Porzuć papier na rzecz chmury wchodząc w 2014 rok – oto 5 kroków

Oszczędność papieru to jeden z głośniejszych tematów ostatnich lat, tym bardziej że coraz częściej nowe technologie potrafią ten papier w większości sytuacji skutecznie zastąpić. Na co dzień nie muszę szczególnie starać się ograniczać ilość wykorzystywanych kartek papieru, ponieważ część swoich notatek, list i innych przydatnych rzeczy przeniosłem do dedykowanych aplikacji i chmury. Jeżeli jesteście w podobnej sytuacji lub dopiero planujecie przejście proces "digitalizacji" mogę mieć coś dla Was.

Pięciokrokowy poradnik przygotowany został przez Jamiego Todd Rubina - ambasadora usługi Evernote. Jak zapewne się domyślacie, właśnie to rozwiązanie odgrywa kluczową rolę w całym tym procesie, lecz tak naprawdę nic nie stoi na przeszkodzie, by skorzystać z innych usług jak chociażby OneNote od Microsoftu. Każdy z etapów może wydawać się oczywistością i odebrany jako rzecz banalna. Podobnie jednak jak w przypadku opisywanej przeze mnie techniki Pomodoro, bardzo istotną rzeczą jest jednak pewien plan ramowy, którego będziemy się trzymać. To właśnie dzięki niemu w dużym stopniu dobrniemy do finału. W końcu dobra organizacja to podstawa.

Przede wszystkim na samym początku naszej przygody musimy wskazać usługę/aplikację, która skupiać będzie nasze wszystkie dokumenty, notatk, listy i wiele więcej. Wskazania Jamiego są takie, by wybrać tylko jedną usługę, choć z doświadczenia wiem że nieco lepszym wyjściem będzie utworzenie konta w co najmniej dwóch. Głównym powodem jest możliwość rozdzielenia życia zawodowego od prywatnego - szukając notatek z wakacji naprawdę nie chciałbym natknąć się na dokumenty z pracy i odwrotnie. Odpowiednia organizacja notatek (tagi, notatniki itd.) może nas przed tym uchronić, ale mimo wszystko będę bronił własnej opinii w tej kwestii.

Czytaj dalej poniżej

Jestem zmęczony cyfrową dystrybucją tandety Grzegorz Marczak

Nowe technologie kręcą wszystkich. Wniosek z kolacji w rodzinnym gronie Maciej Sikorski

A więc do wyboru mamy przede wszystkim właśnie Evernote'a, bądź OneNote. Obydwie usługi dostępne są z poziomu przeglądarki, aplikacji desktopowej (OneNote jest częścią płatnego pakietu Office, lecz aplikacja ze Sklepu Windows jest zupełnie darmowa) oraz aplikacji mobilnych dla Androida, iOS i Windows Phone. OneNote jest rozwiązaniem bardziej rozbudowanym - wiele notatników, wśród których możemy dodawać niezliczoną ilość sekcji, a w nich stron. Obsługa plików w obydwu rozwiązanich jest podobna, zaś Evernote można potraktować także jako narzędzie do przypmnień.

W jaki sposób przeistoczymy papierowe zasoby w cyfrowe dane? Tu pomoże nam typowy skaner i jest to naturalnie najlepsza możliwa opcja, jeżeli zależy nam na jak najlepszej jakości importowanych notatek. Jeżeli Wasze "archiwa" nie są jednak aż tak bogate, to pewnym rozwiązaniem będzie także dobry aparat (także ten wbudowany w smartfona). Aplikacja Evernote oferuje bardzo sprawnie działający mechanizm przekształcania notatek odręcznych w cyfrowe, czytelne grafiki, więc możecie zdecydować się na tę opcję.

Bardzo ważne jest, by proces przenoszenia notatek do chmury trwał nieprzerwanie - załóżmy, że dziennie jesteś w stanie zeskanować 3, 6, 10 stron - "poprzeczkę" zawieśmy sobie w zależności od własnych możliwości czasowych oraz ilości zalegających kartek. Nie chcemy przecież, by zajeło nam to kilka miesięcy czy nawet lat. Regularność i systematyczność to słowa klucz.

W dalszej części poradnika przeczytamy o potrzebie odpowiedniej orgnizacji notatek od samego początku, o czym przekonałem się na własnej skórze. Dodawanie kolejnych notatników i list powinno oznaczać także ich uporządkowanie, dlatego w późniejszym czasie musiałem poświęcić kilka dni na odpowiednie ich oznaczenie i przynależność. Ważnym elementem jest bezsprzecznie bezpieczeństwo - solidne hasło, dwuetapowa weryfikacja podczas logowania oraz kopie zapasowe. Każdy z tych elementów może zdecydować o ich utracie oraz o tym, czy nasze dane nie trafią w niepowołane ręce.

Ostatnim z kroków brzmi "go mobile" co ni mniej, ni więcej oznacza zainstalowanie aplikacji mobilnej na naszym smartfonie bądź tablecie. Dostęp offline w każdej chwili to bez wątpienia jedna z większych zalet tego typu rozwiązania - wszystkie nasze notatki są zawsze z nami, a funkcja "szukaj" potrafi niejednokrotnie zaoszczędzić sporo czasu w dotarciu do potrzebnych materiałów.

Nie jest to naturalnie "odkrywanie Ameryki", lecz korzyści płynące z zamiany choć części swoich papierowych zbiorów w cyfrową "biblioteczkę" mogą okazać się nad wyraz pozytywne. Wspomniana ciągła dostępność, łatwość przeszukiwania, synchronizacja to te najczęśćiej przywoływane. Jestem pewien, że dla każdego z nas kolejne zalety zależne będą od naszego stylu życia i będą to zupełnie różne rzeczy. Równocześnie jestem przekonany o bardzo dużych możliwościach dostępnych narzędzi, które w zdecydowanej większości powinny sprostać Waszym wymaganiom. Wystarczy spróbować.