Jak rozliczyć wydatki na zagraniczne usługi elektroniczne w firmie? (cz. 2)

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.

Rozliczanie kosztów usług elektronicznych świadczonych przez dostawców spoza Polski, a nawet spoza Europy, to częsty problem w wielu polskich firmach. Oto druga część poradnika, w którym ekspert z inFaktu doradza w jaki sposób dokonać korzystnego rozliczenia takich usług.

W poprzedniej części skupiliśmy się m.in. na tym w jaki sposób stwierdzić czy transakcja dotyczy usługi elektronicznej oraz jak i kiedy rozliczyć VAT (wraz z opisaniem rejestracji do VAT-UE). Te zagadnienia nie wyczerpują jednak tematu. Pozostają jeszcze kwestie tzw. podatku u źródła, a także problemów wynikających z dokumentowania transakcji. Są one opisane w niniejszym artykule.

Czytaj dalej poniżej

Fanpage Gazety Wyborczej został przejęty, warto włączyć dodatkowe zabezpieczenia Grzegorz Marczak

Można się śmiać z Tymochowicza ale w jednym ma rację Grzegorz Marczak

Czym jest podatek u źródła i certyfikat rezydencji?

Każdy przedsiębiorca rozliczający się z zagranicznymi kontrahentami powinien uważać na tzw. podatek u źródła. Podatek ten może pojawić się, gdy przedsiębiorca wypłaca należności za określone w ustawie świadczenia podmiotowi, którego siedziba jest poza granicami kraju. Podatek u źródła dotyczy kontrahentów ze wszystkich krajów, również UE. Taki podatek wynosi nawet do 20% wartości transakcji (wysokość zależy od rodzaju usługi) i potrąca się go z należności dla zagranicznej firmy.

Trudno sobie jednak wyobrazić zagranicznego usługodawcę, który zgadza się na otrzymanie pomniejszonego wynagrodzenia. Na szczęście, istnieją szczególne przypadki, kiedy podatek u źródła nie występuje. Istnieje też czasem możliwość zastosowania obniżenia lub zwolnienia z tego podatku, należy jednak obowiązkowo posiadać certyfikat rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta.

Kiedy certyfikat rezydencji jest, a kiedy nie jest potrzebny?

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o siedzibie podatnika wydane dla celów podatkowych przez właściwy organ podatkowy państwa, z którego pochodzi podatnik. Przepisy nie określają, jaka powinna być forma dokumentu ani co powinno się w nim dokładnie znaleźć. Certyfikat rezydencji jest obowiązkowo potrzebny, by zastosować zwolnienie, jeśli wynagrodzenie przysługuje z tytułu m.in.:

• praw autorskich lub praw pokrewnych,
• użytkowania lub prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego,
• informacji związanych ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),
• świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnych charakterze.

Wszystkie wymienione wyżej świadczenia podlegają 20-procentowemu podatkowi u źródła. Ustawy o PIT i CIT zawierają dokładny katalog świadczeń, które podlegają temu podatkowi.

W kontekście usług elektronicznych mogą wystąpić dwie sytuacje:

• podatek u źródła w ogóle nie wystąpi, bo zapłata dla zagranicznego kontrahenta nie kwalifikuje się do żadnego z powyższych tytułów,
• albo obowiązek podatkowy wystąpi i należy odprowadzić podatek, chyba że przedsiębiorca uzyskał certyfikat rezydencji podatkowej i zgodnie z przepisami może zastosować zwolnienie.

Zakup domeny internetowej, hostingu lub dostępu do aplikacji internetowej nie mieści się w definicji żadnego z wymienionych wyżej świadczeń. Oznacza to, że w przypadku nabycia takich usług podatek u źródła w ogóle nie występuje. Skoro nie ma podatku – nie ma też konieczności uzyskania certyfikatu rezydencji.

Usługą elektroniczną jest jednak również doradztwo (prawne, księgowe) udzielone przez e-mail. Takie usługi podlegają już podatkowi u źródła. Jeśli przedsiębiorca chce uniknąć odprowadzania podatku, musi najpierw uzyskać certyfikat rezydencji kontrahenta. Następnie powinien zajrzeć do umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej między Polską a danym krajem, aby upewnić się, czy zwolnienie z podatku u źródła przysługuje.

Najbezpieczniej jest zatem uzyskać certyfikat rezydencji dla każdej transakcji z zagranicznym kontrahentem, szczególnie opiewających na duże kwoty. Niektóre firmy udostępniają swoim użytkownikom certyfikaty rezydencji. Na przykład, firma Google udostępnia corocznie użytkownikom aktualny certyfikat rezydencji na swoim blogu.

Dokumentowanie zakupów od zagranicznych kontrahentów – o czym trzeba pamiętać?

Rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami mogą być problematyczne pod względem dokumentowania transakcji. To, co jest oczywiste w rozliczeniach pomiędzy polskimi firmami, może okazać się kłopotem, gdy mówimy o usłudze świadczonej np. przez firmę z USA. Jednak, aby móc ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodu, konieczne jest uzyskanie właściwego dokumentu potwierdzającego zakup, niezależnie od tego z jakiego kraju pochodzi sprzedawca.

Najprościej jest z usługami elektronicznymi od kontrahentów z UE. W całej UE obowiązuje dyrektywa VAT, która ma na celu ujednolicenie zasad stosowania tego podatku, w tym sposobu wystawiania faktur VAT. Nabywając usługę od kontrahenta z UE, możemy być pewni, że dokument będzie zawierał wszystkie dane, które pozwolą ją prawidłowo zaksięgować. Wprawdzie przepisy dotyczące prowadzenia KPiR wymagają, aby dowody księgowe były w języku polskim, ale nie ma potrzeby tłumaczenia zagranicznych faktur od razu – wystarczy zrobić to wówczas, gdy zażądają tego urzędnicy skarbowi.

Sytuacja komplikuje się w przypadku transakcji z firmami mającymi siedzibę poza UE. Każdy kraj ma własne przepisy dotyczące wystawiania rachunków i faktur. Jedno jest pewne – jeśli po zapłaceniu za usługę nie otrzymaliśmy rachunku lub faktury, nie mamy prawa do ujęcia wydatku w kosztach. Mail rejestracyjny, potwierdzenie przelewu, czy inny dowód płatności nie wystarczą do udokumentowania kosztu.

W związku z tym, należy porównać dane zamieszczone na dokumencie potwierdzającym zakup z danymi, które są wymagane rozporządzeniem dot. prowadzenia KPiR lub wystawiania faktur. Chodzi tutaj zwłaszcza o pełne dane nabywcy wraz z numerem NIP, daty, opis usługi lub towaru wraz z kwotą, czy właściwie opisane daty.

Warto zwrócić uwagę na to, że dokument sprzedaży może kwalifikować się do tzw. faktur uproszczonych. Na takim dokumencie nie są konieczne m.in. pełne dane nabywcy, choć jego numer NIP i tak jest niezbędny. Warunek dla faktury uproszczonej jest jednak taki, że maksymalna kwota transakcji, którą potwierdza to 100 euro lub równowartość tej sumy. Niemniej jednak, dokument potwierdzający zakup usługi online może spełniać kryteria dla faktur uproszczonych.

Jeżeli dokument wygenerowany u sprzedawcy nie spełnia warunków ani faktury, ani rachunku, ani faktury uproszczonej, trzeba skontaktować się ze sprzedawcą na własną rękę, prosząc o modyfikację, uzupełnienie lub wystawienie innego dokumentu.

Co w przypadku, gdy mimo próśb, na dokumencie brakuje jakiegoś elementu? Sytuacja nie jest jednoznaczna. Co prawda przepisy w sprawie prowadzenia KPiR są restrykcyjne jeśli chodzi o kryteria dla dokumentów księgowych, ale w orzecznictwie sądów pojawiają się głosy, że brak jakiegoś elementu nie może automatycznie stanowić podstawy do zakwestionowania kosztu przez urzędników skarbowych.

Jeśli koszt został wiarygodnie udokumentowany, istnieją dowody na to, że operacja gospodarcza doszła do skutku (np. do faktury zagranicznej dołączono potwierdzenie przelewu lub wyciąg z karty), to przedsiębiorca powinien mieć prawo zakwalifikowania takiego dokumentu jako kosztu.

Niestety, nie ma przepisów, które regulowałyby tę kwestię, a praktyka urzędów skarbowych nie jest jednolita. Dlatego warto zachować pod tym względem daleko posuniętą ostrożność.

Inne wyjścia z sytuacji

Przedsiębiorcy, którzy obawiają się ryzyka związanego z rozliczaniem zagranicznych usług elektronicznych z uwagi na niewłaściwą ich dokumentację mają kilka opcji, z których mogą skorzystać:

• wystąpić o indywidualną interpretację podatkową – odpowiedź udzielona przez administrację podatkową będzie wiążąca dla urzędów skarbowych;
• zakupić usługę o podobnym działaniu od polskiej firmy lub firmy z UE;
• zakupić usługę przy pomocy pośrednika (tzw. resellera) lub dystrybutora usługi w Polsce.

Jak widać, sprawa nie należy do prostych, ale zdecydowanie warto poszerzać wiedzę w tym kierunku, zamiast rezygnować z rozliczania takich kosztów. Jakie macie problemy dotyczące rozliczania usług zagranicznych? Podzielcie się w komentarzach.