytaty motywacyjne.

Wartościowa stopka nie tylko ułatwia kontakt z nadawcą, ale także może zwiększyć wiarygodność i zaufanie w oczach odbiorców. Dlatego też, w dzisiejszym artykule skupimy się na procesie ustawiania i dostosowywania stopki w jednym z najpopularniejszych programów do obsługi poczty elektronicznej – Microsoft Outlook. Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz swoją karierę w korporacji, czy też chcesz poprawić jakość swojej korespondencji elektronicznej, omawiane wskazówki pomogą Ci stworzyć lepszą "wirtualną wizytówkę".

Zrozumienie znaczenia stopki w e-mailu

W korespondencji służbowej, szczególnie w środowisku korporacyjnym, stopka w wiadomościach e-mail odgrywa kluczową rolę. Jest to miejsce, gdzie można umieścić informacje kontaktowe, szczegóły dotyczące firmy oraz inne istotne dane, które ułatwiają komunikację z nadawcą.

Zrozumienie znaczenia stopki w e-mailu jest istotne dla nowych pracowników w korporacji, ponieważ stanowi to podstawę profesjonalnej komunikacji biznesowej. Poprawnie ustawiona i dostosowana stopka może znacząco wpłynąć na odbiór wiadomości oraz budowanie relacji zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Warto więc poświęcić czas na zapoznanie się z zasadami tworzenia profesjonalnej stopki, które omówimy w dalszej części artykułu.

Czytaj dalej poniżej

OnMail: najlepsza alternatywa dla Gmaila i Outlooka Grzegorz Ułan

Rezygnują z Windowsa na rzecz Linuksa. 30 tys. pracowników odczuje zmianę Kamil Pieczonka

Procedura ustawiania stopki w Outlooku

Proces ustawiania stopki w programie Microsoft Outlook jest stosunkowo prosty i intuicyjny. Oto kilka kroków, które należy podjąć, aby dodać stopkę do swoich wiadomości e-mail.

1. Otwarcie programu Outlook – zaczynamy od uruchomienia programu Outlook na naszym komputerze. Po zalogowaniu się do swojego konta przechodzimy do głównego ekranu programu.
2. Wejście do ustawień – następnie klikamy na zakładkę "Plik" znajdującą się w górnym lewym rogu okna programu. W menu rozwijanym wybieramy sekcję "Opcje", która przeniesie nas do panelu zarządzania ustawieniami Outlooka.
3. Wybór zakładki "Poczta" – w panelu opcji Outlooka, przechodzimy do zakładki "Poczta", gdzie znajdują się ustawienia dotyczące naszej skrzynki pocztowej i wiadomości e-mail.
4. Opcje stopki – w obszarze "Skrzynki pocztowe" lub "Redagowanie wiadomości", znajdziemy opcje dotyczące stopki wiadomości. Zazwyczaj jest to pole tekstowe, w którym możemy wprowadzić treść.
5. Dodawanie treści – teraz możemy dodać treść do naszej stopki. Może to być nasze imię i nazwisko, stanowisko w firmie, dane kontaktowe, logo firmy, linki do mediów społecznościowych itp.
6. Personalizacja – Outlook umożliwia także personalizację stopki poprzez zmianę czcionki, koloru tekstu czy dodanie obrazów. Warto eksperymentować z różnymi opcjami, aby dopasować stopkę do indywidualnych preferencji i wytycznych firmy.

Po wykonaniu tych kroków stopka zostanie dodana do wszystkich nowych wiadomości e-mail, które wysyłamy z programu Outlook.

Personalizacja stopki w wiadomościach e-mail

W zależności od potrzeb i preferencji istnieje wiele elementów, które można uwzględnić w stopce, aby lepiej odzwierciedlała specyfikę firmy oraz indywidualny styl nadawcy.

1. Dane kontaktowe – podstawowym elementem stopki są dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko w firmie, numer telefonu oraz adres e-mail. Zapewnienie łatwego dostępu do tych informacji sprawia, że komunikacja staje się bardziej efektywna i wygodna dla odbiorców.
2. Logo firmy – dodanie logo firmy do stopki to doskonały sposób na wzmocnienie wizerunku marki oraz budowanie jej rozpoznawalności. Logo powinno być umieszczone w sposób estetyczny i niezakłócający czytelności wiadomości.
3. Linki do mediów społecznościowych – w dobie social media, warto również umieścić w stopce linki do profili firmy na różnych platformach. Dzięki temu odbiorcy mogą szybko przejść do stron internetowych czy kont społecznościowych firmy i poznać więcej informacji na jej temat.
4. Informacje dodatkowe – stopka może także zawierać dodatkowe informacje, takie jak adres siedziby firmy, link do strony internetowej, informacje o godzinach pracy czy nawet krótki slogan, czy cytat motywacyjny.