W Twojej firmie wdrożono lub planowane jest stosowanie programu monitorującego aktywność na urządzeniu służbowym? Spokojnie. To nie jest skok na Twoją prywatność. ALE! Aby taka forma kontroli była zgodne z prawem, pracodawca musi Cię o tym wcześniej poinformować. W tym artykule przybliżymy temat kontroli urządzenia służbowego, rozwiejemy wątpliwości dotyczące kwestii prawnych oraz wskażemy korzyści związane z wdrożeniem takiego rozwiązania, zarówno dla pracodawcy jak i pracownika.
Autorką tekstu jest Julia Borysławska, tekst powstał w ramach naszej inicjatywy Opowiedz nam o swoim biznesie.
Aplikacje szpiegowskie nie bez powodu są negatywnie odbierane przez społeczeństwo. Programy tego typu wykorzystywane są między innymi w celu inwigilacji prywatnych danych osobowych, co prowadzi do licznych nadużyć. Niestety przekłada się to na mniejsze zaufanie do programów monitorujących. Legalna kontrola służbowego komputera pozwala nie tylko na weryfikację efektów pracy i efektywności pracownika, jak to powszechnie jest uważane. Dodatkowo jest to gwarancja bezpiecznych warunków do wykonywania obowiązków pracowniczych na urządzeniu - nadzór nad odwiedzanymi stronami www, pobieranymi plikami czy odbieranymi i wysyłanymi wiadomościami e-mail. Zaraz, zaraz... Przeglądanie korespondencji e-mailowej brzmi dla Ciebie jak naruszenie prywatności? Spokojnie, Twój pracodawca jest zobowiązany do trzymania się pewnych zasad.
Przede wszystkim, jak już wcześniej wspomnieliśmy, pracownik musi zostać poinformowany o wdrożeniu monitoringu urządzenia. Zgodnie z prawem (Przepis art. 22(3) Kodeksu pracy) jest to kwestia, której pracodawca nie może pominąć. Powszechnie stosowaną praktyką jest odpowiedni aneks do umowy, który zawiera zapis dotyczący objęcia monitoringiem urządzenia służbowego. Niektóre programy monitorujące mają możliwość wyświetlania komunikatu, który pojawi się przy okazji logowania i będzie wymagał akceptacji użytkownika. Niezależnie od formy tej informacji, jest to czynnik, który decyduje o tym, czy działania obejmujące wdrożenie monitoringu są legalne. Ponadto zalecamy, aby monitorowanie było uzasadnione i selektywne.
Przełom lat 2020 i 2021 rzucił wyzwanie przedsiębiorcom – pandemia, lockdown, panika i chaos z tym związane. Wiele firm, chcąc kontynuować swoją działalność, musiało przenieść się na model hybrydowy lub zdalny. Home office okazało się wówczas jedyną możliwością kontynuowania pracy, ale także polem niosącym za sobą wiele zagrożeń. Pracodawcy z dnia na dzień stracili kontrolę nad aktywnością pracowników, a pracownicy – odpowiednie i bezpieczne warunki do pracy.
Przedsiębiorstwa zaczęły więc decydować się na zaufanie programom do monitorowania komputera, które są przystosowane do pomiaru czasu spędzonego przy monitorze i jakości wykonywanych obowiązków. Dzięki temu możliwa stała się identyfikacja i wykrywanie działań zagrażających bezpieczeństwu firmy. Jednocześnie, rozwiązanie to, pozwoliło wielu pracodawcom oswoić się z home office i wdrożyć taki tryb pracy, ku podniesieniu komfortu pracy pracowników.
W przypadku większości programów tej klasy, kontrolowani użytkownicy nie mają możliwości ingerencji w nałożony na urządzenie monitoring. Pomysłów na to może być wiele – używanie trybu incognito w przeglądarce, oglądanie YouTube’a w tle, czy symulacja aktywności poprzez pozostawienie włączonych firmowych aplikacji, ruszanie myszką lub klikanie w losowe miejsca. Programy, takie jak Ekran System (o którym więcej przeczytacie nieco później) wykrywają tego typu manipulacje, a także oferują opcję, która zabezpiecza przed próbami odinstalowania programu, przerwaniem procesu monitorowania lub edycją plików konfiguracyjnych.
Taka forma ingerencji w pracę programu monitorującego jest nie tylko nieskuteczna, ale również zupełnie niepotrzebna. Jak wspomnieliśmy wcześniej - monitorowanie zazwyczaj nie jest skokiem na Twoją prywatność, a dodatkową warstwą zabezpieczeń.
Straty finansowe, wizerunkowe oraz konsekwencje prawne mogą dotknąć nawet małe przedsiębiorstwa. Próby wykradnięcia danych przez nośniki USB lub przesłania poufnych plików w formie załączników e-mailowych są w wielu firmach na porządku dziennym. A najbardziej powszechnymi powodami incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem są nie bezpośrednie działania hakerów, a błędy ludzkie! Czyli nieumyślne otwieranie podejrzanych plików, odwiedzanie niezabezpieczonych stron www oraz inne działania, motywowane chęcią usprawnienia pracy, kosztem zachowania bezpiecznych praktyk. Około 94% wirusów dostarczanych jest do systemu za pomocą poczty elektronicznej. Nieumyślne kliknięcie w link, w wiadomości e-mail, może wyrządzić więcej szkód niż myślisz. Nic dziwnego więc, że pracodawcy zaopatrują się w narzędzia zabezpieczające przed tego typu czynnościami. Do takich niezbędników należą właśnie oprogramowania monitorujące komputery w firmie.
Ekran System jest odpowiedzią na wszystkie wątpliwości związane z monitorowaniem pracowników. Oprogramowanie oferuje szereg funkcji pozwalających nie tylko na kontrolę użytkownika, ale także zabezpieczenie urządzenia, na którym on pracuje. Selektywne nagrywanie pozwala określić, jakie czynności mają być rejestrowane, a jakie nie, dzięki czemu możliwe jest zachowanie prywatności pracowników oraz uzyskanie zgodności z RODO. Program wyposażony jest w narzędzie do mierzenia czasu pracy, kontrolowania otwieranych plików i folderów, uruchomionych programów oraz podłączonych urządzeń do portów USB. Pracodawca za sprawą monitoringu ma wgląd w działania wykonywane w przeglądarce internetowej. W kontroli mogą pomóc także alerty w czasie rzeczywistym, które system wysyła automatycznie, w przypadku wystąpienia ryzykownej lub podejrzanej sytuacji. Dodatkowo – wszystkie wyżej wymienione informacje zbierane są w jednym miejscu, a pracodawca ma możliwość wygenerowania raportu zawierającego przejrzyste tabele i wykresy aktywności. W przypadku jakiegokolwiek sporu dotyczącego rozliczania pracy bądź jakości wykonywanych obowiązków - obie strony są w posiadaniu niepodważalnego dowodu.
Zdajemy sobie sprawę, że monitorowanie pracowników może być problematycznym i niewygodnym tematem, ale jest to jedno z niewielu rozwiązań umożliwiających bezinwazyjne przejście na pracę zdalną, która dla wielu jest najbardziej komfortowym trybem pracy. Czy chciałbyś, aby pracodawca monitorował Twoją pracę na komputerze? Podziel się swoją opinią w komentarzach.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
