Jak rozliczyć wydatki na zagraniczne usługi elektroniczne w firmie? cz. 1

Przedsiębiorcy chętnie korzystają z usług elektronicznych dostarczanych przez zagraniczne firmy. Do grona tych usług zalicza się m.in domeny internetowe, serwery wirtualne, czy inne aplikacje dostępne w chmurze, np. do zarządzania projektami. Wątpliwości przedsiębiorców budzi zarówno rozliczenie podatku VAT, jak i możliwość ujęcia w kosztach takich wydatków. Co o takich usługach mówią przepisy podatkowe? Co należy wziąć pod uwagę przy rozliczaniu zagranicznych faktur na usługi?

Kwestia rozliczania usług zagranicznych pojawiła się w komentarzach pod poprzednim wpisem dotyczącym rozliczania przychodów z reklam online i w aplikacjach mobilnych. Jak łatwo się domyślić, prawo nieszczególnie nadąża za rozwojem usług online (wszechobecne informacje o używanych od lat plikach cookies – świadczą o tym dobitnie) i nie jest inaczej pod względem rozliczania kosztów usług zagranicznych. Polskie prawo nie jest pod tym względem elastyczne i nie ułatwia dokonywania rozliczeń.

Pytanie na początek: czy nabywana usługa jest usługą elektroniczną?

Przepisy podatkowe traktują zagraniczne usługi elektroniczne w szczególny sposób. Dlatego zanim przedsiębiorca zdecyduje się zakupić usługę na firmę, powinien ustalić, czy spełnia ona kryteria usługi elektronicznej. Od tego zależy jej dalsze rozliczenie.

Czytaj dalej poniżej

Ekrany emitujące zapachy - nowy sposób na podkręcenie sprzedaży? Maciej Sikorski

Google opracuje technologię, która dostosuje ustawienia aparatu do aktualnej pogody? Tomasz Popielarczyk

Usługi elektroniczne doczekały się swojej definicji, która mówi, że są to usługi „świadczone za pomocą Internetu lub sieci elektronicznej, których świadczenie jest zautomatyzowane i które wymagają niewielkiego udziału człowieka, a ich wykonanie bez wykorzystania technologii informacyjnej jest niemożliwe” (rozporządzenie wykonawcze Rady UE nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r.). Ta formalna definicja brzmi dość skomplikowanie. Na szczęście, w przepisach znalazł się przykładowy katalog usług elektronicznych, do którego można się odwołać. Są to m.in.:

• produkty w formie cyfrowej łącznie z oprogramowaniem, jego modyfikacjami i aktualizacjami;
• tworzenie i hosting stron internetowych;
• wyszukiwarki i katalogi internetowe;
• usługi generowane automatycznie przez komputer i przesyłane przez Internet w odpowiedzi na określone dane wprowadzane przez usługobiorcę;
• dostęp do płatnych części stron internetowych np. z aktualnymi wiadomościami, wykresami giełdowymi;
• automatyczna konserwacja oprogramowania;
• zdalne zarządzenie systemami;
• hurtownie danych on-line;
• aplikacje internetowe;
• zawartość książek w formie cyfrowej i innych publikacji elektronicznych;
• prenumerata gazet i czasopism on-line;
• dodatki, wtyczki i aplety do stron internetowych, aplikacji, systemu operacyjnego itp.;
• dostarczanie przestrzeni reklamowej, w szczególności banerów reklamowych na stronach internetowych;
• automatyczne nauczanie na odległość, którego funkcjonowanie wymaga użycia Internetu lub podobnej sieci elektronicznej (…),
• ćwiczenia wypełnianie przez ucznia on-line i sprawdzane automatycznie bez udziału człowieka.

Należy mieć na uwadze, że nie wszystko, co jest usługą elektroniczną w potocznym rozumieniu, jest nią z punktu widzenia podatkowego. Do usług elektronicznych nie zalicza się m.in.:

• usług nadawczych radiowych i telewizyjnych;
• usług telekomunikacyjnych;
• towarów zamówionych przez Internet (w tym oprogramowania na nośnikach CD);
• usług edukacyjnych, w ramach których treść kursu pokazywana jest przez nauczyciela za pomocą Internetu;
• usługi świadczone przez osoby takie jak prawnicy lub doradcy finansowi, którzy udzielają swym klientom porad za pomocą poczty elektronicznej,
• usługi reklamowe wykonywane poza Internetem;
• usługi edukacyjne obejmujące wyłącznie kursy korespondencyjne;
• usługi telefoniczne z elementem wideo;
• usługi dostępu do Internetu;
• usług telefoniczne świadczone przez Internet.

Dlaczego prawidłowe rozpoznanie rodzaju usługi jest ważne?

Stwierdzenie, że chodzi o usługę elektroniczną jest o tyle istotne, że w przypadku usług elektronicznych przyjmuje się, że miejscem świadczenia usługi jest miejsce siedziby usługobiorcy (czyli nabywcy usługi). Gdy w grę wchodzą zagraniczne usługi, powoduje to przerzucenie na polskiego przedsiębiorcę obowiązku rozliczenia podatku VAT z takiej transakcji tzn. naliczenia go według polskich stawek.

Ten nietypowy mechanizm wprawia w zakłopotanie wielu przedsiębiorców, którzy są przyzwyczajeni do zasad obrotu krajowego, w którym to sprzedawca nalicza podatek VAT, a następnie odprowadza go do urzędu skarbowego. Tutaj jak widać wygląda to nieco inaczej.

Rozliczenie podatku VAT

Kolejnym etapem (jeszcze przed zamówieniem usługi) jest ustalenie, z jakiego kraju pochodzi firma, która świadczy wybraną usługę. W przypadku dużych koncernów może to nie być takie oczywiste. Na przykład siedziba firmy Google jest zlokalizowana w Stanach Zjednoczonych, ale wszyscy klienci Google z UE, rozliczają się z filią koncernu w Irlandii, a nie w USA.

To istotne, ponieważ przez zakupem usługi internetowej od firmy z UE, przedsiębiorca powinien dokonać zgłoszenia VAT-UE, aby otrzymać tzw. europejski numer NIP (składa się on z polskiego NIP-u z przedrostkiem PL). Zgłoszenia do VAT-UE dokonuje się na formularzu VAT-R.

I tu uwaga – zgłoszenia powinni dokonać zarówno VAT-owcy, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT. Ci ostatni nie powinni się obawiać zgłoszenia i utraty podmiotowego zwolnienia z VAT – zarejestrowanie jako podatnik unijny służy tylko do rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych i nie wpływa na prawo do zwolnienia.

Jeśli zakup usługi ma natomiast nastąpić od firmy z kraju spoza UE, zgłoszenie do VAT-UE nie jest wymagane.

Przy korzystaniu z zagranicznej usługi należy wychwycić moment podatkowy

Aby prawidłowo rozliczyć podatek VAT w związku z zagranicznymi usługami, przedsiębiorca musi pilnować momentu wystąpienia obowiązku podatkowego (tj. konieczności rozliczenia podatku). Co do zasady, występuje on z chwilą wykonania usługi. Przepisy przewidują jednak wiele wyjątków. Obowiązek powstaje wcześniej, jeśli za usługę zapłacono z góry w całości lub w części (np. wpłacając zaliczkę). Wtedy obowiązek podatkowy występuje w momencie zapłaty. Dodatkowo, w przypadku usług, w których obowiązują okresy rozliczeniowe, konieczność rozliczenia podatku pojawia się z upływem każdego takiego okresu.

W przypadku zagranicznych usług elektronicznych, zazwyczaj przedsiębiorca musi za nie zapłacić z góry i dopiero wtedy otrzymuje fakturę lub rachunek (albo i nie – to zależy od przepisów kraju, któremu podlega zagraniczny kontrahent). W większości przypadków zatem obowiązek podatkowy powstaje w momencie zapłaty za usługę.

Ustalenie prawidłowego momentu obowiązku podatkowego w całości ciąży na przedsiębiorcy, który kupił usługę. Brak faktury lub potwierdzenia zapłaty nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku rozliczenia podatku VAT.

Wiadomo kiedy naliczyć podatek VAT – ale jak to zrobić?

Po ustaleniu momentu obowiązku podatkowego, przedsiębiorca jest zobowiązany naliczyć podatek VAT. Dotyczy to zarówno VAT-owców, jak i przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Jak to zrobić? Najpewniejsze rozwiązanie, to wystawić tzw. fakturę wewnętrzną i na jej podstawie naliczyć VAT w wysokości 23% (stawka dla usług elektronicznych). Do końca 2012 r. była to jedyna możliwość, zaś obecnie nie ma takiej konieczności. Nie znika jednak obowiązek dokonania rozliczeń, które wynikałyby z faktury wewnętrznej. A zatem, aby zachować porządek w dokumentacji, warto jednak taki dokument sporządzić i przechowywać.

Czym jest faktura wewnętrzna? To dokument sporządzany tylko na potrzeby firmy. Należy ją utworzyć w dniu wystąpienia obowiązku podatkowego. Kwota na fakturze powinna opiewać na wartość usługi wcześniej przeliczoną na złotówki wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego jej wystawienie. Do tej kwoty należy doliczyć VAT według polskich przepisów.

Przedsiębiorca, który jest VAT-owcem, tak wystawioną fakturę umieszcza zarówno w rejestrze sprzedaży VAT, jak i w rejestrze zakupów VAT. Dzięki temu, podatek VAT naliczony w związku z usługą zagraniczną „znosi się”. Innymi słowy, zakup usługi jest w tym przypadku neutralny pod względem VAT-u.

Gorzej niestety wygląda sytuacja przedsiębiorcy zwolnionego z VAT. Musi on także naliczyć podatek VAT, ale nie może go odliczyć, a zatem musi go odprowadzić do urzędu skarbowego. W tym celu powinien złożyć deklarację VAT-8. Zapłaty podatku i złożenia deklaracji należy dokonać do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pojawił się obowiązek rozliczenia VAT od zagranicznej usługi. Sprawę łagodzi nieco fakt, że naliczony podatek przedsiębiorca zwolniony z VAT ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Wkrótce opublikujemy część drugą artykułu, w której poznacie m.in. problemy dotyczące dokumentowania transakcji oraz tzw. podatek u źródła. Jakie macie problemy dotyczące rozliczania usług zagranicznych? Podzielcie się w komentarzach :)