Automatyzacje w firmie? Integracja usług? Synchronizowanie? Okazuje się to dziś naprawdę proste

Bardzo popularnym dziś podejściem do tworzenia nowych aplikacji i biznesów internetowych jest tzw. „API first”. Jak sama nazwa wskazuje, chodzi o to, żeby w pierwszej kolejności swój produkt dostarczyć w formie interfejsu programistycznego, a dopiero potem na niego nakładać kolejne warstwy, jak interfejs graficzny itd.

Otwarte i publiczne API odgrywają dziś w internetowych usługach szczególną rolę. I nie mam tutaj wcale na myśli stworzonych głównie dla zabawy interfejsów typu cytaty Chucka Norrisa czy hasła Donalda Trumpa. Chodzi o raczej praktyczne rozwiązania, które m.in. oferują najwięksi. API Facebooka pozwala na publikowanie postów na stronach i grupach, a także realizację kampanii reklamowych z poziomu zewnętrznych aplikacji. Dzięki API Microsoftu możemy uzyskać dostęp do danych z kalendarza, Outlooka, listy zadań czy OneDrive’a bez potrzeby uruchamiania tychże. API Google’a to natomiast m.in. Gmail, Docsy, Drive, Keep i wiele innych serwisów.

Po co to wszystko? Żeby móc tworzyć zewnętrzne platformy do np. szybkiego odpalania kampanii reklamowych na Facebooku, w Google’u i na Twitterze jednocześnie bez potrzeby robienia tego osobno w każdej usłudze. Pozwala to też na integrację serwisów ze sobą. Mamy np. usługę do wysyłania SMS-ów, inną do obsługi mailingu, a jeszcze inną do obsługi kalendarza. Dzięki API możemy je ze sobą zintegrować i w momencie wystąpienia wydarzenia w kalendarzu wysłać do wskazanej grupy osób z naszej listy mailingowej wiadomości na skrzynkę oraz na telefon jednocześnie. Inny przykład? Integracja firmowego Slacka z narzędziem do projektów – w rezultacie informacje o upływającym terminie realizacji zadania mogą być wysyłane do użytkowników jako wiadomości ponaglające. Przykłady można mnożyć.

Niektórzy wręcz nie wyobrażają sobie dziś korzystania z usług, które nie udostępniają. Prawdę mówiąc, wcale mnie to nie dziwi. Dzięki otwartemu API każda aplikacja i serwis zyskują jakby super moc – można ich funkcje zautomatyzować i wykorzystywać na nowe sposoby.

Czytaj dalej poniżej

No Code i Low Code podbijają świat. Aplikacje i witryny będziemy tworzyć bez programowania Tomasz Popielarczyk

Polski rząd uzyskał bezpłatny dostęp do API Have I Been Pwned (HIBP) Grzegorz Ułan

I właśnie tu docieramy do sedna wszystkiego – automatyzacji. Każdy z nas wykonuje w ciągu swojego dnia pracy takie czynności, które dałoby się w jakiś sposób zautomatyzować. Zresztą my w Antywebie również. Dzięki publicznemu API, które udostępniają twórcy używanych przez nas usług, mogliśmy m.in. zoptymalizować nasz proces sprzedaży, a także dopakować redakcyjnego Slacka przypominajkami itp.

Podobne możliwości oferuje także Bitrix24, który dzięki robotycznej automatyzacji procesów pozwala załatwić więcej spraw, w krótszym czasie. Dzięki RPA będącym częścią całego pakietu usług, można zautomatyzować takie procesy jak zatwierdzanie dokumentów, wniosków zakupowych czy raportów oszczędzając przy tym nawet 80% czasu. Co jednak najważniejsze automatyzację procesów możemy zaprogramować w kilkanaście minut i nie jest wymagana do tego umiejętność programowania. Po skonfigurowaniu roboty przeprowadzają dokument przez wszystkie etapy zatwierdzania, przydzielają zadania, wysyłają e-maile lub powiadamiają o zbliżającym się terminie.

Bitrix24 to innowacyjna platforma, która umożliwia korzystanie z czatów i organizowanie spotkań wideo, śledzenie czasu pracy oraz efektywne prowadzenie biznesu, niezależnie od tego gdzie się znajdujesz.

Automatyzowanie powtarzających się w firmie procesów to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale też lepsze wykorzystywanie zasobów ludzkich. Boty mogą sprawić, że te wszystkie powtarzające się każdego dnia czynności wykonają się same (albo przynajmniej zostaną znacząco uproszczone). Zamiast wysyłać codziennie raport z wysłanych do klientów maili, możemy odpalić automatyzację, która będzie przez cały dzień zbierała te maile do arkusza w Google Docs, a o 17:00 wygeneruje plik PDF z podsumowaniem, a następnie wyśle go na wskazaną platformę (lub do wskazanej osoby). My w tym czasie możemy albo się zregenerować, albo przeznaczyć zaoszczędzony czas na coś kreatywnego – stworzenie nowej, niesamowitej oferty, albo… zaprojektowanie innej automatyzacji – np. scrappera przeszukującego sieć za leadami, do których możemy ją wysłać.

Do niedawna hasło automatyzacja mogło się kojarzyć z koniecznością zatrudnienia programistów, którzy napiszą specjalnie dedykowaną dla naszej firmy platformę, która pozwoli zautomatyzować zachodzące w niej procesy. Dziś możemy spokojnie robić takie rzeczy za pomocą dedykowanych narzędzi. I co najciekawsze – nie musimy być w tym celu programistami. Wystarczą podstawy wiedzy nt. API i JavaScriptu.

Do najpopularniejszych usług służących do integracji i automatyzacji usług należą:

• Zapier
• Make (dawniej Integromat)
• IFTTT
• Automate.io (przejęte przez Notion, kończy działalnosć z końcem października 2022)
• Pabbly Connect
• n8n - wyjątkowa usługa, bo możemy ją samodzielnie hostować na własnym serwerze.

Każdy z tych serwisów podchodzi do tematu nieco inaczej. W Zapierze scenariusze automatyzacji są bardziej liniowe, zaś w Make.com tworzymy je za pomocą kulek i strzałek, co w rezultacie daje nam czytelny graf ilustrujący cały proces przepływu danych.

I to właśnie czeski Make jest rozwiązaniem do automatyzacji, które lubię najbardziej. Twórcy dbają o to, by ich platforma wspierała jak najwięcej różnego rodzaju usług, co jest tutaj niewątpliwie kluczowym aspektem. Do największych atutów Make należy jednak interfejs i łatwość, z jaką możemy tworzyć kolejne automatyzacje oraz integracje. Przypomina to trochę zabawę w układanie klocków LEGO i jest przy tym szalenie satysfakcjonujące.

Nie będę się tutaj zagłębiał w szczegóły techniczne. Sam wykorzystuję Make do automatycznej zmiany mojego statusu na Slacku, przesyłania ciekawych tematów z czytnika RSS bezpośrednio na redakcyjnego Slacka, synchronizacji moich list zadań Google z aplikacją MS To Do (która moim zdaniem totalnie wymiata), a także integracji aplikacji do śledzenia nawyków z moim dziennikiem w Notion. W przyszłości planuję też połączyć za jej pomocą mój smart home do kalendarza, a także zintegrować ze sobą inne często używane przeze mnie usługi. Możliwości na tym polu są praktycznie nieograniczone. Jeżeli chcecie się o tym przekonać sami, zachęcam do skorzystania z mojego linka polecającego, który da Wam 1 miesiąc wersji PRO za darmo (normalnie nie jest dostępna dla wszystkich).

Nigdy dotąd integrowanie ze sobą usług, aplikacji i produktów cyfrowych nie było tak proste (i satysfakcjonujące zarazem). Właściwie każda obecnie rozwijana usługa, jeżeli myśli o szerszej ekspansji musi zaoferować swoim użytkownikom taką możliwość – albo poprzez otwarte API, albo obecność w takich narzędziach jak Make czy Zapier.

Z punktu widzenia twórców różnych narzędzi może to natomiast oznaczać, że nie ma sensu tworzyć platform – kombajnów ze wszystkimi możliwymi funkcjami. Wystarczy skupić się na głównej funkcji swojej platformy i jednocześnie zadbać o szerokie możliwości integracji z zewnętrznymi platformami. Na przykład CRM nie musi mieć kalendarza, bo może go zastąpić integracja z Google Calendar. Natomiast system do mailingu nie musi posiadać edytora graficznego – wystarczy go zastąpić integracją z Canva czy VistaCreate. Takie przykłady można mnożyć.

Z mojej obserwacji wynika, że użytkownicy coraz częściej się tego domagają od twórców rozwiązań typu SaaS i im podobnych. Jest to zresztą zjawisko nieodłącznie powiązane z rosnącą popularnością narzędzi typu No-Code, o których pisałem jakiś czas temu. Często backend dla takich serwisów jest budowany właśnie za pomocą platform do automatyzacji.

To wszystko sprowadza się do tego, że zdecydowanie prościej niż kiedykolwiek wcześniej jest dziś zacząć tworzyć cokolwiek w sieci. I nie ma znaczenia, czy po prostu chcecie zintegrować ze sobą ulubione usługi, zautomatyzować procesy w firmie czy stworzyć (i sprzedawać) prosty SaaS. Narzędzia, za pomocą których da się to zrobić, już istnieją, a przy tym są zaskakująco potężne i niezawodne.

W artykule lokowano produkt firmy Bitrix24.