Umowa najmu w coworkingu – jak wyglądają zasady jej rozliczenia?

Chęć oddzielenia życia zawodowego od prywatnego oraz poszukiwanie warunków do efektownej pracy to jedne z najczęstszych powodów, z których przedstawiciele wolnych zawodów decydują się na coworking.

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.

Idea współdzielenia przestrzeni biurowej z innymi osobami, ma również tę zaletę, że jest po prostu tańsza niż samodzielne wynajęcie lokalu. Podpisanie umowy z biurem coworkingowym wymaga oczywiście odpowiedniego rozliczenia. Obowiązujące tu zasady są bardzo proste.

Szukając twórczej atmosfery pracy

Utrzymywanie własnego lokalu nie zawsze jest dla przedsiębiorcy opłacalnym wyjściem. Szczególnie jeśli nie w smak mu podpisywanie długoterminowej umowy najmu czy branie kredytu na zakup własnego lokalu. Istnieje rozwiązanie zdecydowanie prostsze i mniej kłopotliwe, do którego przekonało się już całkiem sporo Polaków.

Czytaj dalej poniżej

Windows 10 – czy i kiedy aktualizować, dla kogo darmowy, dla kogo płatny Konrad Kozłowski

Bitcoin – 9 prawnych kwestii, na które warto znać odpowiedź Legal Geek

Mowa o coworkingu. To koncepcja, która za kilkaset złotych miesięcznie pozwala wynająć biurko w specjalnie przystosowanym biurze. Chętni mają tam dostęp do artykułów biurowych, Internetu, drukarek, faksów, a nawet sal konferencyjnych pozwalających na spotkania z klientami.

Badania pokazują, że z ofert centrów coworkingowych najczęściej korzystają przedstawiciele wolnych zawodów – graficy, informatycy, architekci, marketingowcy, przedstawiciele mediów. Poza wspomnianą oszczędnością, cenią oni sobie w takim systemie możliwość wymiany doświadczeń zawodowych z innymi osobami, twórczą atmosferę pracy, a także odpowiednie warunki do spotkań biznesowych. Poza wyposażeniem przeznaczonym stricte do pracy, w centrum coworkingowym można znaleźć również rozwiązania sprzyjające relaksowi, np. pokoje z telewizorem czy konsolą do gier. Istnieje również możliwość skorzystania z „wirtualnego biura”.

Coworking wymaga podpisania odpowiedniej umowy

Podstawą rozliczeń pomiędzy biurem coworkingowym, a freelancerem-przedsiębiorcą, korzystającym z jego usług jest umowa wynajmu powierzchni biurowej. Takie kontrakty zazwyczaj zawierane są na czas nieokreślony z możliwością rozwiązania z zachowaniem pewnego okresu wypowiedzenia. W tym modelu centrum coworkingowe wynajmuje więc danej osobie pomieszczenie, a ta z kolei zobowiązuje się do opłacania czynszu w konkretnej wysokości.

Częściej można jednak spotkać się z sytuacjami, że biuro coworkingowe zapewnia wynajmującemu pewne dodatkowe usługi (poza samym miejscem do pracy). Chodzi tu przykładowo o udostępnianie sal konferencyjnych. Cechą charakterystyczną takiego kontraktu jest także ujęcie w czynszu kosztów tzw. mediów. W takim przypadku umowa ma charakter mieszany w związku z czym stosuje się do niej przepisy dotyczące umowy zlecenia.

Umowy coworkingowe zawiera się też w oparciu o wewnętrzny regulamin określający zasady korzystania tak z samego lokalu, jak i udostępnionego sprzętu. Każda firma ma swój wzór takiego dokumentu.

Wynajem w coworkingu – jak wygląda odliczenie VAT?

Podpisanie kontraktu z centrum coworkingowym przez grafika czy informatyka prowadzącego własną działalność gospodarczą wymaga właściwego rozliczenia. Jego podstawą jest faktura. Ten dokument pozwala przedsiębiorcy na obniżenie VAT-u od sprzedaży o VAT wynikający z zakupu usługi najmu. Trzeba jednak pamiętać, że to opcja dostępna wyłącznie dla czynnych podatników VAT.

W poniższym video podpowiadamy w jakich sytuacjach szczególnie warto zostać VAT-owcem:

https://youtu.be/0ELwh9a6eKQ?list=PLc0UBkk7rVfMLm27kTGEW6STQKXIXENZ5

Przepisy określają również w jakim terminie przedsiębiorca może dokonać obniżenia VAT-u. Najem nie jest traktowany na specjalnych zasadach, konieczne jest, więc zastosowanie się do reguły ogólnej. Zgodnie z nią prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymało się fakturę. Zależnie od przyjętego systemu rozliczania podatku VAT jest to miesiąc lub kwartał. Jeśli jednak przedsiębiorca nie obniżył VAT-u z faktury w momencie jej otrzymania, może to zrobić w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

W przypadku, gdy do rozliczenia nie dojdzie w również w tym czasie, istnieje opcja korekty w terminie do 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do odliczenia VAT.

Ujęcie coworkingu w kosztach firmy

Pozostaje jeszcze kwestia rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z coworkingiem. W myśl ogólnych regulacji przedsiębiorca, który zdecyduje się na wynajęcie lokalu w związku z prowadzoną firmą może ująć w kosztach wszelkie wydatki z nim związane (min. czynsz, Internet, telefon).

Ta zasada jak najbardziej znajduje zastosowanie również z kontekście wynajęcia przestrzeni biurowej od firmy zajmującej się coworkingiem. Grafik czy informatyk mogą też zaliczyć do kosztów inne wydatki wynikające w nabycia dodatkowych usług i rzeczy związanych z podpisaną umową.

Macie jakieś pytania dotyczące rozliczania umowy coworkingu? Zostawiajcie je w komentarzach.