Ile osób potrzeba do wysłania pracownika na urlop? Co najmniej kilka, mimo że tylko jedna pojedzie na wakacje. Wniosek urlopowy będzie krążyć z rąk do rąk, dopóki nie trafi do kadrowej, która go „zdigitalizuje”. Czyli przepisze dane z kartki do programu – tak samo jak nadgodziny z papierowej ewidencji – aby obliczyć wypłatę… Też myślisz, że to irracjonalne, że automatyzacja jeszcze nie wyrugowała tej marnotrawiącej czas papierologii?
Tekst powstał w ramach naszej inicjatywy Opowiedz nam o swoim biznesie.
Niestety, parafraza dowcipu z brodą wpisuje się w równie przestarzałe procesy HR-owe, które dominują nawet w rozwiniętych technologicznie firmach.
Optymalizacja kosztów zatrudnienia jest topowym tematem dla każdego biznesu, a wynagrodzenia stanowią główne koszty utrzymania firmy. Mimo tego przedsiębiorcy nadal tracą czas i pieniądze na czynności, które znacznie wydłużają comiesięczne naliczanie wypłat.
Wyobraź sobie, że odgrywasz rolę administracyjno-biurową w firmie, więc ciąży na Tobie współpraca z biurem rachunkowym. Zbierasz setki danych – o benefitach, nadgodzinach, premiach. Pracownicy raportują godziny pracy w arkuszach kalkulacyjnych, ale składają papierowe wnioski o urlopy.
Na koniec miesiąca skanujesz dokumenty, pobierasz pliki z chmury i kompletujesz potężną paczkę, którą wysyłasz do biura rachunkowego. Tym razem udało Ci się nie pominąć ani jednego załącznika! Kadrowa z biura rachunkowego przepisuje informacje z Twojego e-maila do swojego programu kadrowo-płacowego.
Sukces – dostajesz listy płac, choć po oczekiwanym przez Ciebie terminie. Wysyłasz wynagrodzenia pracownikom. Niestety, dwie osoby zgłaszają zastrzeżenia. Z jakiegoś powodu ich wypłaty są niższe w porównaniu z zeszłomiesięcznymi. Musisz skonsultować wątpliwości pracowników z kadrową z biura rachunkowego. Nie masz dostępu do oprogramowania, w którym można samodzielnie wygenerować paski płacowe, aby zweryfikować przyczynę różnic w wynagrodzeniach. Możesz się tylko domyślać – czy pracownik przekroczył drugi próg podatkowy? Czy to efekt potrącenia? Dzwonisz do biura – nikt nie odbiera. Jest piątek, zbliża się 16:00, wysyłasz e-maila. W poniedziałek wypada święto, więc kadrowa odpowie Ci najwcześniej we wtorek, może w środę. Spojrzenie koleżanek z pracy wydaje się, delikatnie mówiąc, rozgniewane…
Outsourcing kadr i płac bazuje na nieefektywnej komunikacji między przedsiębiorstwami a biurami rachunkowymi. Tutaj świat online zderza się z offline’em.
Z jednej strony – dane w chmurze, do której można sięgać o dowolnej porze, w dowolnym miejscu, powinny być filarem każdego biznesu. Z drugiej strony – pękate segregatory wciąż obciążają półki i w firmach, i w biurach rachunkowych.
Czy jako winowajców trzeba wskazać niepostępowe przepisy prawa, które uniemożliwiają pożegnanie się z papierologią? Pudło. Kodeks pracy nie zabrania chociażby przeniesienia ewidencji czasu pracy czy wniosków urlopowych z offline’u do online’u.
Niemniej nawet wybór form elektronicznych nie rozwiązuje głównego problemu – braku spójnego systemu dla przedsiębiorców, pracowników i kadrowych.
Kolosalne wady tradycyjnego outsourcingu dostrzegł start-up TribePerk, oferujący pełną obsługę kadrowo-płacową za pośrednictwem zautomatyzowanego programu. Przedsiębiorcy, którzy mają dość niewydajnych praktyk, mogą zyskać ekspercką opiekę wraz z dostępem do nowoczesnej platformy automatyzującej procesy kadrowo-płacowe w firmie. Tym sposobem ograniczą czas administracyjnej obsługi pracowników do minimum.
– Platforma kadrowo-płacowa TribePerk wypełnia lukę na polskim rynku outsourcingowym. Automatyzujemy naliczanie płac w sektorze MŚP, pozwalając przedsiębiorcom i pracownikom zaoszczędzić czas na nużących formalnościach. Mogą się skupić przede wszystkim na tych zadaniach, w których rzeczywiście są niezastąpieni – wyjaśnia Błażej Bereta, CEO TribePerk.
Czy TribePerk ma szansę na przebicie się przez skostniały rynek? Przed takim samym wyzwaniem stanęło Gusto – kiedyś równie ambitny start-up, dzisiaj lider na amerykańskim rynku zautomatyzowanego oprogramowania do miękkiego i twardego HR-u. Liczba firm, które obsługuje Gusto w Stanach Zjednoczonych, przekroczyła 200 000, co potwierdza zapotrzebowanie na automatyzację procesów kadrowo-płacowych.
Na samym początku amerykańskiej rewolucji kadrowo-płacowej Gusto natrafiło na podobne słabe punkty outsourcingu, z którymi dzisiaj TribePerk rozprawia się na rynku polskim, a w nieodległej przyszłości – także na kilku innych rynkach zagranicznych.
Biura rachunkowe – często kilkuosobowe, działające na małych lokalnych rynkach – nie mają kompetencji technologicznych, aby zaprojektować rozwiązanie eliminujące najżmudniejsze czynności po stronie ich i klientów.
Stracony czas odzwierciedla się w cenniku wyróżniającym opłaty za pojedyncze usługi, które powinny być świadczone w pakiecie w stałej cenie. Na takim korzystnym rozliczaniu bazuje TribePerk – abonamencie ze stałą stawką per pracownik.
– Współpracując z biurem rachunkowym, ponosiliśmy liczne dodatkowe koszty, między innymi za wysyłkę deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u. W efekcie realny koszt obsługi kadrowo-płacowej pracownika był wyższy. Jak dobrze wiemy, nawet niespodziewane nieobecności pracowników komplikują naliczanie płac. Dzięki przeniesieniu obsługi kadrowo-płacowej do TribePerk unikamy niespodziewanych opłat w każdym miesiącu – mówi Marek Pietrzak, Partner w CodePole.
Przedsiębiorca zlecający pełną obsługę kadrowo-płacową TribePerk zyskuje dostęp do intuicyjnej platformy online – podobnie jak wszyscy jego pracownicy.
Niezależnie od tego, czy macie podpisaną umowę o pracę, czy umowę zlecenie, a może kontrakt B2B, możecie przesyłać kluczowe dane kadrowo-płacowe poprzez jeden system, który zastępuje niekompatybilne aplikacje, niezliczone arkusze kalkulacyjne i papierowe druczki.
– Swobodny dostęp do przejrzystych rozliczeń pracowników na różnych umowach to jedna z największych zalet TribePerk. Dzięki platformie ewidencjonujemy czas pracy i kontrolujemy naliczanie wynagrodzeń w wygodny sposób. Kiedyś traciliśmy czas na wyszukiwanie danych w różnych aplikacjach. Dzisiaj zbieramy najważniejsze informacje w jednym miejscu, co ułatwia też onboarding nowych członków zespołu. Szacujemy, że oszczędzamy co najmniej 4 godziny w miesiącu, nie zajmując się mozolnymi zadaniami administracyjnymi – podkreśla Marek Pietrzak.
Ponadto przedsiębiorca może korzystać z całej palety narzędzi, które ułatwiają codzienne zarządzanie firmą, a team leaderom – chociażby monitorowanie nieobecności w zespołach.
„Ile urlopu wykorzystałam? Wydaje mi się, że dopiero 8 dni”.
„Czemu wypłata za kwiecień jest niższa? To przez to L4 na dwa tygodnie?”.
„Napisz mi, ile kosztuje ta karta sportowa”.
„Chcę wyjść wcześniej w środę. Ile nadgodzin zostało mi do odbioru?”.
HR odpowiada na podobne pytania co najmniej kilka razy dziennie, co staje się uciążliwe w dłuższej perspektywie. Co gorsza, kilkusekundowe rozproszenie utrudnia ponowne skupienie się na pracy – niemal do pół godziny.
TribePerk umożliwia pracownikom samodzielne sprawdzanie podstawowych informacji o swoim czasie pracy, urlopie czy wynagrodzeniu, co eliminuje potok pytań. Co więcej – platforma nie jest ograniczona typowym dniem pracy od 8:00 do 16:00. Użytkownicy mogą przeglądać dane o dowolnej porze, a nie oczekują nerwowo na odpowiedź z biura rachunkowego, zwłaszcza kiedy osoba odpowiedzialna za rozliczanie wynagrodzeń jest nieobecna.
Ostatni rok obfitował w stresujące zmiany w prawie podatkowym, a przed nami dość „bogata” nowelizacja Kodeksu pracy. Dzięki outsourcingowi kadr i płac przedsiębiorca może się skupić na strategicznym rozwoju biznesu, nie obciążając się dodatkowo zawiłościami związanymi z naliczaniem wynagrodzeń.
– Zanim zaczęliśmy obsługiwać pierwszych klientów, tworzyliśmy oraz testowaliśmy platformę TribePerk przez około 3 lata. W tym czasie przeszliśmy przez wiele wyzwań w związku ze zmianami przepisów, włącznie z Polskim Ładem, który wprowadził spore zamieszanie i zestresował niejednego przedsiębiorcę. Dzięki aktualizacjom platformy i nadzorowi ekspertów klienci mają pewność, że ich pracownicy są rozliczani zgodnie z obowiązującym prawem – podkreśla Błażej Bereta.
TribePerk doceniają firmy zatrudniające przede wszystkim pracowników biurowych, zwłaszcza w modelu hybrydowym lub zdalnym, który wymaga całkowitego przeniesienia offline’owych procesów kadrowo-płacowych do online’u.
W przyszłości z usług TribePerk będą mogły skorzystać także przedsiębiorstwa z branży gastronomicznej, handlowej czy produkcyjnej. Nieustannie rozwijana platforma zostanie zintegrowana z czytnikami rejestrującymi wejścia i wyjścia pracowników, a każdy zatrudniony będzie mógł zalogować się do systemu z poziomu aplikacji mobilnej na smartfonie.
– Wystarczy wypełnić krótki formularz na stronie TribePerk lub napisać do mnie: blazej.bereta@tribeperk.com, aby umówić się na spotkanie online. Dzięki prezentacji platformy na żywo klienci przekonują się, że jej obsługa jest naprawdę intuicyjna, a dane kadrowo-płacowe można przedstawiać w formie przystępnych raportów – wyjaśnia Błażej Bereta.
Uczestnicy rewolucji kadrowo-płacowej mogą liczyć na bezpłatne wdrożenie platformy TribePerk w firmie – niezależnie od tego, w jaki sposób przechowują dane pracownicze. Jeśli da się je wyeksportować z różnych narzędzi, wdrożenie nowej firmy na platformę może zostać przeprowadzone nawet w ciągu 1-2 dni.
To oznacza, że brak automatyzacji kadr i płac generuje większe koszty niż jej implementacja – nawet jeśli Twoja firma wciąż funkcjonuje w świecie segregatorów.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
