Bądź gotowy dziś do drogi…, czyli co wrzucić w koszty firmowe związane z transportem

Dla wielu osób współpraca z firmami mającymi siedzibę w innym mieście czy kraju stała się podstawowym źródłem dochodu, a wydatki na transport na stałe wpisały się w codzienną rzeczywistość polskiego przedsiębiorcy.

Spotkanie służbowe na sąsiedniej ulicy, poszukiwanie potencjalnego klienta na drugim końcu Polski bądź wyjazd na konferencję branżową do egzotycznego kraju generują pokaźną pulę wydatków. A odpowiednio udokumentowane skutecznie obniżają kwoty podatków do zapłaty. Przedstawiamy Wam dzisiaj garść pomysłów na to, jak wydatki transportowe zaliczyć do kosztów firmowych.

Autorem wpisu jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt.

samochód w środkach trwałych to 100% wydatków w kosztach firmy

Samochód firmowy, który zaliczyliśmy do środków trwałych, to taki składnik majątku, który jest przeznaczony tylko do użytku na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wprowadzamy go do firmy na podstawie:

Czytaj dalej poniżej

Co to znaczy, że smartfon jest wodoodporny? Jak czytać normę IP? Tomasz Popielarczyk

5 błędów popełnianych przy notyfikacjach push Grzegorz Marczak

• dowodu zakupu - faktury bądź umowy kupna, jeśli transakcję przeprowadzamy z osobą prywatną,
• w przypadku jego braku dokonujemy wyceny wg cen rynkowych i wprowadzamy przy pomocy oświadczenia.

Umożliwia nam to rozliczanie 100% wydatków poniesionych na zakup paliwa, myjnię, remont lub parking – oczywiście, na podstawie faktur, a w przypadku opłat za autostradę dzięki dowodom zapłaty. Dodatkowo przedsiębiorca korzysta z możliwości zaliczania co miesiąc do kosztów odpisu amortyzacyjnego. Samochód będący środkiem trwałym nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

użyczony samochód prywatny to nie problem

Każdy przedsiębiorca ma możliwość używania w działalności samochodu prywatnego – swojego lub użyczonego. Przedsiębiorca musi pamiętać o sporządzeniu umowy użyczenia, i choć dopuszczalna jest forma ustna, najbardziej pożądana jest wersja papierowa. Dlaczego? Dzięki niej szybko i sprawnie przedstawimy urzędowi skarbowemu dowód na to, że wydatki na eksploatację to nasze koszty firmowe.

Samochód prywatny to także konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorca zapisuje w niej każdą przebytą trasę związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do kosztów można zaliczyć tylko tę wartość, która jest wynikiem przemnożenia liczby przejechanych w danym miesiącu kilometrów odpowiednią stawkę – pod warunkiem, że dysponujemy fakturami pokrywającymi obliczoną kwotę. A jeśli nie? Nadwyżkę rzeczywistych wydatków albo liczbę nierozliczonych kilometrów przenosimy na kolejny miesiąc – nie później niż do końca roku.

Jesteś ciekaw różnic pomiędzy samochodem firmowym w środkach trwałych a kilometrówką? Obejrzyj jeden z odcinków inFakt TV: Samochód firmowy czy kilometrówka?

dlaczego przedsiębiorcy tak chętnie wybierają leasing?

Jeśli przedsiębiorca nie dysponuje jeszcze samochodem, ma do wyboru: kredyt gotówkowy lub samochodowy oraz leasing. W przypadku kredytu kosztem firmy staną się odsetki oraz dopiero w dalszej kolejności odpisy amortyzacyjne.

Jeśli zakupimy samochód o wartości powyżej 20 tysięcy euro, nie zaliczymy do kosztów firmy tej wartości pojazdu, która jest nadwyżką nad wspomnianą kwotę – leasing operacyjny ma tutaj przewagę polegającą na możliwości zaliczenia do kosztów całości rat spłacanych na podstawie.

Więcej informacji znajdziesz w: "Leasing powyżej 20 tysięcy euro nie jest kosztem?"

taksówką na spotkanie z klientem? czemu nie!

Posiadanie własnego samochodu nie wyklucza możliwości korzystania z usług taksówkarskich. Podstawą rozliczenia takiego wydatku w księdze będzie posiadanie faktury (w tym także zbiorczej, wystawianej np. na koniec miesiąca) oraz oczywiście, związek z osiąganiem przychodów.

W sytuacji, kiedy dysponujemy jedynie paragonem zawierającym NIP sprzedawcy, a wartość usługi nie przekracza 450 zł lub 100 euro, możemy uznać go za fakturę uproszczoną i zaksięgować. Przejazd na spotkanie z kontrahentem trafia do kosztów firmy.

czasami wystarczy tylko bilet

Jednorazowy przejazd pociągiem, tramwajem czy autobusem trafia do kosztów pod warunkiem, że jest odpowiednio udokumentowany. Dla tras powyżej 50 km za dowód księgowy posłuży sam bilet, jeśli zawiera dane firmy transportowej, jej NIP, datę wystawienia, informację o trasie, kwotę VAT oraz wartość brutto.

Sytuacja komplikuje się przy biletach miesięcznych, ponieważ te wymagają z kolei posiadania faktury, a co najważniejsze – trudno jest udowodnić, że są w całości wykorzystywane w działalności gospodarczej. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie więc oszacowanie, jaka ich część służy przejazdom firmowym i zaliczanie do kosztów tylko tej wartości.

Konferencja branżowa w Cannes? Nie ma problemu, jeśli tylko jesteśmy w stanie udowodnić jej służbowy charakter, przelot samolotem wrzucamy w koszty firmy.

długo oczekiwane odliczenie vat od paliwa do „osobówek”

Lipiec 2015 przyniósł przedsiębiorcom długo oczekiwane zmiany w zakresie odliczania podatku VAT od zakupu paliwa.

Każdy przedsiębiorca posiadający samochód osobowy, do tzw. użytku mieszanego, może skorzystać z odliczenia 50% wartości podatku VAT od zakupionej benzyny, oleju napędowego czy gazu. O zmianach tych pisaliśmy w jednym z naszych artykułów: „Sprawdź czy możesz odliczyć 100% VAT od paliwa”.

Przedsiębiorca nie musi posiadać własnego samochodu, by ująć w koszty firmy zakup paliwa - jeśli jednak jest już właścicielem, niczego nie traci – nadal może korzystać ze środków komunikacji publicznej czy usług firm taksówkarskich. Do majątku firmowego może wprowadzić także rower, skuter czy motocykl, w zależności od swoich potrzeb i preferencji.

Mamy do dyspozycji wiele możliwości zaliczania wydatków na transport do kosztów firmy – z jakich korzystacie najczęściej? Spotkaliście się kiedykolwiek z zaskakującym przypadkiem transportowego kosztu firmowego? Podzielcie się z nami swoimi opiniami.

Foto Man driving his car via Shutterstock.