Faktury w obcych walutach - jak to księgować?

Współpraca z zagranicznymi klientami oraz sprzedawcami niesie ze sobą konieczność odpowiedniego rozliczenia i zaksięgowania tego faktu. Dla wielu przedsiębiorców problematyczna może być sytuacja, w której na dokumencie potwierdzającym przeprowadzenie transakcji pojawia się kwota w obcej walucie. Podpowiadamy jak ją zaksięgować.

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.

Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów wymaga przeliczenia na złotówki

Z roku na rok polscy przedsiębiorcy (działający m.in. w branży IT) dokonują coraz większej liczby transakcji z zagranicznymi kontrahentami. W takich przypadkach na wystawionym dokumencie zazwyczaj pojawiają się kwoty w euro, funtach, dolarach, czy jenach. Ot choćby, kiedy grafik czy programista sprzedają towary lub usługi za pośrednictwem np. eBay, Freelancer.com, bądź kupują coś od zagranicznych firm (może to być przykładowo sprzęt elektroniczny).

Za każdym razem, kiedy na fakturze lub też innym dokumencie poświadczającym transakcję pojawiają się kwoty w obcych walutach, trzeba je odpowiednio przeliczyć. Niezależnie czy dochodzi do sprzedaży czy zakupu towarów albo usług. Konieczność takiego postępowania wynika z prozaicznej rzeczy – wymagają tego przepisy, konkretnie te dotyczące prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Zgodnie z nimi w KPiR nie można wpisać żadnej kwoty inaczej niż w złotówkach. Zapisy w dolarach, funtach czy euro odpadają.

Czytaj dalej poniżej

Jak wiele trzeba się naklikać, by wylogować się z popularnych aplikacji na Androidzie? Grzegorz Ułan

W co grać na Wii U? – część pierwsza Kamil Świtalski

Jaki kurs wziąć pod uwagę dokonując przeliczeń?

Rodzimy przedsiębiorca sprzedający lub kupujący w obcej walucie powinien dokonać jej odpowiedniego przeliczenia. Należy to zrobić zgodnie z kursem ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski.

Standardowo przychody, jak i koszty poniesione w walucie obcej, przelicza się na złote według kursu przypadającego na ostatni dzień roboczy, poprzedzający dzień:

• wystawienia faktury – jeżeli została wystawiona przed dokonaniem transakcji (wykonaniem usługi bądź sprzedażą towaru), lub
• dokonania transakcji – w sytuacji, gdy dokument wystawiono po jej przeprowadzeniu.

Właściwy kurs można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Banku Polskiego. Szczegóły odnoszące się do przeliczeń przedsiębiorca może zamieścić fakturze albo też użyć dodatkowego załącznika. Oczywiście nie wolno tu pominąć kursu, który został zastosowany.

Dodatnie i ujemne różnice kursowe – kiedy powstają?

Przeprowadzając transakcje w obcych walutach trzeba się liczyć z możliwością powstania tzw. różnic kursowych. Może mieć to miejsce jeśli dzień zapłaty za towar lub usługę różni się od daty wystawienia faktury. W myśl obowiązujących regulacji dodatnie różnice kursowe to dla przedsiębiorcy przychód, zaś ujemne stanowią koszt uzyskania przychodu. Tym samym te pierwsze muszą zostać ujęte w przychodach, a drugie w kosztach.

Grafik czy programista prowadzący własną działalność gospodarczą mają spory wachlarz możliwości w kontekście rozliczenia firmowych wydatków (po szczegóły zapraszamy do artykułu).

Warto wiedzieć, że dodatnie różnice kursowe powstają w przypadku, gdy wartość:

• przychodu w obcej walucie po przeliczeniu zgodnie z kursem NBP, jest niższa od wartości faktycznie otrzymanych wpłat,
• poniesionych kosztów w obcej walucie po przeliczeniu według odpowiedniego kursu NBP, jest wyższa od wartość zapłaconych pieniędzy.

Z kolei ujemne różnice kursowe występują jeśli wartość:

• przychodu w obcej walucie, po przeliczeniu zgodnie ze średnim kursem NBP, jest wyższa od wartości wynikającej z faktury (otrzymanych środków pieniężnych),
• poniesionych kosztów w obcej walucie po przeliczeniu, jest niższa od faktycznej wartości dokonanych zapłat.

Z różnicami kursowymi można się także spotkać w kontekście kredytów firmowych w zagranicznych walutach (tak udzielonych, jak i otrzymanych). Chodzi tu o różnicę pomiędzy wartością początkową kredytu, a tą w momencie spłaty, jako że przelicza się je według różnych kursów.

Zdarza się, że różnice kursowe nie występują i nie trzeba sobie nimi zaprząta głowy. Dzieje się tak choćby, gdy przedsiębiorca płaci gotówką w dniu, w którym otrzymał fakturę, a jednocześnie pieniędzy nie zakupił w kantorze ani też nie wypłacił w banku. Oczywiście jest tak również, gdy kursy zaksięgowania danej kwoty i jej przeliczenia na złotówki są identyczne.

Jak udokumentować i zaksięgować powstałe różnice księgowe?

Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek odpowiedniego udokumentowania każdej przeprowadzonej transakcji. Zazwyczaj służy temu faktura (rachunki dotyczą już bardzo małego grona osób – przede wszystkim zarabiających w oparciu o umowy o dzieło lub zlecenie). W przypadku różnic kursowych nie jest jednak konieczna.

Wystarczy dokument zawierający faktycznie otrzymaną lub zapłaconą kwotę. Może nim być przykładowo wyciąg z konta bankowego, wydruk historii transakcji z konta płatności internetowych (np. PayPal) albo kantoru online, czy też potwierdzenie wymiany waluty w stacjonarnym kantorze. Posiadanie jednego z wymienionych dokumentów wraz z potwierdzeniem przychodu lub kosztu w walucie obcej pozwala na sporządzenie tzw. dowodu wewnętrznego (tworzony jest na potrzeby wewnętrzne firmy).

Więcej o dokumentowaniu transakcji, na którą nie ma ani faktury, ani rachunku, można się dowiedzieć z jednego z odcinków inFakt TV.

Różnice kursowe trzeba również właściwie ująć w Księdze Przychodów i Rozchodów. Dodatnie różnice kursowe, zwiększające przychody, zapisuje się w kolumnie 8 „pozostałe przychody”, a ujemne księguje się w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.

Powyższych czynności przedsiębiorca nie musi dokonywać osobiście. Jeśli zdecyduje się na usługi np. biura rachunkowego, to wszelkimi kwestiami związanymi z rozliczeniem i zaksięgowaniem transakcji przeprowadzonej w obcej walucie zajmują się księgowi.

Z jakimi wątpliwościami spotykacie się przy rozliczaniu i księgowaniu transakcji w obcych walutach? Zachęcamy do dzielenia się nimi w komentarzach.

Foto Beautiful businesswoman doing finances in the office via Shutterstock.