Jak mądrze monitorować Internet w pracy? Kilka praktycznych wskazówek

Autorem artykułu jest Grzegorz Skuza.
Prowadzisz firmę. Zatrudniasz ludzi. Płacisz im za pracę. Nie za udawanie. Tymczasem 93% polskich pracowników przyznaje się, że zamiast pracować, regularnie obija się w Internecie. To się nazywa cyberslacking. Dla mnie to cyfrowa choroba cywilizacyjna. Skoro jest to choroba, to musi być na nią lekarstwo. Tradycyjnie trzeba zacząć od diagnozy, zbadać sprawę. Jak należy to zrobić? Jak mądrze monitorować Internet w miejscu pracy?

Internet to odpoczynek w pracy?

W 2008 r. Gemius ogłosił wyniki badania „Internet w pracy”, które pokazało, że 93% polskich pracowników załatwia prywatne sprawy i codziennie bawi się w sieci w godzinach pracy. Od tamtej pory minęło 5 lat. Dziś w Internecie mamy do wyboru social media, słuchanie, oglądanie i czytanie różnego rodzaju materiałów multimedialnych, pozyskiwanie informacji oraz praktycznie wszystko to, czego dusza zapragnie. Nie ma się co dziwić, że większość polskich pracowników będąc w pracy chociaż na chwilę chce zajrzeć do wirtualnego świata.

Jak szacuje firma A plus C, w przedsiębiorstwach, które zdecydowały się na rozpoczęcie monitorowania Internetu, wcześniej pracownicy marnowali średnio około 1.5 h dziennie na bezproduktywne korzystanie z sieci. W skali roku oznaczało to dla pracodawcy łączną stratę w wysokości około 8 500 zł na pojedynczego pracownika. W firmach zatrudniających ponad 100 pracowników koszty cyberslackingu przekraczały nawet kwotę miliona złotych. Potrzebą kadry zarządzającej było więc jak najszybsze znalezienie skutecznych metod pozwalających na maksymalne ograniczenie tych kosztów.

Prawo zezwala na monitoring Internetu w pracy

Polskie prawo jasno określa metody, które pracodawca może wykorzystać w celu uregulowania polityki korzystania z Internetu w miejscu pracy. Pracodawca może zatem:

Czytaj dalej poniżej

Brian Krzanich - ten człowiek może poważnie namieszać w IT Maciej Sikorski

Czy wirtualne społeczeństwo jest coraz bliżej? Paweł Aleksandruk

• blokować dostęp do stron WWW;
• zakazać korzystania ze służbowego sprzętu i oprogramowania w celach prywatnych;
• gromadzić informacje dotyczące czasu spędzanego przez pracownika na przeglądaniu określonych serwisów internetowych;
• sprawdzać, jakie aplikacje są zainstalowane na komputerze pracownika;
• kontrolować, jakie dane pracownik przechowuje na komputerze lub serwerze firmowym, gdyż w przypadku kontroli to pracodawca odpowiada za nielegalne materiały i oprogramowanie znajdujące się na sprzęcie firmowym.

Z drugiej strony, żeby zabezpieczyć interes pracownika, polskie prawo zakazuje pracodawcy:

• kontrolować prywatną korespondencję e-mail pracownika;
• przeglądać prywatne konta pocztowe pracownika;
• gromadzić dane, które pozostawia pracownik w Internecie, np. hasła, dane bankowości elektronicznej;
• analizowania treści wiadomości wysyłanych przez komunikatory internetowe.

Jak uruchomić monitorowanie Internetu w pracy?

Wdrożenie monitorowania Internetu w firmie to proces składający się z kilku podstawowych etapów:

1. Decyzja kadry zarządzającej monitorowaniu Internetu.
2. Określenie formalnych zasad dotyczących korzystania z Internetu przez pracowników w godzinach pracy.
3. Wybór odpowiedniego narzędzia do monitorowania sieci.
4. Poinformowanie wszystkich pracowników o uruchomieniu monitorowania Internetu w firmie oraz ustanowienie zasad korzystania z sieci w miejscu pracy.
5. Regularna analiza danych dotyczących zachowań pracowników w sieci i podejmowanie odpowiednich decyzji na ich podstawie.

Z danych A plus C wynika, że w firmach, które zdecydowały się na uruchomienie bieżącego monitorowania Internetu, straty wynikające z marnowania czasu online zmniejszyły się nawet o 80%. Co ciekawe, najczęściej już sama informacja o kontroli Internetu w miejscu pracy wystarczyła, żeby zmotywować pracowników do właściwego korzystania z sieci.

Cyberslacking to poważna sprawa

Cyberslacking można bagatelizować, jeśli nie uwzględni się wszystkich zagrożeń, które są z nim związane. Straty finansowe dla pracodawcy to tylko jeden z problemów wynikających z niewłaściwego wykorzystania sieci przez pracowników. Do tego dochodzi kilka równie istotnych spraw:

• zwiększenie ryzyka wycieku ważnych danych firmowych spodowane korzystaniem przez pracowników z podejrzanych serwisów internetowych;
• narażenie firmy na kary finansowe wynikające z pobierania i udostępniania przez pracowników nielegalnych materiałów oraz oprogramowania;
• zmniejszenie wydajności pracy zespołu i pogorszenie wyników pracy.

Pora oczyścić atmosferę

Bieżące monitorowanie i określenie przejrzystych zasad korzystania z Internetu w miejscu pracy, przeważnie wystarczy, żeby wyeliminować na dłuższy czas negatywne skutki cyberslackingu w firmie. Z doświadczenia wiem, że początkowa niechęć pracowników do tego typu zmian dość szybko przechodzi w niepamięć. Pracując w zespole, ważne jest, żeby mieć pewność, że każdy z jego członków robi to, co do niego należy. Przyjemnie pracuje się ze świadomością, że pracujemy na własne konto, a nie za kolegę, który rozwiązuje właśnie jakiś straszny problem ze znajomymi na fejsie.

Prawda jest taka, że solidnie wykonując swoje obowiązki nie mamy się czego obawiać. Uruchomienie monitoringu Internetu w firmie nie wpłynie przecież na naszą normalną, codzienną pracę. Może jednak sprawić, że dział w którym pracujemy lub nawet cała firma, skupi się bardziej na wypracowywaniu realnego zysku, niż generowaniu kolejnych tysięcy wyświetleń na YouTube. To zaś jak najbardziej odpowiednia droga do premii, awansów oraz podwyżek, którymi nie pogardzi żaden pracownik. Monitorowanie Internetu w firmie ma więc swoje dobre strony. Trzeba umieć je tylko dostrzec i odpowiednio wykorzystać.

Obrazek.