Magia kosztów firmowych, czyli jak płacić niższy podatek dochodowy

Podczas gdy samozatrudnienie jako takie wzbudza dyskusję zwolenników i przeciwników, nie ulega wątpliwości, że rozliczanie kosztów to duży plus prowadzenia firmy. Pracownik na etacie nie ma takiej opcji. Wystarczy podejmować przemyślane decyzje zakupowe, a podatek dochodowy do zapłaty znacznie się obniża. Jak to działa?

O co chodzi z tym „wrzucaniem w koszty”?

Każdy zapewne słyszał o słynnym „wrzucaniu w koszty”, ale być może nie każdy wie na czym ono polega. Przy zasadach ogólnych podatek dochodowy wyliczany jest jako procent podstawy opodatkowania – im ta podstawa niższa, tym niższy podatek. Podstawę opodatkowania zaś oblicza się m.in. odejmując koszty od przychodu. Z tym faktem wiąże się pewien paradoks.

W większości firm działa zasada mówiąca, że im wyższe koszty prowadzenia działalności, tym niższa rentowność przedsięwzięcia. Ale wówczas niski jest także podatek dochodowy. W związku z tym przedsiębiorcy dążą zarazem do osiągnięcia jak najwyższych – i jak najniższych kosztów firmowych. A przynajmniej do osiągnięcia pod tym względem równowagi. To jest możliwe.

Czytaj dalej poniżej

Nexus na orbicie - pierwszy kosmiczny smartfon gotowy do startu Karol Kopańko

Jak nie groźbą, to prośbą - budowania Gwiazdy Śmierci ciąg dalszy Maciej Sikorski

Zobacz też: jaki laptop biznesowy wybrać?

Rozważając każdy zakup warto brać pod uwagę to, czy można go bezpiecznie rozliczać w kosztach, czy nie. Jeśli odpowiedź jest twierdząca – sprawa jest jasna. Jeśli zaś jest przecząca, a wydatek nie jest niezbędny – być może warto wstrzymać się z zakupem lub kupić coś innego, co można rozliczyć w kosztach.

Koszty podlegają interpretacji

Według słynnej definicji, koszt uzyskania przychodu to wydatek służący do osiągnięcia przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. To proste zdanie sprawia, że rozliczanie kosztów wielokrotnie zależy od indywidualnej interpretacji urzędników. To, że uważasz dany wydatek za potencjalnie służący zyskom nie oznacza, że skarbówka podziela Twoją opinię. Dlatego przydaje się znajomość tego, jak działa rozliczanie kosztów w praktyce.

Poniżej znajdziecie szereg pomysłów na koszty firmowe, w tym także sporo nietypowych (choć w wielu przypadkach przydatnych). Warto wiedzieć, że istnieją i rozważyć.

Najbardziej typowe koszty samozatrudnionych

1. Wydatki na transport

Prowadząc firmę jak najbardziej możesz rozliczać koszty związane z transportem, w tym wydatki dotyczące samochodu osobowego, skutera lub motocykla, a także transportu publicznego. Przykłady:

- zakup pojazdu (amortyzacja) – w tym samochodu, motocykla, skutera,
- paliwo (w tym gaz i olej napędowy),
- części zamienne do pojazdów i usługi serwisowe,
- zakup opon letnich i zimowych oraz wymiana,
- bilety okresowe na komunikację miejską,
- bilety jednorazowe na pociąg, autokar, czy samolot.

Przy okazji rozliczania wydatków na transport, trzeba pamiętać m.in. o trzech zasadniczych ograniczeniach: przy zakupie benzyny do samochodu osobowego nie można odliczyć VAT-u (benzyna stanowi koszt w kwocie brutto), przy zakupie samochodu osobowego i motocykla można odliczyć tylko 60% VAT-u (maksymalnie 6000 zł), zaś jeśli pojazd nie jest wprowadzony do majątku firmowego, to koszty można rozliczać tylko do kwoty wynikającej z tzw. kilometrówki.

2. Wydatki na sprzęt i wyposażenie biura

Praktycznie w każdej działalności gospodarczej potrzebne są: telefon komórkowy, komputer i akcesoria, drukarka i akcesoria, skaner, materiały biurowe, meble biurowe (biurko, fotel). Mniej oczywiste (choć zapewne kuszące) zakupy, takie jak tablet, projektor multimedialny, aparat fotograficzny, kamera, telewizor, kino domowe, nawigacja GPS, itp. wymagają przygotowania wiarygodnego uzasadnienia.

Np. aparat fotograficzny z pewnością potrzebny jest przedsiębiorcy, który prowadzi serwis www o smartfonach, które sam testuje i fotografuje. Nawigacja GPS przydaje się natomiast przedsiębiorcy, który często podróżuje do klientów w różnych miejscach, np. w celu naprawiania sieci komputerowej. Z kolei telewizor przyda się w firmie, której działalność obejmuje monitoring mediów.

Co ciekawe, takiego uzasadnienia czasami nie wymagają marka i cena. Jeśli więc macie chęć wydać 8000 zł na iMaca lub 3000 zł na iPhone 5 – nie będzie z tym problemu, choć może się przydać dowód na to, że w Waszej branży... to standard :)

3. Wynajem, czynsz i media

Wydatki związane z nieruchomością (czynsz, media, itp.) można rozliczać w 100% jeżeli dotyczą wynajętego (lub posiadanego) biura lub gabinetu. Podobnie jeśli pracujesz z innymi freelancerami w biurze coworkingowym. Natomiast osoby, które mieszkają i pracują w mieszkaniu muszą oszacować jaki procent jego powierzchni jest wykorzystywany do celów firmowych. Koszty należy rozliczać tylko do kwot wyliczonych według tego odsetka.

4. Inne typowe koszty

W praktyce działalności gospodarczej z pewnością spotkacie się z takimi kosztami, jak:

- abonament na telefon komórkowy i dostęp do internetu,
- zakup domen internetowych i hostingu związane z prowadzoną działalnością,
- reklama w Internecie (np. AdWords, Facebook),
- księgowość w biurze rachunkowym,
- odsetki od kredytu firmowego.*

* W przypadku kredytów „dla firm” należy mieć potwierdzenie na co pożyczka została spożytkowana.

Mniej znane, ale ciekawe koszty firmowe

Powyższe koszty zapewne poleci Wam rozliczyć każda księgowa, ale są także mniej oczywiste wydatki, których... nie poleci (a może wręcz odradzi). Jednak przygotowując odpowiednią argumentację (tak na wszelki wypadek), można pokusić się o zapisanie ich w kosztach.

1. Rower

Co ciekawe, według niektórych interpretacji podatkowych, możesz dojeżdżać do biura lub gabinetu na rowerze, a tym samym rozliczyć w kosztach jego zakup i odliczyć VAT. Bynajmniej, rower nie jest zarezerwowany dla właścicieli pizzerii i poczty kwiatowej. Wystarczy udowodnić, że działalność wymaga dojazdów (tak samo jak w przypadku kosztów samochodu, motocykla, czy skuteru), np. do biura (coworkingowego) lub gabinetu poza miejscem zamieszkania.

2. Amortyzacja własnego mieszkania

Jeśli mieszkasz i prowadzisz działalność w mieszkaniu, które jest Twoją własnością, możesz wprowadzić to mieszkanie do majątku firmowego i amortyzować (tzn. stopniowo zapisywać w kosztach odpowiedni procent jego wartości). Co ważne – sprzedaż mieszkania nie jest przychodem z działalności gospodarczej.

3. Podróż zagraniczna

Lubisz podróżować i masz interes za granicą? To świetnie – możesz pokusić się o rozliczenie delegacji. Do tego służy m.in. dieta, czyli stała kwota (ustalona w odpowiednim rozporządzeniu), inna w zależności od kraju, która w praktyce zastępuje możliwość rozliczania kosztów wyżywienia. Kwotę diety mnoży się przez liczbę dni spędzonych w delegacji zagranicznej i tę wartość zapisuje się w kosztach. Trzeba jednak umotywować cel tej delegacji i udowodnić go np. posiadając podpisaną umowę, wystawione faktury na rzecz kontrahenta, materiały z konferencji, itp.

4. Dekoracje

Urzędnicy również nie kwestionują kosztów związanych z zakupem dekoracji do biura, o ile są niedrogie i nie kwalifikują się do tzw. reprezentacji. A zatem możesz kupić i rozliczyć np. plakat, flakon, niewielkie ozdoby, akwarium, itp. Niestety, drogie dzieło sztuki w większości branż nie wchodzi w grę.

5. Środki czystości

W kosztach mogą również pojawić się takie wydatki, jak rozmaite detergenty, mydło, czy ręczniki.

6. Opłaty PayPala (lub innych serwisów płatności online)

Jeśli współpracujesz z zagranicznymi firmami, być może wiesz jak bardzo frustrujące potrafią być opłaty PayPala. Warto jednak mieć na uwadze fakt, że taki wydatek można ująć w kosztach – do tego wystarczy wyciąg z konta PayPala z wyszczególnionymi opłatami (szczegółowe instrukcje znajdziecie w tym artykule).

7. Różnice kursowe

Gdy Twoje wynagrodzenie jest wypłacane w obcej walucie, mogą pojawić się różnice kursowe. Ogólnie, jest to różnica pomiędzy kwotą zaksięgowaną, a faktycznie otrzymaną (po przeliczeniu). Jeśli jest ujemna, to zapisuje się ją w kosztach, zaś jeśli dodatnia, to w przychodach.

8. Edukacja

Przedsiębiorca może się dokształcać, chociaż urzędnicy miewają opory widząc w kosztach niektóre wydatki tego typu. Trzeba mieć na uwadze, aby koszt był ściśle powiązany z obecnie prowadzoną działalnością – edukacja „na przyszłość” zostanie zapewne potraktowana jako wydatek o charakterze osobistym, który nie może stanowić kosztu.

Np. programista, który współpracuje z klientem z USA może rozliczyć koszt kursu programowania i kursu języka angielskiego. Nie może jednak w kosztach ująć wydatku na kurs szydełkowania i języka francuskiego, które na daną chwilę nie mają związku z jego działalnością. Owszem, macie pełne prawo pomstować na pewną niekonsekwencję, jeśli chodzi o tę kategorię kosztów :)

9. Ubezpieczenie

Wykupić ubezpieczenie niekiedy warto (mieszkanie), a niekiedy wręcz trzeba (samochód). Jeśli ten wydatek dotyczy Twojej działalności – można go rozliczyć w kosztach. Urzędnicy interpretują bowiem wydatki na ubezpieczenie jako służące „zabezpieczeniu” źródła przychodu.

10. Catering dla pracowników i klientów

Niestety, piwo i pizza zjedzone w trakcie pracy nie mogą znaleźć się w kosztach. Według ogólnej zasady jedzenie i napoje (w tym alkohol) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Ale istnieje furtka pozwalająca rozliczać niektóre wydatki z tej kategorii.

Firmy, które zatrudniają pracowników lub organizują spotkania dla klientów, mogą w kosztach rozliczać wydatki na napoje, kawę, herbatę, przekąski, słodycze – oczywiście pod warunkiem, że wydatki te nie przekraczają standardów w danej branży. Obiad w restauracji w kosztach? To niestety nie przejdzie.

Oczywiście rozliczanie kosztów to niejedyna zaleta samozatrudnienia. Warto zajrzeć do tego artykułu, aby poznać inne.

Macie jakieś inne pomysły na ciekawe koszty? Podzielcie się w komentarzach :).

Foto.