14

Backup danych w firmie, jak się do tego zabrać?

Powiedzenie, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią backupy i na tych, którzy będą je robić, to już swego rodzaju truizm. Prawda jest jednak taka, że wykonywanie regularnych kopii zapasowych istotnych danych to nadal domena niewielkiego procenta użytkowników. Niestety, nie inaczej jest w przypadku firm, a to już może mieć znacznie poważniejsze konsekwencje niż smutek po utracie zdjęć z wakacji. W tym tekście chcę Was przekonać, że warto robić backupy, szczególnie, że usługi chmurowe bardzo nam to ułatwiają i dają znacznie większy poziom bezpieczeństwa niż lokalna kopia.

Istotne dane w firmie muszą być bezpieczne

Każda firma jest inna — jedna zajmuje się budowaniem mostów, inna rozliczeniami księgowymi, a jeszcze inna produkcją oprogramowania. W każdej jednak na pewnym etapie jesteśmy zmuszeni do używania komputerów i przechowywania danych w formie elektronicznej. Niezależnie od tego czy są to projekty, bazy danych kontrahentów i transakcji, czy testowe wersje oprogramowania i kod źródłowy. Nie ulega wątpliwości, że w każdej firmie są dane, które należy chronić, bo skutki ich utraty mogą okazać się opłakane.

W takiej chwili z miejsca nasuwa mi się przypadek wzięty z życia. Znajomy handlowiec w branży IT (sic!) dostał maila z fałszywą fakturą. Nieopatrznie na nią kliknął i stwierdził, że to jakaś pomyłka. Nie zauważył jednak, że w tej samej chwili robak znany jako Cerber, zaczął mu szyfrować zawartość dysku twardego w firmowym laptopie. Niestety, zwrócił na to uwagę dopiero wtedy, gdy ponownie uruchomił program pocztowy, który zgłosił brak jakichkolwiek wiadomości. Okazało się, że wszystkie istotne pliki zostały już zaszyfrowane.

Handlowiec nie ma zazwyczaj do czynienia z projektami czy danymi, które nie miałyby gdzieś swojej kopii, ale jego praca polega na kontaktach z ludźmi. W przypadku gdy tracisz historię swoich maili z ostatnich 2 lat, to może to być poważny cios. Dzisiaj już nikt nie wysyła listów, wszystkie ustalenia, plany, spotkania itp. umawia się przez email lub telefon. Utrata dostępu do tych informacji to poważna sprawa. Wystarczyłoby trzymać pocztę na serwerze pocztowym i synchronizować ją np. korzystając z protokołu IMAP, a nie pobierać na lokalny PC przy pomocy protokołu POP3, z opcją kasowania wiadomości starszych niż 30 dni. To tylko przykład jak usługa chmurowa mogłaby zabezpieczyć tego niefrasobliwego handlowca przed sporymi problemami.

Znacznie poważniejsze skutki na większą skalę wywołał natomiast wirus Petya, który zaatakował pod koniec czerwca 2017 roku. Ten robak również szyfrował dane użytkowników i domagał się okupu za ich odszyfrowanie. Był przy tym na tyle skuteczny, że praktycznie sparaliżował na wiele dni działania jednej z największych firm kurierskich na świecie – TNT. Przywracania funkcjonalności wszystkich systemów trwało jeszcze wiele dni po ataku, a pewnie dałoby się to przyspieszyć, gdyby użytkownicy korzystali z kopii zapasowych. TNT nie było zresztą odosobnione, problemy miał też Maersk czy produkująca czekolady Milka firma Mondelez.

Backup lokalny czy usługi chmurowe?

Poczta to tylko jeden z elementów, który nota bene stosunkowo łatwo jest umieścić i trzymać w „chmurze”. Co jednak zrobić gdy chcemy wykonywać regularne kopie zapasowe plików lub baz danych z innych aplikacji? Rozwiązania są dwa, lokalna kopia np. na dedykowanym dysku sieciowym albo jedno z rozwiązań chmurowych. Oba podejścia mają swoje wady i zalety, ale ostatecznie w moim odczuciu usługi chmurowe są jednak bezpieczniejsze, a mogą też okazać się również tańsze.

Lokalny backup na dysku sieciowym wiąże się z sporymi kosztami początkowymi. Trzeba zakupić odpowiedni sprzęt i przynajmniej dwa dyski twarde, aby zapewnić sobie jakąkolwiek redundancję. Potrzebny jest również ktoś, kto nam to zbuduje i skonfiguruje. Wybór odpowiedniego sprzętu pozwala skonfigurować takie lokalne rozwiązanie, aby wszystko działało jak typowa chmura dzięki dedykowanym aplikacjom i nie wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Lokalny backup ma jednak też pewne wady. Pomijam już kwestie awarii, rozbudowy czy ewentualnego serwisowania uszkodzonych dysków. Najgorszy scenariusz to na przykład włamanie lub pożar w biurze. Jeżeli trzymamy cały swój sprzęt, w tym również kopie zapasowe, w jednym miejscu, to w żadnym wypadku nie można powiedzieć, że jesteśmy bezpieczni. Zależność od jednej lokalizacji to, niestety, proszenie się o kłopoty.

Usługi chmurowe mają w tej kwestii wyraźną przewagę. Nasze dane przetrzymywane są w profesjonalnych serwerowniach, gdzie mają też jeszcze swoje kopie zapasowe. Nie interesuje nas sprzęt, sprawność dysków twardych czy nawet ich pojemność, bo ilość dostępnego miejsca możemy łatwo rozszerzać. Dostawcy takich usług zapewniają nam dostęp do danych zawsze i praktycznie z każdego miejsca na świecie. Dodatkowo również oferują szereg aplikacji, które pomagają w prosty sposób skonfigurować cały proces wykonywania kopii zapasowych. Nie potrzebujemy do tego zewnętrznego specjalisty, zazwyczaj instrukcja od dostawcy okazuje się być wystarczająca.

Chmura zapewnia większą elastyczność

Warto przy tej okazji poruszyć jeszcze jeden temat. W mojej ocenie w przypadku kopii zapasowych przechowywanych w chmurze pokutuje jeszcze jeden, bardzo niesłuszny zarzut. Mianowicie są ludzie, którzy czują się nieswojo, jeśli nie wiedzą gdzie przechowywane są ich dane. Z pewnych względów niektóre dane nie powinny być wysyłane poza obręb kraju, a w przypadku chmury nie zawsze mamy taką pewność. Takie zastrzeżenia są już jednak też respektowane przez profesjonalne rozwiązania, więc de facto możemy wybrać gdzie nasze pliki się znajdą. Tym bardziej, że lokalizacja ma też znaczenie pod względem szybkości dostępu do danych. Nikt nie będzie kopii zapasowej firmy z Polski, przechowywał na serwerach w USA, bo to się zwyczajnie nie opłaca.

Nie można mieć też uwag jeśli chodzi o bezpieczeństwo transmisji. Obecnie wszystkie poważne rozwiązania chmurowe korzystają z obustronnego szyfrowania komunikacji. Dzięki temu nikt niepożądany nie będzie w stanie podejrzeć tego co wysyłamy lub pobieramy z naszej chmury. Tak samo szyfrowane mogą być dane przechowywane w zdalnej lokalizacji, bez hasła ich nie odzyskamy.

Wreszcie chmura zapewnia nam elastyczność, której brakuje rozwiązaniom lokalnym, szczególnie jeśli pracujemy z osobami, które na co dzień nie przebywają w biurze. Ile razy już słyszałem pytania „jak przesłać ten plik do Pana X, bo jego poczta ma limit na załącznik do 10 MB”. Gdy korzystamy z chmury, wygenerowanie odnośnika do konkretnego pliku trwa kilka sekund. Mało tego, dany plik możemy zabezpieczyć hasłem, więc przechwycenie linku nic nie da, jeśli dana osoba nie posiada hasła. Wreszcie możemy takie udostępnienie skonfigurować w ten sposób, aby po danym czasie link przestał działać. Trudno o bezpieczniejsze dzielenie się ważnymi plikami.

Gdzie szukać takich rozwiązań?

Usługi przechowywania kopii zapasowych w tzw. chmurze zdobywają w ostatnich latach dużą popularność. Oferowane są przez wiele znanych korporacji zagranicznych, ale okazuje się, że w Polsce też mamy się czym pochwalić. Jednym z dostawców takich usług jest krakowski Comarch, który oferuje rozwiązanie Comarch IBARD. Podobnie jak ma to miejsce z usługami konsumenckimi, tutaj także mamy kilka poziomów abonamentu różniących się ceną i możliwościami.

Usługą mogą być szczególnie zainteresowane firmy, które korzystają z oprogramowania ERP produkowanego przez Comarch, ale usługa IBARD jest dostępna dla każdego. Obecnie w ramach promocji wszyscy posiadacze systemów Comarch ERP, a także osoby, które zostaną użytkownikami tych systemów w trakcie trwania promocji, zyskują darmowy dostęp do usługi Comarch IBARD w pakiecie oferującym aż 1 TB miejsca na dane. W jego ramach otrzymujemy dostęp do chmury dla nielimitowanej liczby użytkowników, backup baz danych bez limitu, backup plików i folderów, dostęp przez www, aplikacje desktop i mobile oraz własny klucz szyfrujący. Więcej informacji o promocji i usłudze na stronie: https://www.ibard.com/pl/promocja.

To doskonała okazja, aby sprawdzić jak działa taka usługa i czy jest w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby wasze firmy.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą Comarch.