Poradnik

Umowa najmu w coworkingu – jak wyglądają zasady jej rozliczenia?

GM
Grzegorz Marczak
4

Chęć oddzielenia życia zawodowego od prywatnego oraz poszukiwanie warunków do efektownej pracy to jedne z najczęstszych powodów, z których przedstawiciele wolnych zawodów decydują się na coworking. Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt. Idea współdzielenia przestrze...

Chęć oddzielenia życia zawodowego od prywatnego oraz poszukiwanie warunków do efektownej pracy to jedne z najczęstszych powodów, z których przedstawiciele wolnych zawodów decydują się na coworking.

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.

Idea współdzielenia przestrzeni biurowej z innymi osobami, ma również tę zaletę, że jest po prostu tańsza niż samodzielne wynajęcie lokalu. Podpisanie umowy z biurem coworkingowym wymaga oczywiście odpowiedniego rozliczenia. Obowiązujące tu zasady są bardzo proste.

Szukając twórczej atmosfery pracy

Utrzymywanie własnego lokalu nie zawsze jest dla przedsiębiorcy opłacalnym wyjściem. Szczególnie jeśli nie w smak mu podpisywanie długoterminowej umowy najmu czy branie kredytu na zakup własnego lokalu. Istnieje rozwiązanie zdecydowanie prostsze i mniej kłopotliwe, do którego przekonało się już całkiem sporo Polaków.

Mowa o coworkingu. To koncepcja, która za kilkaset złotych miesięcznie pozwala wynająć biurko w specjalnie przystosowanym biurze. Chętni mają tam dostęp do artykułów biurowych, Internetu, drukarek, faksów, a nawet sal konferencyjnych pozwalających na spotkania z klientami.

Badania pokazują, że z ofert centrów coworkingowych najczęściej korzystają przedstawiciele wolnych zawodów – graficy, informatycy, architekci, marketingowcy, przedstawiciele mediów. Poza wspomnianą oszczędnością, cenią oni sobie w takim systemie możliwość wymiany doświadczeń zawodowych z innymi osobami, twórczą atmosferę pracy, a także odpowiednie warunki do spotkań biznesowych. Poza wyposażeniem przeznaczonym stricte do pracy, w centrum coworkingowym można znaleźć również rozwiązania sprzyjające relaksowi, np. pokoje z telewizorem czy konsolą do gier. Istnieje również możliwość skorzystania z „wirtualnego biura”.

Coworking wymaga podpisania odpowiedniej umowy

Podstawą rozliczeń pomiędzy biurem coworkingowym, a freelancerem-przedsiębiorcą, korzystającym z jego usług jest umowa wynajmu powierzchni biurowej. Takie kontrakty zazwyczaj zawierane są na czas nieokreślony z możliwością rozwiązania z zachowaniem pewnego okresu wypowiedzenia. W tym modelu centrum coworkingowe wynajmuje więc danej osobie pomieszczenie, a ta z kolei zobowiązuje się do opłacania czynszu w konkretnej wysokości.

Częściej można jednak spotkać się z sytuacjami, że biuro coworkingowe zapewnia wynajmującemu pewne dodatkowe usługi (poza samym miejscem do pracy). Chodzi tu przykładowo o udostępnianie sal konferencyjnych. Cechą charakterystyczną takiego kontraktu jest także ujęcie w czynszu kosztów tzw. mediów. W takim przypadku umowa ma charakter mieszany w związku z czym stosuje się do niej przepisy dotyczące umowy zlecenia.

Umowy coworkingowe zawiera się też w oparciu o wewnętrzny regulamin określający zasady korzystania tak z samego lokalu, jak i udostępnionego sprzętu. Każda firma ma swój wzór takiego dokumentu.

Wynajem w coworkingu – jak wygląda odliczenie VAT?

Podpisanie kontraktu z centrum coworkingowym przez grafika czy informatyka prowadzącego własną działalność gospodarczą wymaga właściwego rozliczenia. Jego podstawą jest faktura. Ten dokument pozwala przedsiębiorcy na obniżenie VAT-u od sprzedaży o VAT wynikający z zakupu usługi najmu. Trzeba jednak pamiętać, że to opcja dostępna wyłącznie dla czynnych podatników VAT.

W poniższym video podpowiadamy w jakich sytuacjach szczególnie warto zostać VAT-owcem:

https://youtu.be/0ELwh9a6eKQ?list=PLc0UBkk7rVfMLm27kTGEW6STQKXIXENZ5

Przepisy określają również w jakim terminie przedsiębiorca może dokonać obniżenia VAT-u. Najem nie jest traktowany na specjalnych zasadach, konieczne jest, więc zastosowanie się do reguły ogólnej. Zgodnie z nią prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymało się fakturę. Zależnie od przyjętego systemu rozliczania podatku VAT jest to miesiąc lub kwartał. Jeśli jednak przedsiębiorca nie obniżył VAT-u z faktury w momencie jej otrzymania, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

W przypadku, gdy do rozliczenia nie dojdzie w również w tym czasie, istnieje opcja korekty w terminie do 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do odliczenia VAT.

Ujęcie coworkingu w kosztach firmy

Pozostaje jeszcze kwestia rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z coworkingiem. W myśl ogólnych regulacji przedsiębiorca, który zdecyduje się na wynajęcie lokalu w związku z prowadzoną firmą może ująć w kosztach wszelkie wydatki z nim związane (min. czynsz, Internet, telefon).

Ta zasada jak najbardziej znajduje zastosowanie również z kontekście wynajęcia przestrzeni biurowej od firmy zajmującej się coworkingiem. Grafik czy informatyk mogą też zaliczyć do kosztów inne wydatki wynikające w nabycia dodatkowych usług i rzeczy związanych z podpisaną umową.

Macie jakieś pytania dotyczące rozliczania umowy coworkingu? Zostawiajcie je w komentarzach.

Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu

Więcej na tematy:

InFakt