Co możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? 7 nieoczywistych pomysłów

Autorem tekstu jest Michał Naszkiewicz, księgowy w firmie inFakt

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Definicja kosztów uzyskania przychodu (KUP) jest prosta. Są to w skrócie “koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Oznacza to dla Ciebie, że dokonany zakup, który chcesz zakwalifikować jako koszt, musi spełniać określone wymagania. Są to:

1. Koszt musi zostać poniesiony – przez Ciebie. Nie możesz zaliczyć do KUP wydatków, które nie zostały poniesione lub zostały poniesione przez inną osobę.

2. Cel jest związany z prowadzoną działalność gospodarczą. Niektóre z wydatków nie mogą zostać uznane za koszt. A to dlatego, że mają charakter wydatków prywatnych i nie są bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą (mimo że mogą wydawać Ci się użyteczne w firmie).

Przykład:

Informatyk w związku z wielogodzinną pracą przy komputerze zdecydował się na zakup wygodnego dresu, okularów z filtrem UV i polisy na życie obejmującej wypłatę w przypadku zachorowania na poważną chorobę. Nie będzie mógł zaliczyć żadnego spośród wskazanych do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ są to wydatki o charakterze prywatnym.

Czytaj dalej poniżej

Play płaci 12 pierwszych rat za smartfona. Serio, sprawdziliśmy to Grzegorz Ułan

Oto nowy Kindle Paperwhite. Kiedy Amazon w końcu go zaprezentuje? Piotr Kurek

Ciekawostka: Jeżeli informatyk zatrudniałby pracowników, a wymienione wyżej wydatki byłyby związane jedynie z działalnością gospodarczą i funkcjonowaniem pracowników w jej ramach, mógłby uznać je za koszt uzyskania przychodu.

3. Celem poniesionego kosztu musi być osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Oznacza to, że ponoszone wydatki muszą być bezpośrednio związane z przychodem Twojej firmy. Co ważne, nie musisz faktycznie osiągnąć tych przychodów. Wystarczy, że podejmiesz próbę ich osiągnięcia.

Przykład:

Administrator sieci korzysta w swojej pracy z komputera i jest on dla niego jednym ze źródeł generowania przychodów. Programista może więc ponosić wydatki związane z naprawą (zachowanie źródła przychodu), uaktualnieniami, np. oprogramowania (zabezpieczenie źródła przychodu) lub (rozpoczynając działalność) zakupem nowego komputera (w celu osiągnięcia przychodów).

4. Nie są wyłączone w ustawie. Ustawa przewiduje katalog wyłączeń, które nie mogą być kosztem. Są to m.in.: zakup gruntów, odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego (spalinowego powyżej 150 000 zł i elektrycznego powyżej 225 000 zł).

5. Zostały skutecznie udokumentowane. Wszelkie koszty musisz udokumentować. Tak, by móc jednoznacznie potwierdzić ich poniesienie.

Co w przypadku, jeśli koszt jest wątpliwy i nie jesteś go pewien?

Dalej nie wiesz, czy Twój wydatek może być zakwalifikowany jako koszt? W tym przypadku rozważ, czy nie skorzystać z pomocy profesjonalisty – księgowego albo doradcy podatkowego. Czasami warto też poprosić o wydanie podatkowej interpretacji indywidualnej. Wtedyto organ podatkowy określa, czy w Twoim przypadku dany wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu.

Jakie nieoczekiwane koszty możesz uwzględnić, pracując w branży IT?

1. Odsetki od kredytu hipotecznego, ale nie zawsze

Czynsz, wynajem, media – to koszty, o których wie prawie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu. Czy wiedziałeś, że można rozliczać odsetki od kredytu hipotecznego, jeśli nieruchomość jest związana z prowadzeniem działalności gospodarczej? Jeśli te koszty są uzasadnione racjonalnie i gospodarczo, możesz je ująć, ale tylko w części dotyczącej firmy. Oznacza to, że nie możesz odliczyć 100% tego typu wydatków, a jedynie odpowiednią ich proporcję.

Jakie warunki musisz spełnić?

• Odsetki muszą zostać faktycznie opłacone;
• Muszą pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami;
• Nie mogą zwiększać kosztów inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.

2. Ubezpieczenie na życie, jeśli stanowi zabezpieczenie kredytu hipotecznego

Co do zasady Twoje ubezpieczenie na życie nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Jest traktowane jako wydatek prywatny. Jednak w sytuacji, w której zabezpiecza ono kredyt hipoteczny, może stanowić koszt uzyskania przychodu z działalności, podobnie jak odsetki.

3. Robot sprzątający

Prowadząc swoje biuro, musisz dokładać starań, żeby było w nim czysto i przytulnie. Jeśli jesteś bardzo zapracowany, np. tworząc najnowszej generacji grę „kółko i krzyżyk”, możesz skorzystać zarówno z serwisu sprzątającego, jak i z robota sprzątającego, który swoją pracą przyczyni się do porządku w biurze. I tym samym zabezpieczenia Twojego przychodu.

Sytuacja nieco się komplikuje, jeśli nie masz biura i pracujesz w mieszkaniu. W tej sytuacji pomocne może być określenie pomieszczenia, które przeznaczone jest do celów działalności gospodarczej – Twoje domowe biuro. Robot sprząta przecież właśnie tam.

4. Najnowszy smartwatch? Czemu nie!

Zegarek osobisty na rękę w większości sytuacji uznawany jest za wydatek prywatny i nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu (choć zdarzył się kiedyś wyjątek). Kwestią, która swego czasu zaskoczyła wielu, jest opinia organu podatkowego dotycząca smartwatcha. Dzięki niemu możesz sprawniej niż konkurencja odpowiadać na maile, odpowiadać na połączenia podczas spotkań, kiedy nie jest możliwe sięgnięcie po telefon. A dzięki temu optymalizujesz pracę. To sprawia, że zarabiasz więcej.

5. Nowy X-BOX lub PS5 wraz z grami – do recenzji lub strefy relaksu dla pracowników

Istnieją też specyficzne wydatki, takie jak konsola do gier czy same gry. Mogą one zostać uznane jako niezbędne do osiągania i zabezpieczenia dochodu. Będą uzasadnione w szczególności u blogerów, twórców internetowych, czy gamerów zarabiających na recenzjach, czy realizacjach z użyciem gry.

W tym przypadku koszt jest prosty do uzasadnienia. Sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej, jeśli się tym nie zajmujesz. Koszt wymaga wtedy naprawdę dobrego uzasadnienia. Możesz go ponieść np. gdy urządzasz strefę relaksu dla pracowników. Wtedy wydatek na konsolę, piłkarzyki, czy innego rodzaju „umilacze czasu” będzie uzasadniony.

6. Rower (również elektryczny) – jako jeden z pojazdów firmowych

Zbliża się sezon letni, który pozwoli na częstsze korzystanie z dojazdu do biura rowerem.Może on stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli podstawowym celem i sposobem korzystania z roweru jest wykorzystywanie go w działalności gospodarczej. Będziesz mieć firmowy rower, którym możesz podróżować do biura.

7. Pies, karma i szkolenie – do celów obronnych

Choć ten punkt może dziwić lub wydawać się mocno naciągany, jest prawdziwy. Zgodnie z opinią organu podatkowego pies może służyć do zabezpieczenia źródła przychodów. Jak? Broniąc biura i klientów – w tym celu może zostać wyszkolony. Poza tym, kto nie pogłaska radosnego pupila kręcącego się po biurze? To wszystko sprawia, że zabezpiecza źródło przychodu, a czasem również generuje dodatkowy zysk.

Podsumowując, koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej mogą przyjmować naprawdę interesujące formy. Warto jednak pamiętać, że wymienionych wyżej przykładów nie można traktować jako wyznacznik w każdej indywidualnej sytuacji. W przypadku każdego przedsiębiorcy należy odpowiednio dostosować koszty do rodzaju prowadzonej działalności i jej specyfiki. Wskazywane przez Ciebie wydatki muszą być racjonalnie i gospodarczo uzasadnione.