Jak zatrudnić freelancera z zagranicy?

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.
Zdarza się, że polscy przedsiębiorcy preferują usługi specjalistów spoza Polski, choćby kiedy konieczna jest znajomość egzotycznego rynku lub kiedy takie rozwiązanie jest po prostu tańsze. Wraz z narodzinami pomysłu zatrudnienia freelancera z zagranicy pojawiają się wątpliwości dotyczące sposobu rozliczania z urzędem skarbowym, pozwoleń na pracę czy wyboru formy umowy. W tym artykule wyjaśniamy specyfikę zatrudnienia freelancera spoza Polski.

Kiedy zagraniczny freelancer ma przewagę nad polskim?

Motywacja do poszukiwania wykonawcy zlecenia poza Polską opiera się zwykle na specyfice danego zadania lub cenie. Firmy działające na rynkach zagranicznych mogą być wręcz zmuszone do zlecania niektórych prac zagranicznym freelancerom. Chodzi nie tylko o znajomość języka obcego, ale także specyfiki danego rynku. Oczywiście, zatrudnienie freelancera z zagranicy często ma także bardziej prozaiczne podstawy – jest po prostu tańsze, co nie musi wiązać się z niższą jakością.

Czy zdalny współpracownik potrzebuje pozwolenia o pracę w Polsce?

Zatrudnienie cudzoziemca na terytorium Polski reguluje ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Określa ona m.in. zasady uzyskiwania pozwolenia na pracę i kryteria przebywania na terytorium Rzeczpospolitej. Nie znajduje ona jednak zastosowania w sytuacji, gdy obcokrajowiec nie przebywa w Polsce. Jeśli przedsiębiorca znajdzie odpowiedniego kandydata pracującego w swoim kraju (zdalnie) i oczywiście porozumie się z nim odnośnie szczegółów zlecenia, nie musi starać się o pozwolenie o pracę dla niego.

Podatek u źródła może wyraźnie zmniejszyć wypłatę dla freelancera

Zatrudniając polskich freelancerów, przedsiębiorca z Polski płaci za nich podatek dochodowy – potrąca go z wynagrodzenia. Jak to wygląda w przypadku nawiązywania współpracy z zagranicznymi wykonawcami? Zapewne nie spodziewają się oni, że z umówionej kwoty cokolwiek zostanie potrącone (zwłaszcza, jeśli prowadzą firmę). A jednak – to może okazać się konieczne z uwagi na mało znany podatek.

Czytaj dalej poniżej

Bitcoiny w firmie. Czy można się nimi rozliczać? Grzegorz Marczak

Edit Studio – świetna oferta amatorskiego montażu wideo (2) Marcin M. Drews

Nawiązując współpracę z podwykonawcami spoza Polski trzeba uważać na tzw. podatek u źródła (zryczałtowany podatek dochodowy). Może on pojawić się, kiedy polski przedsiębiorca wypłaca wynagrodzenie zagranicznemu współpracownikowi (firmie lub osobie prywatnej), który pracuje w innym kraju. Podatek może sięgnąć nawet 20 proc. wartości transakcji (zależy od rodzaju usługi) i jest potrącany z wypłaty przekazywanej wykonawcy. To jednak przedsiębiorca musi odprowadzić ten podatek za zleceniobiorcę. Dotyczy to kontrahentów ze wszystkich państw (również z Unii Europejskiej).

Podatek u źródła występuje w momencie, gdy wypłacone wynagrodzenie dotyczy:

• praw autorskich lub pokrewnych (np. zakup licencji na oprogramowanie, tłumaczenie, zaprojektowanie logo),
• użytkowania lub prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego bądź naukowego (np. leasing),
• informacji związanych ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how),
• świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

Jeśli usługa, którą wykonuje obcokrajowiec nie mieści się w żadnym z powyższych zakresów to podatek u źródła na pewno nie występuje. Jest tak choćby w przypadku zakupu domeny, hostingu lub dostępu do aplikacji przez polskiego przedsiębiorcę. Gdy jednak zlecenie mieści się w powyższych kategoriach i tak można uzyskać zwolnienie z podatku u źródła. W jaki sposób?

Certyfikat rezydencji podatkowej pozwala uniknąć podatku u źródła

Podatku u źródła można uniknąć posiadając certyfikat rezydencji podatkowej zagranicznego współpracownika. Ten dokument poświadcza, że konkretna osoba mieszka w danym kraju i tam podlega opodatkowaniu. W przypadku, gdy freelancer wykonuje usługę wymienioną w poprzednim akapicie, a zarazem nie przekaże polskiemu przedsiębiorcy wspomnianego certyfikatu, zwolnienie z podatku u źródła nie jest możliwe.

Należy także zapoznać się z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a danym krajem. Jeżeli istnieje, to jest w niej zapisane, czy na mocy porozumienia pomiędzy krajami zwolnienie z podatku jest możliwe. Kiedy natomiast Polska nie ma podpisanej umowy z konkretnym państwem, to zwolnienie z podatku u źródła nie występuje. Listę krajów, z którymi Polska zawarła takie porozumienie można sprawdzić na stronie Ministerstwa Finansów.

Na jaki rodzaj umowy się zdecydować?

Freelancerowi, który nie prowadzi działalności gospodarczej można zaproponować umowę o dzieło lub zlecenie. Spisując te kontrakty stosuje się takie same zasady, jak dla polskich współpracowników. Konieczne jest jednak doprecyzowanie według którego prawa umowa zostanie rozpatrzona i jaki sąd (polski czy z kraju osoby zatrudnionej) oceni ją, jeśli dojdzie do jej złamania. W innym przypadku bierze się pod uwagę zasady prawa międzynarodowego.

Odprowadzanie składek ZUS

Zaangażowanie polskiego freelancera może wiązać się z koniecznością zapłaty za niego składek ZUS. Tak może być np. gdy zatrudnienie opiera się na umowie zleceniu, a wykonawca nie ma statusu studenta. A czy przedsiębiorca zatrudniający zagranicznego specjalistę powinien opłacać za niego składki ZUS w Polsce?

Na szczęście – nie. Zgodnie z ogólną zasadą umów międzynarodowych i prawa wspólnotowego obowiązek ubezpieczeń takich, jak oferowane przez ZUS powstaje w państwie, na terytorium którego pracownik wykonuje pracę. Bez względu na jego miejsce zamieszkania, obywatelstwo czy miejsce siedziby pracodawcy. Skoro więc zagraniczny specjalista nie pracuje w Polsce nie trzeba odprowadzać za niego składek w naszym kraju. Natomiast teoretycznie należałoby sprawdzić zasady opłacania ubezpieczeń społecznych, czy zdrowotnych w kraju, z którego pochodzi freelancer. W praktyce może to być jednak trudne do zrealizowania.

Jak rozliczyć VAT od importu usług

Oczywiście, nieco inaczej wygląda nawiązywanie współpracy z freelancerami, którzy działają jako przedsiębiorcy. O ile pozwolenie na pracę i ZUS nie wchodzą wówczas w grę, o tyle problemów mogą dostarczyć dokumentowanie transakcji oraz VAT (oprócz wspomnianego podatku u źródła).

Jeśli obcokrajowiec, który ma wykonać zlecenie prowadzi firmę dochodzi do tzw. importu usług, który wiąże się z obowiązkiem rozliczenia VAT-u przez nabywcę (polskiego przedsiębiorcę). Aby go dopełnić, niezbędne jest uzyskanie od zagranicznego kontrahenta dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie dostanie żadnego potwierdzenia (np. faktury) i tak ma obowiązek rozliczenia VAT w momencie wykonania usługi. Jeśli usługa zostanie wykonana 15. grudnia, a przedsiębiorca zapłaci 5. stycznia, to obowiązek z tytułu importu usług wystąpi już 15. grudnia. Wyjątkiem jest zapłata z góry za całe zlecenie – wtedy obowiązek rozliczenia VAT pojawi się z chwilą płatności.

Komplikacje jeśli chodzi o dokumentowanie transakcji nie powinny się pojawić, o ile kraj kontrahenta należy do Unii Europejskiej. Na jej terenie obowiązuje bowiem dyrektywa VAT, która ujednolica wystawianie faktur. Oznacza to, że dokument wystawiony przez wykonawcę powinien zawierać wszystkie konieczne dane, co pozwoli go rozliczyć w Polsce.

Nie jest to już pewne, gdy freelancer-przedsiębiorca ma siedzibę poza UE, jako że przepisy jego kraju zapewne różnią się od unijnych. Dokument potwierdzający sprzedaż może mieć inną treść, niż powinna mieć faktura. Mimo tego może jednak spełniać minimalne warunki. Jeśli znajdują się na nim takie elementy, jak dane obu stron transakcji, kwota do zapłaty, nazwa usługi, data wykonania usługi i data wystawienia dokumentu, to powinien wystarczyć do dokonania rozliczeń na jego podstawie. W innym przypadku konieczne jest skontaktowanie się z freelancerem i prośba o uzupełnienie dokumentu lub wystawienie nowego.

A co jeżeli pomimo prób nie udaje się zdobyć odpowiedniego potwierdzenia transakcji? Niestety urzędy skarbowe różnie interpretują takie sytuacje. Brak któregoś z elementów na dokumencie sprzedaży nie oznacza, że przedsiębiorca automatycznie traci prawo do rozliczenia kosztu. Z pewnością jednak niezbędne jest udowodnienie, że transakcja rzeczywiście się odbyła i koszt faktycznie został poniesiony (nastąpiła płatność). Można w tym celu posiłkować się wszelkimi dodatkowymi dokumentami.

Jak prawidłowo rozliczyć VAT związany z zakupem od zagranicznej firmy?

Żeby prawidłowo rozliczyć import usług, w pierwszej kolejności należy przeliczyć kwotę z obcej waluty na złotówki. Do tego celu stosuje się kurs waluty ogłoszony przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wykonania usługi. W odróżnieniu od standardowych zakupów, gdzie VAT dolicza sprzedawca tutaj musi zrobić to nabywca, czyli polski przedsiębiorca (mimo że odbiera on usługę).

W związku z tym, do ceny należy doliczyć VAT według stawki obowiązującej dla danego rodzaju usługi na terenie Polski (zwykle 23%). VAT-owiec taką transakcję zapisuje jednocześnie w rejestrze VAT zakupów i sprzedaży, co oznacza, że doliczonego VAT-u nie musi w praktyce płacić. Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie mają możliwości rozliczania VAT-u. Tym samym podatek doliczony w związku z importem muszą wpłacić do urzędu skarbowego (do tego celu składają deklarację VAT-9M), przy czym ten VAT mogą rozliczyć w kosztach.

Nie ma obowiązku tłumaczenia faktury zagranicznej na język polski. Może się jednak zdarzyć, że urzędnik skarbowy podczas kontroli podatkowej poprosi o jego sporządzenie, a wówczas tłumaczenie jest niezbędne.

Do końca 2012 r. powyższe rozliczenie VAT wymagało sporządzenia faktury wewnętrznej, ale od początku 2013 roku nie ma obowiązku jej wystawiania. Można zastąpić ją np. notą wewnętrzną lub dowolnym innym dokumentem, choć tak naprawdę przedsiębiorca nie musi sporządzać żadnego dokumentu. Mimo tego, doliczenie VAT na powyższych zasadach jest nadal konieczne.

Jak zapłacić zagranicznemu kontrahentowi

Pozostaje jeszcze kwestia sposobu dokonania płatności freelancerowi za wykonane zlecenie. W praktyce, rozliczeń najczęściej dokonuje się przy pomocy:

• przelewów międzynarodowych,
• zagranicznych systemów płatności internetowych, np. Paypal
• polskich systemów płatności internetowych, np. Transferuj.pl, PayLane.pl.

Przelewy bankowe są skomplikowane i często dość kosztowne, ale mogą być korzystne np. w transakcjach europejskich. Z kolei Paypal jest bardzo popularny, zwłaszcza poza Europą, jednak prowizje i opłaty za korzystanie z tego serwisu nie należą do niskich. Polskie systemy płatności internetowych mają niższe prowizje jednak mogą być nieznane za granicą, co może utrudnić korzystanie z nich.

Warto dokonać skrupulatnej analizy i zaproponować wykonawcy optymalny sposób płatności, którego koszt trzeba uwzględnić w kwocie zlecenia na etapie negocjacji. Więcej na temat sposobów płatności przeczytacie w jednym z poprzednich tekstów inFaktu na Antyweb.

Oczywiście, w płatnościach mogą także pośredniczyć serwisy specjalizujące się w nawiązywaniu współpracy z freelancerami.

Współpracę z freelancerem można nawiązać przez specjalistyczny serwis

Freelancera-cudzoziemca można znaleźć zarówno samodzielnie, jak i przy pomocy specjalistycznych serwisów pośredniczących w nawiązywaniu współpracy. Należy wyróżnić tu dwie sytuacje. Pierwsza to taka, w której za określoną opłatą przedsiębiorca otrzymuje kontakt do specjalisty, który po wykonaniu zlecenia np. wystawia fakturę dla klienta. Wtedy obecność serwisu pośredniczącego może nie mieć większego znaczenia, jeśli chodzi o formę i sposób zatrudnienia oraz płatności – rozliczenia następują bezpośrednio z freelancerem.

Inaczej może to wyglądać w momencie nawiązania współpracy z serwisem, który pośredniczy nie tylko w poszukiwaniu wykonawców, ale także w formalnościach i dokonywaniu płatności. W tym przypadku zleceniobiorcą staje się serwis pośredniczący, zaś freelancer jest jego podwykonawcą. Umowa nie jest wówczas zawierana bezpośrednio z wykonawcą, ale z pośrednikiem, który zapewne pobiera dla siebie opłaty.

W wielu przypadkach taki układ może ułatwić rozliczenia, zwłaszcza, gdy freelancer pochodzi z egzotycznego kraju, a serwis pośredniczący w poszukiwaniu freelancerów jest dużą, międzynarodową organizacją. Nie zmienia to jednak faktu, że i wówczas może wystąpić podatek u źródła, a zatem uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej pośrednika może okazać się konieczne.

Zdarzało Wam się zatrudniać zagranicznych freelancerów? Czy formalności były wówczas problemem? Podzielcie się w komentarzach :)

Foto Successful businesswoman via Shutterstock