Nikt nie lubi bezsensownych firmowych spotkań. Można to zrobić lepiej

Autorem wpisu jest Michał Śliwiński, szef Nozbe.

Spotkania mają same zalety!

• Jako uczestnik spotkania zyskujesz czas, aby symulować pracę i bycie zajętym, łechcząc jednocześnie ego przełożonego, a w międzyczasie zdążysz jeszcze sprawdzić maila lub fejsa.
• Jako organizator spotkania zyskujesz genialny sposób na uniknięcie odpowiedzialności od podejmowania decyzji. Nie wiesz co zrobić? Zorganizuj spotkanie! Zrzuć odpowiedzialność na grupę!
• Spotkania są lekarstwem na wszystko - brak pomysłów, brak kierunku rozwoju, brak strategii… no i oczywiście pomagają budować i wzmacniać „ducha zespołu”. Bez częstych spotkań, nie ma dobrych zespołów, prawda?
• Co więcej, spotkanie można bardzo łatwo zorganizować - wystarczy przejrzeć kalendarz firmowy w Google Calendar czy Outlook i, gdy tylko zobaczysz lukę - wykorzystać ją! Wrzuć spotkanie i dodaj do niego "wszystkich świętych", upewniając się, że naprawdę każdy zostanie zaproszony… bo jeszcze ktoś się obrazi, że nie został wzięty pod uwagę!

OK, spotkania są czasami potrzebne

Z naciskiem na „czasami” i „potrzebne”. Spotkania powinny mieć konkretny cel i odbywać się tylko wtedy, kiedy uczestnicy są do nich naprawdę przygotowani. Szczególnie użyteczne są te spotkania, które pomagają wyjaśnić i dopracować niuanse jakiegoś tematu.

Cały zespół Nozbe od początku istnienia pracuje zdalnie. W związku z tym spotkania organizujemy inaczej niż tradycyjne firmy. Chcemy, aby były jak najbardziej efektywne i pomagały nam kreatywnie rozwijać produkty, z których korzysta już prawie 700,000 osób na całym świecie. Oto kilka zasad, którymi kierujemy się, prowadząc zebrania.

Czytaj dalej poniżej

Historia się powtarza i Spotify idzie w wideo. Teraz ma to dużo więcej sensu Dawid Pacholczyk

Magia okrągłych numerów - kiedy działa, kiedy nie? Krzysztof Rojek

• Unikamy brainstorming'ów, bo nie wierzymy w burzę mózgu na poczekaniu.
• Unikamy spotkań koordynacyjnych. Pracą zarządzamy w projektach, zadaniach i komentarzach do zadań. Wszystko jest spisane i każdy wie, za co jest odpowiedzialny.
• Nie prowadzimy popularnych w USA „all-hands-meetings” czyli spotkań całego zespołu. Jeśli mam coś do zakomunikowania, to albo dodaję komentarz do zadania, albo nagrywam krótkie video, które każda osoba z zespołu może obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie.

W czasie pandemii spotkania zostały utrudnione, bo ludzie wylądowali w domach!

W tym roku większość firm i organizacji stanęło przed poważnym problemem: jak prowadzić spotkania, kiedy z uwagi na pandemię cały zespół pracuje poza biurem? Dodatkowym wyzwaniem stało się wytypowanie narzędzia do wideokonferencji, które pozwoliłoby na zebrania on-line z udziałem wielu osób. Praca z domu w obecności dzieci spowodowała, że duża część z nas musiała uwzględnić w planie dnia dodatkowe obowiązki, np. pomoc w nauce. To wszystko sprawiło, że organizacja spotkań została odczuwalnie utrudniona. Może to dobry czas, aby zastanowić się, czy spotkania te były niezbędne.

Czas na konkrety! Poniżej przedstawiam kilka wskazówek dotyczących tego, w jaki sposób zespół Nozbe planuje spotkania, aby było ich jak najmniej i by te niezbędne miały sens.

Po pierwsze, dobre spotkanie jest cykliczne i nieobowiązkowe

Podstawą jest zmniejszenie bariery wejścia, aby pracownicy mieli więcej czasu na właściwą pracę, wiedząc dokładnie, kiedy i gdzie odbywa się spotkanie.

Wskazówka: zawsze to samo miejsce o tej samej porze.

Większość zebrań w Nozbe odbywa się regularnie, zawsze w tym samym miejscu, czyli w „wirtualnym pokoju”, w aplikacji Zoom. Każde spotkanie ma odpowiedni pokój, więc każdy wie, do którego dołączyć.

Oto kilka przykładów:

• spotkanie programistów - każdy poniedziałek o 10:00,
• spotkanie grupy projektowej Nozbe - każdy wtorek o 14:00,
• spotkanie zespołu marketingu - każda środa o 12:00.

Wskazówka: ci sami ludzie.

Każde spotkanie ma swoich stałych uczestników. Dzięki temu unikamy problemu, że ktoś „łaskawie nie został zaproszony”. Poza tym daje nam to swobodę rozmawiania w grupie, która się już dobrze zna. Uczestniczymy w bardziej jakościowych dyskusjach, mamy cenniejsze spostrzeżenia i bardziej trafne wnioski.

Wskazówka: obecność fakultatywna.

Uczestnictwo w spotkaniu nie jest obowiązkowe. Jeśli ktoś w danym momencie nie może, lub jest zajęty ważniejszym tematem, nad którym pracuje, nikt się nie obraża. Dla zespołu Nozbe spotkania mają mniejszy priorytet niż praca w skupieniu nad konkretnym zagadnieniem.

Wskazówka: całe spotkanie jest fakultatywne!

Najważniejsze jest to, że same spotkania, pomimo, iż są wpisane w kalendarz, nie są obowiązkowe! Zwłaszcza, że dla większości zebrań wymagamy agendy. Jeśli do poniedziałku wieczorem nie mamy zaakceptowanego programu wtorkowego spotkania projektowego, spotkanie się nie odbywa. Nie ma agendy, nie ma o czym rozmawiać, nie ma co tracić czasu.

Po drugie, dobre spotkanie ma dobrze przygotowaną agendę

Plan zebrania nie jest czymś formalnym, ale musi być spisany. Zespół Nozbe do pracy używa aplikacji Nozbe Teams, więc agenda spotkania to często po prostu checklista zapisana w komentarzu do zadania, bądź lista zadań w sekcji konkretnego projektu. Zawsze jest w miejscu, do którego każdy z uczestników spotkania ma dostęp.

Wskazówka: agenda ma być rozwinięta o dokumentację.

Sam plan nie wystarczy. Aby temat mógł trafić do agendy, musi być dobrze przygotowany. Czyli w przypadku wtorkowego spotkania projektowego do poniedziałku wieczorem każde zagadnienie powinno być opisane przez osobę, która je zgłosiła. Tego rodzaju dokumenty tworzymy w aplikacji Dropbox Paper, która pozwala komentować konkretne fragmenty tekstu.

Wskazówka: każdy uczestnik ma odrobić pracę domową!

Mamy więc agendę z opisanymi zagadnieniami. Obowiązkiem każdego uczestnika jest zapoznanie się z nimi przed spotkaniem. Wracając do przykładu spotkania projektowego: każdy czyta tematy i od razu komentuje odpowiednie akapity, wypisując swoje wątpliwości czy spostrzeżenia.

Wskazówka: spytaj o zdanie ekspertów!

Dzięki otwartej dyskusji w Nozbe Teams i Dropbox Paper osoby, które nie uczestniczą w danym spotkaniu, mają szansę przeczytać, nad czym będziemy pracować i dodać swoje trzy grosze. Często autor propozycji prosi konkretne osoby o komentarz po to, aby zasięgnąć ich ekspertyzy, mimo, iż nie uczestniczą w spotkaniu.

Dzięki temu w sposób zupełnie asynchroniczny mamy spotkanie przed spotkaniem, bo pierwsza wymiana zdań odbywa się w komentarzach. To jest nasza burza mózgów, ale w formie pisemnej i przed planowanym spotkaniem. Niezwykle owocna!

Wskazówka: na spotkaniu nie streszczamy tematów, ale od razu je dyskutujemy!

Mamy już pewność, że każdy jest merytorycznie przygotowany i podczas spotkania od razu przechodzimy do meritum, czyli pytań i wątpliwości. Nie marnujemy czasu na streszczanie tematów.

Jeżeli podczas spotkania spontanicznie rozszaleje się burza mózgów, pamiętamy, aby od razu zapisywać wszystkie pomysły, decyzje i wnioski. Jeżeli niebezpiecznie się ona przedłuża, kończymy ją i wyznaczamy osobę, która zgłębi temat i sporządzi dokument na kolejne spotkanie.

Po trzecie, po dobrym spotkaniu zostają notatki i zadania do wykonania!

Po każdym zebraniu początkowy dokument dotyczący danego tematu zostaje uzupełniony o wnioski i postanowienia.

Wskazówka: notatki, notatki… i zadania!

Aktualizujemy zadania związane z omawianymi tematami lub tworzymy zupełnie nowe zadania, aby pchać kolejne etapy pracy do przodu.

Dzięki takiemu podejściu do notowania, wszyscy członkowie zespołu Nozbe mogą zobaczyć, jakie decyzje zapadły na spotkaniu i ewentualnie dodać swoje komentarze. Nikt nie czuje się wykluczony ani pominięty.

Wskazówka: po spotkaniu streszczenie dla wszystkich.

Zawsze też jeden z uczestników odpowiada za stworzenie krótkiego podsumowania zebrania, które publikujemy potem w projekcie z firmowymi aktualnościami. Procedura ta jest szczególnie ważna po spotkaniu projektowym, chcemy bowiem, aby każdy wiedział, nad jakimi funkcjami obecnie pracujemy.

Twoje kolejne spotkanie też może być lepsze i skuteczniejsze!

Jeśli narzekasz na liczbę spotkań i ich jakość, spróbuj wprowadzić zmiany już dziś:

• zacznij wymagać agendy zebrania,
• zachęcaj do przygotowywania tematów wcześniej,
• spróbuj zredukować liczbę uczestnikow do minimum.

13 lat zdalnej pracy zespołu Nozbe nauczyło nas wiele na temat produktywności, szanowania czasu i prowadzenia dokumentacji. W firmie, w której cały zespół pracuje bez biura, sporządzanie notatek jest naturalne, ale myślę, że to w istocie klucz do zwiększenia produktywności każdego zespołu.

Wszyscy mamy do dyspozycji świetne narzędzia, które działają na każdej platformie. Przykładem może być Nozbe Teams do realizowania projektów i zadań, aplikacja Zoom do wideokonferencji, czy Dropbox Paper lub Google Docs do sporządzania dokumentacji i komentowania tekstu. W dodatku większość tych narzędzi jest bezpłatna albo bardzo tania.

Nikt nie lubi marnować czasu. Mam więc nadzieję, że powyższe wskazówki zainspirują Ciebie i Twoją firmę do zmian. Starajmy się, aby nasze spotkania były konkretne i owocne. Parafrazując chińskie przysłowie - "Najlepszy czas na zmianę nawyków był lata temu, drugi najlepszy czas to teraz!" Szczególnie teraz!