W biurze zabrakło prądu i wysiadł net, a pracować dalej trzeba

Start zwykle między 7 a 9 rano. Praca. Jedni cały dzień spędzają w biurze, inni mają spotkania na mieście. Beata właśnie przygotowuje nowy projekt strony internetowej dla klienta, Krzysiek tworzy strategię na polecenie zarządu, a 50 osób z call center odbiera telefony i przyjmuje zgłoszenia od klientów. Jest też Iwona, która była na spotkaniu u klienta i wraca do biura, żeby omówić dalsze działania ze swoim zespołem. Wykonujemy różne prace, ale łączy je to, że wymagają ciągłości. Biuro natomiast – które jedni uznają za swój drugi dom, a którego drudzy unikają jak ognia – dla wszystkich jest miejscem, w którym mogą realizować swoje zadania. Ale co by się stało, gdyby zniknęło?

Zniknęło może nawet nie tak dosłownie, bo trzęsienie ziemi czy tornado to w naszej szerokości geograficznej dość futurystyczne wizje (choć jak uczy życie, realne), ale biuro pozbawione możliwości działania przestaje pełnić swoją funkcję. Od najczęściej występujących sytuacji, jakimi są brak prądu czy awaria dostępu do Internetu, przez problemy z ogrzewaniem, awarie systemu wentylacji, kanalizacji czy po prostu brak możliwości wejścia do budynku, w którym są wszystkie zasoby firmy. Zamknięcie ulicy: strajki, protesty, alarm bombowy – to się po prostu zdarza, stawiając wiele firm przed nie lada wyzwaniem – jak funkcjonować, gdy podstawowe miejsce pracy „nie działa”?

W dobie laptopów, tabletów, smartfonów, mobilnego Internetu i innych dobrodziejstw techniki oczywiście możemy znaleźć szybkie rozwiązanie. Osoby prowadzące biuro w domu mogą zwrócić się o pomoc do rodziny lub zaufanych znajomych, żeby pozwolili kontynuować pracę u siebie. Uwaga – jeśli w takim zastępczym lokum będą dzieci, to istnieje spore ryzyko, że spokoju tam nie znajdziemy.

Innym rozwiązaniem może być kawiarnia – raczej bez kłopotu znajdziemy wolny stolik (nawet na kilka osób), napijemy się kawy, w wielu miejscach uda nam się także skorzystać z gniazdka i podładować nasze urządzenia mobilne. Jednak co w sytuacji, gdy jest nas więcej niż kilkoro, mamy pracy na dłużej niż godzinę, a przy okazji nie jest to zadanie indywidualne, a grupowe, a może wiąże się też z długimi rozmowami telefonicznymi? Testowanie cierpliwości osób siedzących przy sąsiednich stolikach może doprowadzić do wyproszenia z kawiarni, a nawet – jak u Barei – znalezienia się w kategorii „tych klientów nie obsługujemy”. Po kilku takich sytuacjach w okolicy może zabraknąć przyjaznych kawiarni. I gdzie wtedy wypijemy nasze ulubione espresso? Dla wyjątkowo szczodrych (czytaj: zdesperowanych) jest jeszcze opcja „open bar dla wszystkich”, aby tylko zdobyć przychylność klientów tego lokalu i móc kontynuować pracę, ale czy o to chodzi?

Czytaj dalej poniżej

Uwaga, klienci PKO BP na celowniku oszustów Maciej Sikorski

Zapłacimy za ten rozwój, oj zapłacimy... Maciej Sikorski

I na jak długo wystarczy funduszy?

Rozważmy świeże powietrze – przecież wreszcie mamy wiosnę. Tu miejsca jest pod dostatkiem, zmieści się praktycznie nieograniczona liczba osób; kocyki i jedzenie z supermarketu, słowem piknikowa atmosfera. Możemy znaleźć na tyle ustronne miejsce, że nie będziemy nikomu przeszkadzali. Problemy jednak zaczną się z nadejściem deszczu, a na pewno gdy pojawi się potrzeba uzupełnienia energii w naszych urządzeniach – jeśli nie dysponujemy przenośnym generatorem prądu (z odpowiednim zapasem paliwa), to nasza praca zdalna z parku czy podmiejskiej leśnej polany może się szybko zakończyć.

Miejsc, do których w przypadku niedostępności podstawowego biura można się przenieść, jest niemało. Różnią się lokalizacją, wielkością, towarzystwem. Ocena ich przydatności zależy oczywiście od naszych potrzeb, jednak raczej trudno nam będzie pracować w nich dłużej niż kilka godzin. O pracy przez wiele dni praktycznie nie może być mowy. Dokąd więc pójść, gdy przelewy czekają na zaksięgowanie, gazeta musi zostać przygotowana do druku, a rozmowy telefoniczne przeprowadzone?

Okazuje się, że na rynku istnieją usługi nazywane Disaster Recovery, które pozwalają zachować ciągłość działania nawet w przypadku, gdy podstawowe zasoby są niedostępne. Niektóre instytucje, np. banki, wręcz muszą z takich rozwiązań korzystać – zachęca je do tego wydana przez Komisję Nadzoru Finansowego Rekomendacja D. Jednym z nich jest usługa o nazwie: biuro zapasowe. Profesjonalne biuro zapasowe to w pełni wyposażona powierzchnia biurowa, dostępna dla klientów zawsze, gdy zajdzie taka potrzeba. Do dyspozycji firmy pozostaje określona liczba stanowisk, niezbędna infrastruktura teleinformatyczna i socjalno-biurowa. Nie musimy się martwić o dostęp do podstawowych zasobów, jak zasilanie czy Internet, ani też o komputery czy telefony – stanowią one podstawowe wyposażenie każdego biura zapasowego.

Dostawcy oferują możliwość wcześniejszego przygotowania się do skorzystania z takiej usługi – na komputerach może zostać uruchomione specjalne oprogramowanie na życzenie lub nawet klienci mogą zainstalować własne systemy. Korzystanie z sieci wewnętrznej może odbywać się na identycznych zasadach jak w podstawowym biurze, co oznacza, że mimo innej lokalizacji dla pracownika w zakresie jego narzędzi pracy właściwie nic się nie zmieni.

Czy ta usługa jest dla mnie? Odpowiedź brzmi: TAK. Dla każdego biznesu ciągłość działania jest ważna, bo przekłada się wprost na wyniki finansowe. Dla sklepu internetowego priorytetem będzie obsługa każdego zamówienia, dla grafika przygotowanie projektów w terminie, a dla handlowca stały kontakt z klientami.

Czy to jest w praktyce potrzebne? Tu oczywiście można przytoczyć argument, że sytuacje kryzysowe zdarzają się rzadko lub nawet niezwykle rzadko. Ale jednak się zdarzają. Wystarczy wspomnieć niedawny pożar Mostu Łazienkowskiego, blackout w Szczecinie (niedostępność zasilania przez prawie cały dzień) czy liczne strajki i manifestacje paraliżujące miasta. Nieprzewidziane zdarzenia po prostu następują. Pytanie brzmi nie: czy, ale: kiedy wystąpią – i zwykle będzie to najmniej spodziewany moment. I czy będziemy wtedy mogli tak po prostu pozwolić sobie na przerwę?

Czemu piszemy o biurach zapasowych? Dowiecie się już 9 czerwca. Szykujemy dla Was kilka atrakcji, i kilka świetnych prezentów dla czytelników. Będziecie mogli między innymi spędzić godzinę czasu na żywo z redakcją Antyweb podczas naszych przygód 9 czerwca.

-

Materiał powstał przy współpracy z operatorem centrów danych ATMAN.