Bezpieczne i wygodne. FORDATA to wirtualny sposób na udostępnianie wrażliwych danych

Można sobie jedynie wyobrażać jak to odbywa się w niektórych przedsiębiorstwach. Dokumenty dotyczące newralgicznych kwestii firmy krążą nierzadko z pomocą Dropboxa (tyle dobrego, jeśli firma wybierze płatną wersję), Google Docs/GSuite czy innych produktów chmurowych. Owszem, spełniają one swoje zadanie, ale zdecydowanie nie oferują tak wysokiego poziomu bezpieczeństwa i kontroli jak FORDATA. Proponowany przez firmę Virtual Data Room to właściwie dwa fundamenty: Due diligence on-line niezwykle pomocny przy okazji istotnych dla firmy transakcji, a także Secure File Sharing – rozwiązanie pozwalające na udostępnianie informacji poza firmą w absolutnie bezpieczny sposób.

Przedsiębiorstwa korzystają z takich rozwiązań przeważnie wtedy, gdy istnieje potrzeba przekazania poufnych danych firmowych poza jej obręb. Szczególnie w przypadku projektów, które wymagają bardzo wysokiego poziomu bezpieczeństwa – w ramach Virtual Data Roomu ustala się uprawnienia dla każdego pracownika / grup pracowników i pewne jest to, że nikt ich nie przekroczy. Co więcej, każde podejrzane zachowanie jest rejestrowane – ryzyko wycieku (co przed np. sprzedażą firmy lub jej części mogłoby mieć katastrofalne skutki) jest ograniczane do minimum.

Fordata VDR to przede wszystkim ultrabezpieczne miejsce do dzielenia się danymi. Jego pierwotnym przeznaczeniem jest udostępnianie poufnych, wrażliwych dokumentów inwestorom, doradcom, partnerom na zewnątrz organizacji. Jest sporo sytuacji, w których istotne dla przedsiębiorstwa informacje muszą zostać przekazane innym podmiotom, chcielibyśmy jednak, aby odbyło się to w maksymalnie bezpieczny sposób. Fordata VDR to zasadniczo najlepszy na to sposób.

Czym jest Virtual Data Room?

Virtual Data Room to repozytorium dokumentów online, które charakteryzuje się bardzo wysokim poziomem bezpieczeństwa oraz wysokimi możliwościami zarządzania nim. VDR-y wykorzystuje się do umieszczania w nich dokumentów firmowych. Korzystają z takich rozwiązań firmy, które zmuszone są przekazywać wewnętrzne pliki innym podmiotom, np. prawnikom, doradcom, bankom, audytorom i powszechnie w transakcjach fuzji i przejęć – inwestorom. Virtual Data Room rozwiązuje problem wad innych sposobów na przekazywanie danych. FTP jest najprostszym możliwym rozwiązaniem, ale zdecydowanie jest niedostatecznie bezpieczny w przypadku danych firmowych, natomiast SFTP cały czas dzieli inne wady FTP – jest zwyczajnie nieintuicyjny. Typowe rozwiązania chmurowe natomiast nie pozwalają na bardziej zaawansowane możliwości ochrony informacji, takie jak zablokowanie możliwości zapisania pliku na dysku, wydrukowania pliku oraz proste i elastyczne zarządzanie uprawnieniami – to zaś potrafi Virtual Data Room. Wysyłanie materiałów za pomocą wiadomości e-mail lub wypalanie ich na płytach to z kolei całkowita utrata kontroli nad tym co dzieje się z przekazanymi dalej informacjami. FORDATA VDR jest więc rozwiązaniem, które łączy w sobie wysoki poziom bezpieczeństwa oraz ogromną wygodę.

(Virtual) Data Room to genialny kompromis między dostępnością danych, a ich bezpieczeństwem: do dokumentów można zajrzeć nawet z drugiego końca świata – niezależnie od tego, w jakim kraju się znajdujecie. Wystarczy komputer z dostępem do internetu oraz konto w FORDATA VDR, założone przez administratora i opatrzone odpowiednimi uprawnieniami. Połączenia z repozytorium są szyfrowane, bezpieczne i można być pewnym, że poufne dane nie wpadną w niepowołane ręce.

Data Roomy wykorzystywane są w biznesie głównie do takich operacji jak przejęcia, fuzje, gdzie należy udostępnić innemu podmiotowi własne, strategiczne dokumenty. Jednak należy zrobić to w taki sposób, aby zachować pełną poufność: unikając na przykład sytuacji, w której pracownicy lub inne osoby do tego niepowołane dowiedzą się o szczegółach operacji – wtedy zaś mogą rozpocząć się spekulacje oraz próby „wyniesienia” dokumentów, co może mieć tragiczne skutki dla całego procesu.

Wirtualne Data Roomy, odpowiadając na problem nierzadko trudnego zachowania bezpieczeństwa, tworzą nowe możliwości: informacje w nich zawarte są z reguły bardzo poufne, strategiczne dla spółki, która jest ich właścicielem. Tam mogą znaleźć się wszelkie dane chronione: np. finansowe, kadrowe, prawne i inne, do których dostęp powinni mieć jedynie nieliczni. W Data Room można umieścić także te informacje, które dotyczą ściśle własności intelektualnej, a od pewnego czasu także te, które ściśle korelują z RODO (a zatem także dane osobowe).

Niewątpliwą zaletą wirtualnego Data Roomu jest kontrola – administrator może zatem nie tylko nadać uprawnienia konkretnym użytkownikom – uczestnikom repozytorium, ale także sprawdzać ich aktywność. Możliwe jest podejrzenie kto oglądał jaki plik, o której godzinie, ile razy itp. Osoba odpowiedzialna za wirtualny Data Room może więc reagować zawczasu na oznaki podejrzanego dostępu do informacji, a uprzednio jeszcze zabezpieczyć repozytorium lub jego część korzystając z systemu uprawnień. (użytkownik A ma dostęp do plików 1, 2, 3, ale nie do 4, 5, 6 do których dostęp ma użytkownik B – w dowolnych konfiguracjach i scenariuszach).

Co przemawia na korzyść FORDATA VDR?

Przede wszystkim bezpieczeństwo i kontrola, aczkolwiek wygoda i dostępność to także ogromne wartości dla biznesu. Wysoki poziom zabezpieczeń wynika wprost z idei stojącej za VDR – to dostawca usługi odpowiada za wsparcie, które świadczone jest całodobowo. Co więcej, można również zrezygnować z własnego administratora VDR: tym także zajmie się dostawca, który dokona migracji plików, ustawi uprawnienia zgodnie z wytycznymi i będzie wprowadzał zmiany na zlecenie klienta 24 godziny na dobę.

VDR-y to także systemy „jedynie do odczytu” – niemożliwe jest np. skopiowanie i jakakolwiek modyfikacja dokumentu. Administrator może nałożyć również inne ograniczenia – na przykład zakaz pobierania dokumentów, ich drukowania, a FORDATA Virtual Data Room będzie w stanie zarejestrować na przykład użycie polecenia Print Screen po stronie użytkownika. Kolejno: znaki wodne mogą pozwolić na zidentyfikowanie osoby, która postanowiła zrobić zdjęcie dokumentów i wynieść je poza obręb VDR-u.

Rozwiązania dostarczane przez FORDATA nie chronią danych jedynie w kontekście użytkowników: istotne są także ataki hakerskie. Dzięki temu, że rozwiązania firmy to aplikacje natywne i nie bazują na bardzo popularnej jeszcze w tym sektorze technologii Flash – ryzyko incydentalnego wycieku jest naprawdę minimalne. Warto także zwrócić uwagę na zabezpieczenia tożsame z tymi znanymi nam z bankowości: komunikacja szyfrowana jest za pomocą protokołu EV SSL 256 bit, wymagane są bezpieczne hasła, istnieje wsparcie dla uwierzytelniania dwuskładnikowego i inne. Co więcej – można ograniczyć pulę adresów IP, które mogą logować się do FORDATA Virtual Data Room.

FORDATA VDR – jak to działa?

Bardzo prosto. Usługodawca uruchamia system w 15 minut od zakupu, a najprostszą wersję VDR można kupić przez stronę internetową FORDATA – decydujemy ile chcemy danych, ile osób ma mieć dostęp i gotowe. Zalogowanie się do FORDATA VDR też jest bardzo proste: wystarczy mieć link do systemu po stronie usługodawcy, login oraz hasło nadane przez administratora (początkowe, potem trzeba zmienić według wytycznych). Po udanym zameldowaniu się w usłudze możemy przeglądać dokumenty w ramach nadanych nam uprawnień. Samo przeglądanie dokumentów, nadawanie uprawnień, zmiana ustawień Data Room, wyświetlanie statystyk użytkowników to czynności naprawdę przyjemne: interfejs FORDATA Virtual Data Room wcale nie straszy i jest nastawiony głównie na efektywność. Tutaj przede wszystkim liczy się bezpieczeństwo. Wodotryski, przepiękne animacje zostawmy bardziej mainstreamowym rozwiązaniom: FORDATA VDR nastawione jest na pełen profesjonalizm i to czuć.

Nie oznacza to jednak, że wygoda została pominięta w tworzeniu tego systemu. Obecne są takie „smaczki” jak drag’n’drop, możliwe jest wykonywanie operacji masowych (np. blokada uprawnień czasowych dla całych grup), istnieją zaawansowane opcje wyszukiwania dokumentów, a uprawnienia można nadawać już na etapie ładowania plików do usługi.

Tego typu cechy produktu FORDATA Virtual Data Room czynią go wręcz obowiązkowym w procesach Due Diligence, kiedy to firma udostępnia własne dokumenty inwestorowi, a ten prowadzi szczegółowe analizy zmierzające do oceny, czy akwizycja lub inwestycja są zasadne i czy rzeczywiście można je przeprowadzić. VDR rozwiązuje problem tradycyjnego Data Roomu, który nie charakteryzuje się tak wysokim poziomem zabezpieczeń, wygodą oraz możliwością zaawansowanego zarządzania.

Przedsiębiorstwa, w których zachodzi potrzeba przekazania danych firmy na zewnątrz lub pracujące nad projektami o najwyższym poziomie poufności powinny przemyśleć swoje dotychczasowe działania w kontekście wrażliwych dla siebie danych. Dbanie o wysoki poziom bezpieczeństwa w trakcie newralgicznych momentów w życiu firmy to oszczędność pieniędzy i czasu: jeżeli dane przedsiębiorstwa trafią w niepowołane ręce, mogą doprowadzić do strat i w majątku firmy, i w czasie, który będzie potrzebny do “ugaszenia pożaru”. Zapobieganie temu zawczasu to zdecydowanie dobra praktyka i FORDATA Virtual Data Room to świetne rozwiązanie, które pozwala na ominięcie takich problemów.

Artykuł powstał we współpracy z FORDATA