W dobie rosnącej popularności i udowodnionej marketingowej skuteczności konferencji i eventów branżowych na ich organizację decyduje się coraz więcej firm. Nic dziwnego – takie spotkania to ogromna szansa dla biznesu: najlepsza okazja do wypromowania swojego produktu, ale i do wymiany cennych doświadczeń i nawiązania kontaktów, które mogą w przyszłości zaowocować.
Nie każdy jednak wie, jak się za to zabrać – przygotowanie takiego wydarzenia wymaga sporych nakładów finansowych, a przede wszystkim sprawnego działania zespołowego na wielu poziomach. Podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę, by nasza pierwsza konferencja okazała się sukcesem.
Przede wszystkim należy wyzbyć się takiego myślenia i wykazać odrobinę pokory wobec zadania, o którego realizacji – jako początkujący w tym temacie – w gruncie rzeczy niewiele wiemy. Organizacja eventów branżowych to sztuka, w której jak nigdzie indziej liczy się przede wszystkim profesjonalizm i doświadczenie. Jak je zdobyć? Najlepiej pracując z wieloletnimi ekspertami w tej dziedzinie i przejmując ich know-how.
Oto, co na ten temat powiedział nam Paweł Feliszek, który w Centralnym Biurze Sprzedaży Grupy AccorHotels w Polsce odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi: - Często zdarzało mi się współpracować z klientami, który imprezę branżową organizowali po raz pierwszy i którzy byli przekonani, że wszystko pójdzie jak z płatka, że to przysłowiowa „bułka z masłem”. Im bliżej było jednak do terminu imprezy, tym bardziej tracili rezon i tym więcej pojawiało się niepewności i wątpliwości. Dlatego warto zaufać specjalistom, którzy w branży eventowej pracują od lat. Jesteśmy właśnie od tego, aby w każdej, nawet kryzysowej sytuacji wskazywać optymalne rozwiązania i dopilnować, by organizatorów wydarzenia nie poniosły niepotrzebne emocje.
Polecamy więc do wyzwania, jakim jest organizacja konferencji, nie podchodzić zbyt ambicjonalnie i pozwolić sobie pomóc. Konsultując najważniejsze sprawy z osobą, która w tym sektorze ma duże doświadczenie, nie tylko zyskujemy pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, ale też mamy szansę dowiedzieć się, jak przygotowania do eventów branżowych wyglądają w praktyce. Zadawajmy dużo pytań – bo przecież kto pyta, nie błądzi. Warto tę starą ludową mądrość wziąć sobie do serca.
Nie oznacza to jednak, że firmie eventowej mamy powierzyć możliwość decydowania. Najważniejsze decyzje powinniśmy podjąć sami, zgodnie z naszymi preferencjami, pomysłami, możliwościami i budżetem. Na jakie pytania powinniśmy sobie odpowiedzieć, zanim zasiądziemy do pracy?
Bardzo istotną kwestią, która stanowić powinna punkt wyjścia, jest dokładne sprecyzowanie tematu konferencji. Jakie tematy chcielibyśmy poruszyć? Czy zakres tematyczny jest adekwatny – nie za szeroki, nie za bardzo ograniczony? Musimy też jasno i wyraźnie zdefiniować cel, jaki przyświeca naszemu eventowi. Co chcemy osiągnąć za jego pomocą? Jakie korzyści, materialne i niematerialne, wiążą się z jego organizacją?
Równie istotne wydaje się określenie grupy docelowej i możliwie jak najdokładniejsze jej opisanie i rozpoznanie. Musimy wiedzieć, jakie są potrzeby naszych uczestników, co jest dla nich wartościowe i interesujące, jakie korzyści materialne i niematerialne wyniosą z uczestnictwa w naszej konferencji… Im więcej informacji na ten temat zgromadzimy, tym łatwiej będzie nam później skonstruować atrakcyjny program eventu i zaprosić interesujących dla gości prelegentów.
Ten etap wiąże się ściśle z odpowiedzią na poprzednie pytanie. Kiedy już wiemy, do kogo i po co chcemy trafić, powinniśmy się zastanowić nad odpowiednimi metodami i sposobami dotarcia do uczestnika. Jaki charakter eventu przemówi do naszej grupy docelowej? Jaka forma prezentacji będzie dla nich najbardziej odpowiednia? Czy postawić na rozwiązania tradycyjne, czy raczej sięgnąć po niekonwencjonalne nowinki?
To niezwykle ważne pytanie. Od zaproszonych gości, ich popularności w środowisku, charyzmy i osobowości bardzo często zależy powodzenie naszej konferencji. Warto więc dokładnie przemyśleć tę kwestię i dokładnie zapoznać się z sylwetkami potencjalnych gości. A gdy już wystosujemy do nich zaproszenie i gdy oni je zaakceptują, stawiajmy na ścisłą, otwartą współpracę – powinniśmy wiedzieć, czym dokładnie zajmą się w swoim wystąpieniu i, oczywiście, jakie są ich wymagania, jeśli chodzi np. o rozwiązania techniczne stosowane podczas prezentacji.
Optymalna lokalizacja i specyfikacja obiektu konferencyjnego to temat na oddzielny referat. Paweł Feliszek z AccorHotels podpowiada, czym najczęściej kierują się w tym temacie jego klienci: - W kwestii lokalizacji obiektu dla klientów liczy się przede wszystkim odległość od siedziby głównej firmy oraz możliwości dojazdu. Dla niektórych priorytetem jest położenie w centrum miasta blisko różnych atrakcji turystycznych (jak np. Novotel Gdańsk Centrum) lub wręcz przeciwnie – w pobliżu portu lotniczego (choćby Novotel Warszawa Airport). Jeśli chodzi o same cechy obiektu, bardzo ważna jest funkcjonalność sal konferencyjnych – możliwość zmiany wielkości i układu pomieszczenia, ustawienia krzeseł, możliwość szybkiego i sprawnego zaciemnienia sali, dostępne w obiekcie rozwiązania technologiczne… Wszystko tak naprawdę zalezy od indywidualnych potrzeb klienta i gości jego wydarzenia.
Wybór terminu wydarzenia to jeszcze jedna fundamentalna decyzja, która może zaważyć na powodzeniu naszego eventu. Należy koniecznie sprawdzić, czy wybrana przez nas data nie koliduje z innymi wydarzeniami środowiskowymi – w takim przypadku będziemy musieli liczyć się niską frekwencją podczas konferencji, co zaś prowadzić może do jej kompletnego fiaska. Istotny jest również dzień tygodnia i adekwatne rozplanowanie poszczególnych dni konferencji. Zdecydowanie nie polecamy poniedziałkowych poranków ani piątkowych popołudni.
Poza ustaleniem wszystkich kwestii, o których powiedzieliśmy do tej pory, Paweł Feliszek radzi też pomyśleć o… pieniądzach: - Elementem absolutnie kluczowym jest budżet, jaki na dane wydarzenie mamy. Warto wiedzieć, na jak dużo rozwiązań niestandardowych możemy sobie pozwolić, jak bardzo urozmaicić menu czy też jakie atrakcje możemy naszym Gościom podczas trwania eventu zapewnić. Budżet w olbrzymim stopniu determinuje również obiekt, który wybierzemy na dany event.
Co zdaniem Pana Pawła Feliszka może stanowić największe wyzwanie dla kogoś, kto konferencję organizuje po raz pierwszy? Na co trzeba być przygotowanym? - Chyba największą trudność stanowi powiedzenie „NIE” swojemu szefowi czy osobie zlecającej organizację spotkania. Mimo że my hotelarze stajemy na głowie, aby spełnić prośby i oczekiwania naszych Klientów, są elementy stałe, których i nam się nie da przeskoczyć.
Aż słyszymy Wasze westchnienie – sporo tego… Z odpowiednim, zmotywowanym zespołem i z pomocą specjalistów z pewnością jednak wszystko się uda. Powodzenia!
Paweł Feliszek reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce. Odpowiada za kontakty z klientami międzynarodowymi. W branży eventowej obecny od ponad 8 lat.
Hej, jesteśmy na Google News - Obserwuj to, co ważne w techu
