Rekrutacje bez bólu?

W czym tkwi problem z rekrutacjami wiedzą chyba wszyscy, którzy choć raz poszukiwali nowego pracownika do swojej firmy. Po pierwsze, ludzie nie czytają dokładnie ogłoszeń (takie mam wrażenie). Po drugie, przeglądanie masowo napływających aplikacji to koszmarnie czasożerne zajęcie i po trzecie, wreszcie nasz inbox będzie przez najbliższe dni po wypuszczeniu ogłoszenia praktycznie niedostępny (zapchany).

I to są problemy małej firmy, która przeprowadza rekrutację naprawdę rzadko. Wyobraźmy sobie teraz co mogą przeżywać duże firmy, które mają na bieżąco otwartych kilkadziesiąt rekrutacji. Oczywiście każda z nich ma własny system do zarządzania zgłoszeniami i każda próbuje ten problem rozwiązywać na własną rękę czy też przy pomocy zewnętrznych systemów.

Piszę o tym, ponieważ na zaproszenie Grupy Pracuj przy naszej ostatniej rekrutacji miałem przyjemność testować ich kombajn do zarządzania tym procesem, czyli erecruiter.pl. Szczerze mówiąc nie wiedziałem, że mają taką usługę w ofercie.

Jak to wygląda od środka?

System jest dość prosty w obsłudze choć interfejs nie zawsze pomaga zrozumieć, w którym miejscu procesu jesteśmy. O tym jednak napiszę nieco później. Sam proces rekrutacji jest natomiast jasny i przynajmniej dla mnie zrozumiały. Zastosowano w nim kilka rozwiązań, które efektywnie upraszczają pracę nad aplikacjami nawet, gdy mamy ich tylko kilkadziesiąt i jedną rekrutację.

Czytaj dalej poniżej

Jeśli gry z Pegasusa to tylko Nesbox Konrad Kozłowski

Prywatność na Gmailu? Z Virtru to możliwe – szybkie i proste szyfrowanie wiadomości Grzegorz Ułan

Rekrutacja

Całą zabawę z systemem zaczynamy od stworzenia procesu rekrutacji. Możemy ich tworzyć wiele. Widać, że system nastawiony jest na obsługę dużych firm i agencji.

Tak więc zaczynamy od zdefiniowania tego kogo szukamy, na jakie stanowisko, w jakim mieście, z jakiej branży jest firma itp. Wypełniamy wszystkie podstawowe informacje opisujące naszą rekrutację.

Nie zapomniano też o tym, że w firmach, w zespołach rekrutacyjnych pracuje więcej niż jedna osoba. Możemy więc zdefiniować kto jest prowadzącym dany projekt a kto jest w zespole, który będzie miał dostęp do danych.

Ważnym elementem tworzenia projektu rekrutacyjnego jest budowanie formularza, przez który nasi kandydaci będą aplikować na dane stanowisko. Formularz ten definiujemy dowolnie wybierając na przykład wszystkie kluczowe informacje, po których będziemy przeprowadzać wstępną selekcję. Jest to dość kluczowy moment dla naszej rekrutacji, który należy dokładnie przemyśleć przed publikacją ogłoszenia. Jeśli pominiemy w formularzu ważną dla nas informację będziemy później musieli się jej doszukiwać w CV kandydatów.

Cały proces tworzenia nowej rekrutacji kończymy poprzez wygenerowanie linków do naszego formularza zgłoszeniowego. Jest to kolejny ważny krok w naszym procesie. Warto wygenerować kilka linków aby później mierzyć za ich pomocą efektywność źródeł w których umieszczaliśmy ogłoszenie. Mamy na to dobry podgląd w jednej z sekcji systemu.

Na końcu zostało nam jeszcze jedno zadanie, nie obowiązkowe ale zdecydowanie ułatwiające rekrutację, czyli publikacja ogłoszenia w serwisach pracuj.pl. Za pomocą specjalnego formularza przygotowujemy w kilku krokach dane ogłoszenia, czyli miejsce pracy, treść która będzie opublikowana. Następnie wybieramy miejsca publikacji i publikujemy. Jeśli mamy założone konto w pracuj.pl to jak rozumiem publikacja będzie automatyczna. W przypadku kiedy chcemy opublikować ogłoszenie w innych portalach możemy je do nich przesłać mailem bezpośrednio z systemu.

Walka ze zgłoszeniami

Po uruchomieniu naszej rekrutacji i wysłaniu ogłoszeń następuje etap drugi, w którym spływają do nas zgłoszenia od potencjalnych pracowników.

Zgłoszenia mamy zgrupowane w jednym miejscu, czyli w naszej rekrutacji na konkretne stanowisko. Każde zgłoszenie możemy ocenić według punktacji od 1 do 5, możemy je skomentować lub też sprawdzić jego szczegóły. I tutaj jak wspominałem dużą rolę odgrywa dobrze przygotowany formularz, bo to dane z niego pochodzące, widzimy w szczegółach zgłoszenia. Oprócz tego mamy oczywiście załączone pełne CV kandydata i inne przesłane dokumenty.

Warto podkreślić, że nad zgłoszeniami może pracować cały zespół rekrutacyjny, dzięki czemu znacznie przyśpieszymy pierwszą selekcję.

Podział na etapy rekrutacji jest również wspierany przez aplikację. Po ocenieniu kandydatów,tych najlepszych możemy przenieść do kolejnego etapu. Mamy w sumie zdefiniowanych 7 etapów, choć jak rozumiem nie musimy ze wszystkich korzystać i przy krótkich projektach oprzeć się na mniejszej ilości.

Z całego procesu rekrutacyjnego możemy też wygenerować bardzo przydatne raporty, które pokazują np.: liczbę zgłoszonych kandydatów, jakie były oceny, źródła zgłoszeń itp.

Po szczęśliwym znalezieniu pracownika, naszą rekrutację zamykamy kończąc jednocześnie cały proces.

Podsumowanie, czyli plusy dodatnie i plusy ujemne.

Grupa pracuj.pl przygotowała kombajn do zarządzania rekrutacjami, w każdym miejscu są dodatkowe opcje, filtry, możliwości eksportu danych, drukowania zgłoszeń, ustawień i edycji. Wszystko to sprawia wrażenie bardzo dobrze przemyślanego systemu, który został stworzony na potrzeby działów HR spełniając ich nawet najdrobniejsze wymagania.

Główny proces jest prosty i raczej zrozumiały (choć są miejsca dyskusyjne) nawet dla takiego laika jak ja, nie posługując się instrukcją jesteśmy w trakcie procesu rekrutacji. Zarządzamy zgłoszeniami i nie mamy problemów z samą aplikacją ale…

Są elementy, do których muszę się przyczepić

Budując system onlinowy należy zadbać aby tak zwany flow nie był przerwany i aby nie wprowadzać użytkownika w stan zaniepokojenia. Mam tutaj na myśli sytuację, w której wykonujemy nasze zadanie krok po kroku i w pewnym momencie nie wiemy co zrobić dalej. Takie sytuacje zdarzały mi się w erecruiter.pl. Możliwe, że trudno jest zbudować proces rekrutacyjny, w którym nie wraca się do kolejnych kroków, ale na pewno można to tak użytkownikowi przedstawić aby było to bardziej zrozumiałe.

Duża ilość możliwości, zapewne doceniana przez specjalistów od rekrutacji, powoduje też problemy. Dla przykładu publikując ogłoszenie nie widziałem statusu czy już zostało opublikowane czy nie. Dopiero na mail przyszło powiadomienie, że zostało wysłane. Generalnie natłok opcji, filtrów i możliwości edycji w każdym momencie podowoduje, że odczuwamy niepokój czy na pewno niczego nie przeoczyliśmy. Przydałaby się w systemie jedna prosta zakładka pokazująca status przygotowania naszej rekrutacji z prostą check listą co zostało już zrobione, co jeszcze musi być zrobione i co jest opcjonalne.

eRecruiter.pl to chyba trzeci system wspomagający rekrutację jaki testowałem. Z pewnością najbardziej zaawansowany. Do ideału brakuje mu teraz wizyty specjalisty od interfejsu użytkownika aby z tego co jest niezłe zrobić coś bardzo dobrego i posprzątać trochę nadmiarowe rzeczy.

–
Powyższy tekst to test komercyjny. Tekst ten przedstawia niezależną opinię redakcji. Klient nie miał wpływu na kształt i wnioski przedstawione w tym tekście.