Przedsiębiorco – sprawdź co możesz załatwić przez Internet

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.

Niewątpliwie informatyzacja coraz silniej wkrada się do urzędów, na czym korzystają zarówno podatnicy (oszczędzają czas), jak i fiskus (jest skuteczniejszy). Owszem, jeszcze jest dużo do zrobienia, ale zauważalnie rośnie liczba kwestii, które można załatwić online bez kłopotliwych wynalazków, takich jak podpis elektroniczny. Sprawdźcie na jakim etapie jest rozwój e-administracji w Polsce i co dzięki temu możecie zdziałać w urzędach przez Internet.

Rozwój technologiczny w urzędach pewnie trudno nazwać rewolucją, następuje powoli i stopniowo. Ale z pewnością jest zauważalny. Ma to związek nie tylko z przyspieszeniem załatwiania urzędowych spraw, ale także z obniżeniem kosztów. Dlaczego mowa o kosztach? Do niedawna załatwienie jakiejkolwiek sprawy przez Internet wiązało się z koniecznością zakupu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Na szczęście to drogie i kłopotliwe rozwiązanie odchodzi do lamusa. Obecnie przedsiębiorcy mogą przez Internet dokonywać zmian w CEIDG, składać deklaracje podatkowe, rozliczać się ZUS-em, a nawet pozwać dłużnika bez podpisu elektronicznego. W planach są też dalsze udogodnienia.

Różne sprawy dostępne w różnych miejscach

Choć przedsiębiorcy mogą załatwić wiele spraw przez Internet, to nie mogą jak na razie działać w jednym miejscu w Sieci. Istnieje bowiem kilka różnych platform e-administracji:

Czytaj dalej poniżej

Swype - moja ulubiona klawiatura na Androida wreszcie trafia do sklepu Play Jan Rybczyński

Miejsce zdjęć jest w albumach, a nie na Facebooku Krzysztof Wąsowski

• CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) - firma.gov.pl – umożliwia wyszukiwanie przedsiębiorców, a także rejestrowanie i zawieszanie działalności gospodarczej oraz zgłaszanie aktualizacji;
• e-PUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – epuap.gov.pl - umożliwia składania dokumentów (wniosków, podań, skarg) do różnych urzędów i organów administracji publicznej;
• e-Deklaracje – e-deklaracje.gov.pl – umożliwiają składanie deklaracji podatkowych, m.in. PIT i VAT;
• PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych ZUS) – pue.zus.pl - umożliwia sprawdzenie swojego ubezpieczenia ZUS, a także składanie wniosków i deklaracji ZUS;
• e-Sąd – e-sad.gov.pl – umożliwia dochodzenie roszczeń w ramach tzw. elektronicznego postępowania upominawczego;
• Pojedynczy Punkt Kontaktowy - eu-go.gov.pl - umożliwia zapoznanie się z procedurami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej, a także pobieranie wniosków do samodzielnego wypełnienia.

Kilka z tych platform jest powiązanych ze sobą. Rolę nadrzędnej platformy pełni system e-PUAP, który jest zintegrowany m.in. z CEIDG i PUE ZUS. Wprawdzie wszystkie platformy funkcjonują również samodzielnie (np. nie trzeba mieć konta na e-PAUP, by zarejestrować się w PUE ZUS), ale dużym udogodnieniem jest posiadanie tzw. profilu zaufanego założonego za pomocą platformy e-PUAP, gdyż można go wykorzystać do „podpisywania” dokumentów składanych zarówno przez CEIDG, jak i PUE ZUS. Platformy umożliwiają również korzystanie z pewnych funkcji bez profilu zaufanego. Na przykład, CEIDG umożliwia wypełnienie wniosku o założenie działalności gospodarczej przez Internet, który będzie czekał na własnoręczny podpis przedsiębiorcy w wybranym urzędzie przez 7 dni.

Korzystanie z usług przez Internet najlepiej zacząć od założenia profilu zaufanego

Przedsiębiorca, który chce załatwić jakąś sprawę przez Internet po raz pierwszy, powinien najpierw założyć sobie profil zaufany. Oczywiście, nie jest to konieczne, jeśli przedsiębiorca posiada bezpieczny podpis elektroniczny (co z uwagi na cenę dotyczy zapewne niewielkiego procenta przedsiębiorców).

Założenie profilu jest bezpłatne i wymaga tylko jednorazowej wizyty w urzędzie. Aby to zrobić, należy odwiedzić platformę e-PUAP, zarejestrować się i złożyć wniosek o założenie profilu zaufanego. Po złożeniu wniosku, trzeba wybrać się z dowodem osobistym do dowolnego punktu, aby potwierdzić swoją tożsamość (takie punkty znajdują się w urzędach skarbowych, miast i gmin, czy siedzibach ZUS na terenie całego kraju).

Po aktywowaniu profilu zaufanego przez urzędnika, przedsiębiorca zyskuje możliwość składania dokumentów i podpisywania ich profilem. Niestety, profil zaufany ma pewne ograniczenia – pozwala załatwiać sprawy tylko z ograniczonego katalogu. Obecnie jednak ten katalog jest już całkiem szeroki, a poza tym jest stopniowo rozszerzany.

e-PUAP – jakiego pułapu są sprawy, które można tam załatwić?

Ogólnie rzecz biorąc, platforma e-PUAP pozwala na składanie dokumentów, wniosków i skarg do różnych urzędów i organów administracji publicznej. Z punktu widzenia przedsiębiorców, najważniejsze sprawy, które można załatwić za pomocą platformy to:

• zarejestrowanie lub zawieszenie działalności gospodarczej lub złożenie wniosku o aktualizację wpisu (w ramach pomocniczego serwisu CEIDG – firma.gov.pl),
• uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami lub stwierdzające zaległości podatkowe,
• złożenie wniosku o dofinansowanie unijne,
• złożenie wniosku o wydanie koncesji na sprzedaż napojów alkoholowych,
• oraz wiele innych spraw na szczeblu lokalnym.

Za pomocą platformy e-PUAP można również od niedawna regulować drogą elektroniczną opłaty administracyjne, skarbowe oraz miejscowe, które trafiają bezpośrednio do urzędów. Opłat dokonuje się za pomocą systemu PayByNet nadzorowanego przez NBP, którzy przypomina systemy tzw. szybkich przelewów.

Niestety, lista spraw, które można załatwić za pomocą e-PUAP, zależy w dużej mierze od miejsca zamieszkania. Wadą platformy jest to, że urzędy lokalne same decydują, jakie sprawy chcą udostępnić do załatwienia za pomocą platformy. Wiele urzędów przed powstaniem e-PUAP-u zainwestowało we własne rozwiązania i nie chcą z nich rezygnować. Niechęć do współpracy tłumaczą również stosunkowo niską liczbą wydanych profilów zaufanych (na koniec stycznia było ich ok. 100 000).

Jeśli dana sprawa nie widnieje w platformie e-PUAP, a dotyczy kwestii lokalnej (np. podatku od nieruchomości), nie oznacza to od razu, że nie można jej załatwić przez Internet. Zawsze warto zajrzeć do lokalnej strony danego urzędu.

Jak złożyć wniosek za pomocą e-PUAP?

Jeśli przedsiębiorca znalazł w katalogu spraw rzecz, którą chciałby załatwić, może to zrobić za pomocą platformy e-PUAP. Nie trzeba wypełniać dokumentu za pomocą systemu, jeśli przedsiębiorca wypełnił go elektronicznie w inny sposób. System umożliwia złożenie wcześniej wypełnionego dokumentu, przy czym musi on być zgodny ze wzorem zamieszczonym na platformie.

Przed złożeniem dokumentu trzeba go podpisać. Można to zrobić na 3 sposoby. Profil zaufany to pierwszy z nich. Drugi to złożenie anonimowo wniosku przez e-PUAP, a następnie odwiedzenie urzędu w celu podpisania go w obecności urzędnika. Trzeci jest zarezerwowany tylko dla posiadaczy bezpiecznego podpisu elektronicznego.

W przypadku niektórych spraw (np. rejestracji auta) jest możliwe złożenie wniosku przez Internet, ale i tak nie obędzie się bez osobistej wizyty w urzędzie. Wynika to stąd, że przepisy wymagają przedłożenia pewnych dokumentów w oryginale, a przesłanie dokumentu przez Internet zawsze traktowane jest jako przesłanie kopii dokumentu. Istnieją dwa rozwiązania. Można wysłać dokumenty do urzędu pocztą, a później odebrać je osobiście lub zażądać ich odesłania. Wygodniejszym sposobem jest jednak poczekanie aż urząd skontaktuje się z prośbą o uzupełnienie braków. Daje to w większości urzędów możliwość załatwienia sprawy z pominięciem kolejki, gdyż na samo dostarczenie dokumentów urzędy pozwalają się umówić na konkretną godzinę z konkretnym urzędnikiem.

PUE ZUS – co można wykonać z pomocą platformy ZUS-u?

W zeszłym roku ZUS uruchomił platformę PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych). Początki jej działania były trudne. Na szczęście, twórcom platformy udało się rozwiązać dużą część problemów i przedsiębiorcy mogą teraz w pełni korzystać z jej funkcji. Za pomocą platformy można m.in. składać wnioski (np. rozłożenie składek na raty), dokonywać zgłoszeń do ubezpieczeń, a także składać deklaracje rozliczeniowe ZUS.

Na szczególną uwagę zasługuje możliwość składania deklaracji rozliczeniowych ZUS (w tym np. ZUS DRA). Przedsiębiorcy, którzy nie lubią korzystać z Płatnika lub z jakiegoś powodu nie mogą z niego korzystać (np. z powodu używanego systemu operacyjnego), mogą skorzystać z możliwości składania deklaracji za pomocą PUE ZUS, czyli... ePłatnika. Do składania dokumentów wymagany jest jedynie profil zaufany. Przedsiębiorca może także upoważnić inną osobę, która będzie za pomocą ePłatnika składać deklaracje w jego imieniu.

Niestety, przedsiębiorcy zwracają uwagę na pewien punkt regulaminu, który mówi, że PUE ZUS nie bierze na siebie odpowiedzialności w przypadku utraty dostępu do dokumentów przechowywanych w ramach platformy. W związku z tym przedsiębiorcy muszą pamiętać o tym, by po wysłaniu deklaracji elektronicznej mieć ograniczone zaufanie do serwerów ZUS i na wszelki wypadek trzymać kopię składanych dokumentów również w swoich archiwach.

e-Deklaracje – składanie deklaracji podatkowych przez Internet

e-Deklaracje to najpopularniejsza platforma elektroniczna, z której korzystają nie tylko przedsiębiorcy, ale również osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Z oficjalnych statystyk Ministerstwa Finansów wynika, że w 2012 roku za pomocą platformy złożono ponad 2 miliony deklaracji rozliczeniowych PIT. I do tego właśnie służy platforma – do łatwego składania PIT-ów przez Internet. Ale nie tylko. Platforma umożliwia także składanie deklaracji VAT (zwłaszcza popularne VAT-7 i VAT-7K) oraz PCC (deklaracja dla podatku od czynności cywilno-prawnych).

Aby złożyć deklarację za pomocą tej platformy, nie trzeba mieć ani podpisu elektronicznego (chociaż można się nim posłużyć) ani nawet profilu zaufanego. Aby potwierdzić swoją tożsamość przy składaniu formularza PIT należy podać kwotę ubiegłorocznego dochodu. Natomiast w przypadku deklaracji VAT i PCC-3, uwierzytelnienie wymaga podania kwoty przychodu wskazanego w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszym niż rok, w którym składana jest deklaracja.

e-Sąd – daje możliwość wydania nakazu zapłaty dla dłużnika przez Internet

e-Sąd z siedzibą w Lublinie działa od 1 stycznia 2010 roku i jego celem jest ułatwienie dochodzenia roszczeń pieniężnych bez względu na ich wysokość w ramach tzw. elektronicznego postępowania upominawczego. Najpopularniejsze sprawy rozpatrywane przez e-Sąd wynikają zatem z nieuregulowanych faktur i rachunków przez kontrahentów. E-Sąd daje przedsiębiorcom możliwość szybszego odzyskania swoich należności przy znacznie mniejszych kosztach – opłaty sądowe są niższe w porównaniu z tradycyjnym postępowaniem.

Aby złożyć pozew, nie trzeba mieć bezpiecznego podpisu elektronicznego. Trzeba natomiast posiadać odpowiedni certyfikat. Po rejestracji w e-Sądzie, należy wypełnić „wniosek o wydanie certyfikatu”. Pozwoli to na wygenerowanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania składanych pozwów. Pozwy w e-Sądach mają ujednoliconą formę, dlatego złożenie pozwu ogranicza się do wypełnienia pól specjalnego formularza i wniesienia opłaty sądowej. Opłata sądowa wynosi w tym wypadku 1,25% kwoty roszczenia (minimalna opłata to 30 zł).

E-sądy wydają nakazy zapłaty, które są dostarczane dłużnikom. Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu w ciągu 14 dni od doręczenia, następuje uprawomocnienie się nakazu zapłaty i nadanie mu klauzuli wykonalności, która jest podstawą dla komornika do przeprowadzenia windykacji należności.

Informatyzacja to szanse i zagrożenia dla przedsiębiorców

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji opublikowało w zeszłym roku raport „Państwo 2.0”. W raporcie znalazło się wiele informacji dotyczących planów dalszej informatyzacji administracji i udostępniania kolejnych spraw, które będą mogły być załatwiane przez Internet. Zapowiadane jest dalsze rozwijanie platformy e-PUAP, a także rozwój systemu e-Podatki (w skład którego wchodzą m.in. e-Deklaracje).

Z raportu można wyczytać, że informatyzacja administracji niesie dla przedsiębiorców korzyści, ale także zagrożenia. W założeniach projektu e-Podatki znalazła się informacja, że składane deklaracje przez przedsiębiorców przez Internet ułatwią typowanie przedsiębiorców do kontroli podatkowej w oparciu o specjalne algorytmy. W związku z tym, jak widać deklaracje składane przez Internet stanowią ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorców, ale także dla fiskusa, który będzie mógł skuteczniej ściągać podatki.

Mimo wszystko nie zmienia to faktu, że rosnąca możliwość dopełniania formalności online to bardzo pozytywna tendencja i oby nadal trwała.

Czego Wam brakuje, a co już teraz załatwiacie online? Podzielcie się w komentarzach :)