Czy i w jaki sposób przedsiębiorca może uzyskać zwrot VAT-u kupując za granicą?

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.
Wybieracie się za granicę tego lata? Jeśli prowadzicie firmę, możecie otrzymać zwrot VAT w związku z zakupami na potrzeby firmowe dokonanymi w UE. Warto się postarać, aby dzięki temu zaoszczędzić. W prostym poradniku tłumaczymy jak tego dokonać.

Przedsiębiorcy, którzy podróżują do innych krajów Unii Europejskiej w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, mogą mieć prawo do skorzystania z procedury VAT-REF, czyli ubiegania się o zwrot podatku VAT naliczonego przy okazji zakupów za granicą. Najczęściej przedsiębiorcy korzystają z tej możliwości, by odzyskać VAT zapłacony przy tankowaniu samochodu, choć zwrot przysługuje w związku z wieloma wydatkami. Jest jednak pewne ograniczenie – wprawdzie procedura zwrotu VAT-REF obowiązuje w całej UE, ale wysokość i warunki zwrotu są uzależnione od przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach.

Zwrot VAT jest możliwy na podstawie procedury VAT-REF

Krajowi przedsiębiorcy mają prawo do ubiegania się o zwrot podatku VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług podczas pobytu w innym kraju UE w ramach tzw. procedury VAT-REF (Value-Added Tax Refund). Złożenie wniosku w ramach procedury wymaga spełnienia wielu kryteriów, a decyzja o zwrocie VAT zależy od przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach UE, ale mimo tego warto. W wielu wypadkach możliwe jest odzyskanie nawet 100% podatku VAT zapłaconego przy zakupach w UE.

O zwrot zapłaconego podatku VAT można się ubiegać w związku z praktycznie wszystkimi wydatkami poniesionymi w innym kraju UE na potrzeby swojej działalności gospodarczej prowadzonej w Polsce. Chodzi w szczególności o takie wydatki, jak:

Czytaj dalej poniżej

O co chodzi z tym WhatsApp? Grzegorz Ułan

Przyczajona komórka, ukryty smartfon Paweł Winiarski

• zakup paliwa,
• opłaty za przejazdy autostradami,
• opłaty parkingowe,
• naprawy samochodu oraz zakup części zamiennych,
• zakwaterowanie w hotelu,
• opłaty za udział w konferencjach, targach, czy szkoleniach,
• zakup sprzętu elektronicznego,
• zakup wyposażenia firmy.

Zwrot VAT nie jest natomiast możliwy w stosunku do zakupów artykułów spożywczych i napojów, papierosów oraz alkoholi.

Zwrot VAT tylko dla czynnych podatników VAT

Zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF nie jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców. Aby złożyć wniosek, przedsiębiorca musi jednocześnie spełnić szereg warunków:

1. być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT (VAT-owiec) w Polsce,
2. dokonywać sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce (nie może świadczyć jedynie czynności zwolnionych z podatku),
3. nie może posiadać siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
4. nie może być zarejestrowany do celów podatku VAT w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
5. poniósł wydatki związane z działalnością gospodarczą (nie mogą to być wydatki na prywatne cele),
6. nie może dokonywać sprzedaży towarów lub usług w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (z pewnymi wyjątkami w stosunku do usług transportowych oraz dostaw towarów i usług, w których obowiązuje mechanizm „odwrotnego obciążenia”).

Na przykład, jeśli przedsiębiorca, który jest VAT-owcem w Polsce pojechał do Wielkiej Brytanii i tam zakupił aparat cyfrowy do celów swojej działalności i zapłacił z tego tytułu VAT w tamtym kraju, ma prawo do ubiegania o zwrot zapłaconego podatku (o ile spełnia pozostałe warunki).

Wydatki w UE trzeba udokumentować, najlepiej fakturami

Do wniosku VAT-REF załącza się skany dowodów poniesionych wydatków. Aby zwrot VAT był możliwy, zakupy dokonane w innym kraju UE muszą być potwierdzono prawidłowo wystawionymi fakturami, rachunkami lub paragonami.

Niestety, każdy kraj UE ustala indywidualnie wymagania dotyczące dowodów księgowych, które mogą stanowić podstawę do zwrotu VAT. Na przykład, za zakupy na terenie Francji, Wielkiej Brytanii czy Niemiec wystarczy paragon, aby móc ubiegać się o zwrot VAT. Ale już w przypadku zakupów w Irlandii, Włoszech czy Hiszpanii paragon nie wystarczy i konieczne jest przedstawienie faktury.

W związku z tym warto brać faktury na wszystkie wydatki podczas pobytu w innym kraju UE. Tutaj warto zauważyć, że taki dokument jak faktura funkcjonuje w każdym kraju UE, ponieważ w całej UE obowiązuje Dyrektywa w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej ustanawiająca wspólne założenia dla przepisów o VAT w poszczególnych krajach UE.

Złożenie wniosku VAT-REF jest możliwe tylko przez Internet

Zwrot VAT można uzyskać składając wniosek VAT-REF. Składa się go do zagranicznego urzędu skarbowego za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy (tego, w którym przedsiębiorca rozlicza podatek VAT).

W praktyce oznacza to, że najpierw polski urząd skarbowy weryfikuje spełnienie kryteriów formalnych po stronie krajowego przedsiębiorcy, a następnie, po pozytywnej weryfikacji, przekazuje wniosek do zagranicznego urzędu skarbowego w celu jego rozpatrzenia i wydania decyzji w sprawie zwrotu podatku VAT. Na przekazanie wniosku dalej, polski urząd skarbowy ma 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

Formularz VAT-REF można złożyć wyłącznie przez Internet za pomocą systemu e-Deklaracje. Do wniosku załącza się skany faktur lub innych dokumentów w formacie .zip. Całość komunikacji z urzędami skarbowymi przebiega drogą elektroniczną. Nie ma możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej.

Wniosek o zwrot VAT-u można składać za okres nie dłuższy niż rok i nie krótszy niż kwartał. Od długości okresu zależą minimalne kwoty, o które można wnioskować. Jeśli zwrot ma dotyczyć okresu krótszego niż rok (np. kwartału), to minimalna kwota, o którą można się starać wynosi 400 euro. Jeśli zaś zwrot dotyczy całego roku podatkowego, to minimalna kwota spada wtedy do 50 euro. W związku z tym, tylko przedsiębiorcy, którzy ponoszą bardzo duże wydatki opodatkowane za granicą mogą składać wnioski w okresach krótszych niż roczne. Jeśli wnioskowana kwota zwrotu VAT nie przekracza tych kwot, wniosek zostanie odrzucony.

Wniosek o zwrot VAT bywa rozpatrywany długo i nie zawsze kończy się sukcesem

Jak tylko wniosek dotrze do zagranicznego urzędu skarbowego, przedsiębiorca otrzymuje informację o dacie otrzymania wniosku. Zagraniczny urząd skarbowy może żądać dodatkowych informacji od przedsiębiorcy lub polskiego urzędu skarbowego potrzebnych do rozpatrzenia wniosku. Wszystkie informacje są przekazywane drogą elektroniczną na adres e-mail przedsiębiorcy podany we wniosku VAT-REF. Ministerstwo Finansów zaleca także podanie numeru telefonu. Nie jest to obowiązkowe, ale może przyspieszyć proces zwrotu VAT w przypadku pojawienia się wątpliwości.

Przedsiębiorca powinien otrzymać decyzję o pozytywnym lub negatywnym rozpatrzeniu wniosku o zwrot podatku w terminie czterech miesięcy od otrzymania wniosku przez zagraniczny urząd skarbowy. Z informacji dostępnych na forach internetowych wynika, że czas, w którym kraje UE rozpatrują wnioski jest bardzo zróżnicowany. Niektóre kraje rozpatrują wnioski w ciągu kilku tygodni, ale np. w przypadku podatku VAT zapłaconego w Niemczech okres oczekiwania może się wydłużyć nawet do roku. Zagraniczne urzędy skarbowe wypłacają wtedy zazwyczaj zwrot z naliczonymi odsetkami za zwłokę.

Nie każdy wniosek o zwrot VAT zostanie rozpatrzony pozytywnie. W dużej mierze zależy to od uregulowań obowiązujących w kraju UE, do którego został skierowany wniosek. Jest wiele przyczyn, które mogą spowodować, że przedsiębiorca spotka się z odmową. Przedsiębiorca otrzyma zwrot podatku od wydatku tylko wówczas, gdyby prowadząc działalność w danym kraju UE (do którego podróżuje) miał prawo do odliczenia VAT-u w związku z analogicznym zakupem. Mogą się pojawić istotne różnice pomiędzy krajami. Na przykład, polski przedsiębiorca nie może odliczać VAT-u kupując w Polsce paliwo do samochodu osobowego, ale jeśli w kraju do którego podróżuje jest taka możliwość, to może wnioskować o zwrot VAT-u. Działa to również w drugą stronę – np. w Polsce nie można odliczyć podatku VAT od usług hotelowych. W związku z tym, gdyby zagraniczny przedsiębiorca z UE wnioskował o zwrot VAT z faktury za pobyt w polskim hotelu, jego wniosek zostałby odrzucony.

Jak zaksięgować otrzymany zwrot podatku VAT?

Przedsiębiorca, który otrzyma zwrot podatku VAT od zagranicznego urzędu skarbowego, zobowiązany jest wykazać przychód w dacie otrzymania przelewu. Przychód należy zaksięgować w wysokości wynikającej z decyzji, a nie w wysokości faktycznie otrzymanego przelewu. Przychód należy przeliczyć wg średniego kursu NBP lub EBP (Europejskiego Banku Centralnego) z dnia ostatniego dnia roboczego poprzedzającego otrzymanie przelewu. Jeśli przelew trafił na konto złotówkowe, należy rozliczyć różnicę kursową wynikającą z faktycznie zastosowanego kursu, na podstawie którego bank dokonał przewalutowania. Ewentualne opłaty za przyjęcie przelewu zagranicznego i inne prowizje będą stanowić koszt przedsiębiorcy.

Jak widać, wnioskowanie o zwrot VAT podlega licznym kryteriom, ale ma wiele zalet, a przede wszystkim tę, że można (a wręcz trzeba) jej dokonać przez Internet. A zatem nic to nie kosztuje, a może przynieść pokaźne oszczędności.

Próbowaliście kiedyś sztuki odzyskania VAT-u? Podzielcie się w komentarzach :)

Zdjęcie z Shutterstock