10

Metoda na Gmail – czyli inbox pod kontrolą

Ostatnio pisałem o tym, że mój Gmail i jego zawartość nie należą do najbardziej uporządkowanych grup informacji z jakimi mam do czynienia. W komentarzach do tamtego newsa dostałem bardzo ciekawe porady i opisy jak sobie radzicie z porządkowaniem gmail (dzięki wielkie a tych którzy mają podobny problem i nie czytali gorąco zachęcam do zapoznania się […]

Ostatnio pisałem o tym, że mój Gmail i jego zawartość nie należą do najbardziej uporządkowanych grup informacji z jakimi mam do czynienia.

W komentarzach do tamtego newsa dostałem bardzo ciekawe porady i opisy jak sobie radzicie z porządkowaniem gmail (dzięki wielkie a tych którzy mają podobny problem i nie czytali gorąco zachęcam do zapoznania się z poradami).

Metodą jaką wybrałem aby trzymać maile w gmail pod kontrolą przez niektórych nazwana została “inbox zero” okazało się, że jest nawet do niej sporo poradników i informacji jak ją stosować. Oczywiście nie stosuję się do wszystkich wskazówek a jedynie do generalnego założenia, żeby mieć pusty inbox.

W moim przypadku pomogło (na chwilę obecną ale mam nadzieję, że będę konsekwentny) zmuszenie się do określonej akcji zaraz po przeczytaniu pojedynczego maila. Zanim jeszcze zacząłem zmuszać się do takiego działa ustaliłem trzy najważniejsze tagi jakich teraz używam (ściągnąłem je od Kuby) czyli:
@rep – dla wiadomości na które muszę odpisać
@todo – dla wiadomości z których wynika dla mnie coś do zrobienia
@later – dla wiadomości ważnych ale takich które mogą chwile poczekać.

Mając już określone główne etykiety oraz sposób postępowania, każdy przychodzący mail podlega pod pewne działanie – albo jest to nadanie tagu i do archiwum, albo do kosza, ostatecznie gwiazkuję te maile które archiwizuję ale chcę potem w miarę szybko znaleźć. Staram się aby codziennie na koniec dnia mój inbox był pusty.

Problem jaki zauważyłem to rosnąca liczba informacji z etykietami @rep @todo – no ale to już związane jest z moim wolnym czasem a nie zarządzaniem mailami.

Mimo iż dla wielu osób moje pytania czy też problem wydał się banalny to jednak z odpowiedzi które dostałem skorzystałem i jak na razie mam porządek w mailu. Oznacza to, że mimo iż czasami możemy narazić się u niektórych na śmieszność to naprawdę warto zapytać o nawet podstawowe rzeczy (no i może kilku czytających komentarze też skorzystało).

Wielkie dzięki dla wszystkich którzy opisali swoje metody na przepełnione inboxy – w kolejnym odcinku będzie pytanie o zarządzanie czasem (dla praktyków) :)