Jak najlepiej wykorzystać filtry i etykiety w Gmailu - 5 praktycznych porad

Foldery i etykiety

Gmail pozwala na bardzo wygodne zarządzanie wiadomościami, ale niezbędne jest zbudowanie własnego systemu, z którego będziecie korzystać. Wykorzystanie etykiet pozwoli na porządkowanie wiadomości wedle własnego klucza, ale oprócz pojedynczych etykiety warto wiedzieć, że możecie skorzystać z zagnieżdżonych etykiet. Oznacza to, że pod daną etykietę (nadrzędną) przypisujecie kolejne (podrzędne), więc możecie je traktować jako foldery. Niektóre wiadomości (ogólna tematyka) mogą być przypisane do głównej etykiety, a inne także do podrzędnych, ponieważ dotyczą np. konkretnego projektu. Każda wiadomość może mieć przypisaną nieograniczoną liczbę etykiet, więc uważajcie, żeby nie nadużywać tego rozwiązania, bo może to przynieść efekty odwrotne od zamierzonych.

Jak działają filtry

Filtry w Gmailu umożliwiają automatycznie wykonywać niektóre czynności na wiadomościach. Dzieje się to bez naszego udziału, a każdy filtr można potraktować jako reguła - ich tworzenie przypomina ustawianie pułapek na wiadomości e-mail, by osiągnąć oczekiwany rezultat. Jeżeli korzystacie z etykiet (powinniście), to filtry pozwolą Wam automatycznie przypisywać je do wybranych wiadomości i tak dalej. Filtry działają na podstawie kilku reguł, które są do naszej dyspozycji w trakcie ich tworzenia. Czynnikiem decydującym może być adresat, odbiorca, temat, fraza czy rozmiar. W razie potrzeby możecie skorzystać z każdego z formularzy, by jak najdokładniej ustawić filtr, a przydatne będą też operatory pozwalające uwzględniać lub wyłączać konkretne wiadomości. Oto najprzydatniejsze z nich:

Nadawca	from: Przykład: from:ania
Odbiorca	to: Czytaj dalej poniżej 5 darmowych dodatków do Dokumentów Google, które przyspieszą pracę z tekstem Patryk Koncewicz Jako korzystać z Google Meet? - poradnik krok po kroku Kamil Pieczonka Przykład: to:dawid
Adresat, który otrzymał kopię	cc: bcc: Przykład: cc:dawid
Słowa w temacie	subject: Przykład: subject:kolacja
Wiadomości zgodne z wieloma hasłami	OR lub { } Reklama Przykład: from:ania OR from:dawid Przykład: {from:ania from:dawid}
Wykluczanie wiadomości z wyników	- Reklama Przykład: kolacja -kino

Niech mniej istotne wiadomości omijają skrzynkę odbiorczą

Wszyscy wiemy, jak wiele wiadomości potrafi spływać do naszej skrzynki odbiorczej każdego dnia. Podczas tworzenia filtra mamy mnóstwo opcji do wyboru, jak oznaczanie etykietami lub gwiazdkami, przekazywanie, przypisywanie kategorii oraz... pomijanie folderu odebrane. Jeśli otrzymujecie wiadomości, np. newslettery, do których później wracacie, to warto przypisać im konkretną etykietę i pomijać folder odebrane, by najbardziej bieżące wiadomości pojawiały się w głównym widoku skrzynki odbiorczej. Spokojnie, wiadomości nie są usuwane, lecz tylko archiwizowane.

Kategoryzuj i porządkuj załączniki

Za pomocą filtrów możecie z góry zdecydować, co wydarzy się z e-mailami z dużą liczbą załączników lub większymi plikami. To one najczęściej są problemem spowolnienia synchronizacji skrzynki odbiorczej oraz szybko zapełniają darmową/wykupioną przestrzeń, dlatego warto móc łatwo do nich dotrzeć. Przy tworzeniu filtra wybieramy opcję Rozmiar - więcej niż, a następnie podajemy górną wartość np. 5 MB. Później możemy zapisać te wiadomości przy etykiecie "Duże e-maile", by móc szybko się ich później pozbyć i odzyskać przestrzeń na koncie.

Automatycznie przekazuj dalej wybrane e-maile

Pracując z e-mailem często odbieramy wiadomości, które powinny od razu trafić (także) do kogoś innego lub wolelibyśmy je posiadać na innym koncie. Gmail pozwala w łatwy sposób przekazywać wybrane e-maile na wskazany adres, do czego użyjemy oczywiście filtra. Zanim jednak zaczniemy tworzyć filtr, musimy udać się do ustawień, wybrać zakładkę Przekazywanie i POP/IMAP, a później kliknąć na Dodaj adres do przekazywania dalej. Wtedy Gmail wyśle testową wiadomość weryfikacyjną z kodem na podany adres. Kod ten podajemy w okienku Gmaila, by potwierdzić posiadanie do dostępu do innego adresu. Teraz możemy przejść do tworzenia filtra.

Po wskazaniu reguły (np. adresu nadawcy lub wielkości załączników) wybieramy Utwórz filtr i w kolejnym kroku wybieramy 5. opcję od góry Przekaż dalej do i z listy wskazujemy dodany wcześniej adres. Naturalnie dodanych adresów możecie mieć kilka, by rozdzielać wiadomości wedle Waszych potrzeb.