GTD Inbox czyli jak nie oszaleć przez maile

Autorem tekstu jest Gniewomir Świechowski
Gdzieś dwa lata temu wsiąkłem w pracę w sieci do tego stopnia, że rozsądne 30 maili dziennie zamieniło się w 50, 100 miejscami 150. Jeśli dopisać do tego ciągły ruch w komunikatorze, złapałem się na tym, że 30% czasu szukam ważnych mail zakopanych pod stosem śmiecia, przez pozostałe 30% rozpraszam się odpowiadając na głupsze lub mądrzejsze zapytania zadawane przez komunikator. Z z pozostałych 40% połowę zabierały papierosy i kawa. Efekty takiej sytuacji były łatwe do przewidzenia. Wypalenie.

Nie należę do najbardziej zorganizowanych i systematycznych osób na świecie, więc pogłębiający się chaos zmusił mnie aby do szukania protezy tych cech. Ostatecznie zamówiłem książkę na temat systemu pracy opracowanego przez Davida Allena, czyli Getting Things Done. Choć napisana raczej nudnawo, zwierała skoncentrowaną dawkę informacji na temat drobnych nawyków, które systematycznie stosowane pomagają poprawić efektywność pracy i wyeliminować poczucie zagubienia w nadmiarze informacji obowiązków.

Jednak samo wstąpienie do "kościoła GTD", zwanego czasem sektą, ze względu na fanatycznych zwolenników ewangelizujących tak jak ja teraz, nie wystarczyło. Proteza, choć wygodna, nie miała zasilania. System z założenia wymagał niezawodnego archiwum, bez którego uporządkowanie przychodzących spraw było niemożliwe. Gmail będący podstawowym narzędziem pracy był oczywistym wyborem, jednak ręczne segregowanie maili wśród mnożących się bez końca etykiet prędzej czy później doprowadziło by do powrotu starych porządków, czyli - w tym wypadku - mało kreatywnego chaosu.

W tej kwestii pomogło Google, dzięki któremu trafiłem na rozszerzenie do FireFoksa stworzone przez Andy'ego Mitchella (prace nad wersją dla Chrome już trwają). GTD Inbox implementowało podstawowe zasady GTD w Gmaila, który stał się głównym narzędziem niemal każdego webworkera. W połączeniu z koncepcją pustej skrzynki wiadomości przychodzących, dokonało niemożliwego: wyeliminowało konieczność żmudnego wyszukiwania dziesiątek wiadomości i zadań, które tkwiły w wiecznie zapchanej skrzynce, kisząc się do momentu, gdy ktoś zmuszał mnie do ich odkopania.

Cały system zasadza się na tak prostych założeniach, że można go łatwo zlekceważyć:

Powyższa grafika ilustruje absolutne podstawy Getting Things Done, które szybko zmuszają nas to błyskawicznego podejmowania kluczowej decyzji: z czym mam do czynienia? co z tym zrobić? Trzymając się zasady pustej skrzynki odbiorczej decyzję musimy podjąć natychmiast i w co niełatwo uwierzyć w 99% wypadków będzie ona słuszna. System wyrabia intuicję, która pozwala nam działać zamiast deliberować przez 10 minut nad mailem który później i tak ląduje w koszu.

Jednak aby system działał skutecznie trzeba go naoliwić, ponieważ wyrobienie sobie koniecznych nawyków bez technicznych rozwiązań, który pozwalają dwoma kliknięciami umieścić maila we właściwym miejscu, byłoby bardzo trudne, a na przykład dla mnie - niemożliwe. Etykiety w Gmailu od samego początku wydawały mi się genialnym rozwiązaniem, ale naturalna kolej rzeczy jest taka, że mnożą się w postepie geometrycznym z kolejnymi projektami, zadaniami i informacjami jakie musimy ogarnąć, a interfejs Gmaila zarządzanie nimi rozwiązuje sprawnie, ale niewystarczająco na nasze potrzeby. I tu wchodzi GTD Inbox...

kliknij aby powiększyć

Ułatwiając również znalezienie tego co z taką łatwością zarchiwizowaliśmy na właściwym miejscu:

kliknij aby powiększyć

W sumie otrzymujemy narzędzie, które zamienia Gmaila w perfekcyjnie zorganizowaną bazę danych zadań i informacji o zadaniach. Jednak jako że skuteczność całego systemu opiera się na założeniach Getting Thing Done, kluczem do efektywności jest element o którym nie wspomniałem wcześniej, czyli absolutne sine qua non - Przegląd Tygodniowy. W "gospodarce opartej na wiedzy" tak zadania, jak i założenia określające sposób ich realizacji potrafią zmienić się podczas tygodnia trzykrotnie. Cżesto pozostawia nam to w skrzynce zdezaktualizowane zadania i informacje. Na przestrzeni tygodnia nie zaszkodzi nam to specjalnie, jednak jeśli pozwolić im na kumulację, to lądujemy w punkcie wyjścia.

Raz w tygodniu, na przykład w niedzielę, należy poświęcić godzinę lub więcej nie na wykonywanie zadań, ale na porządkowanie ich w naszym archiwum. Dzięki temu w poniedziałek jedno kliknięcie wystarczy, aby otrzymać aktualną listę spraw do załatwienia składającą się z korespondencji zawierającej od razu konieczne informacje.

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o GTD, to zapraszam na naprawdę rewelacyjny blog BIZNES BEZ STRESU, 2minuty.pl , albo 43folders. Również na jednym z blogów Blomedia rozpoczynamy 2 marca cykl wpisów poświęconych GTD, a w przyszłości być może i Remember The Milk - kolejnemy narzędziu, które potrafi oszczędzić czas i nerwy webworkera.

---

O Autorze tekstu : Gniewomir Świechowski - Editorial Project Manager w Blomedia.pl oraz redaktor prowadzący bloga vBeta.pl. Wcześniej redaktor blogowiska salon24.pl i kilku serwisów o2.pl. Czasem pisuje dla PC World Computer. Fascynat Social Media zasłuchany w Jacku Kaczmarskim i uważający się za nieco staromodnego cyborga.

---

Ps. Zapraszamy wszystkich do pisania gościnnych postów na Antyweb. Jeśli temat będzie interesujący to na pewno wpis zostanie opublikowany . Dodatkowo o autorze postu będzie zamieszczona pełna informacja (podobnie jak to wygląda w tej notce)