Podpowiadamy jak ustawić stopkę w Outlooku

Jak zmienić stopkę w Outlooku?

Dla nowych pracowników korporacji znajomość zasad dotyczących korespondencji elektronicznej to nieodłączny element onboardingu. Duże znaczenie w budowaniu profesjonalnego wizerunku, jest stopka w wiadomościach e-mail. Jest ona swoistym podsumowaniem pozycji i wizytówką nadawcy. Może zawierać nie tylko dane kontaktowe, ale również informacje o firmie, logo, linki do mediów społecznościowych czy cytaty motywacyjne.

Wartościowa stopka nie tylko ułatwia kontakt z nadawcą, ale także może zwiększyć wiarygodność i zaufanie w oczach odbiorców. Dlatego też, w dzisiejszym artykule skupimy się na procesie ustawiania i dostosowywania stopki w jednym z najpopularniejszych programów do obsługi poczty elektronicznej – Microsoft Outlook. Bez względu na to, czy dopiero zaczynasz swoją karierę w korporacji, czy też chcesz poprawić jakość swojej korespondencji elektronicznej, omawiane wskazówki pomogą Ci stworzyć lepszą "wirtualną wizytówkę".

Zrozumienie znaczenia stopki w e-mailu

W korespondencji służbowej, szczególnie w środowisku korporacyjnym, stopka w wiadomościach e-mail odgrywa kluczową rolę. Jest to miejsce, gdzie można umieścić informacje kontaktowe, szczegóły dotyczące firmy oraz inne istotne dane, które ułatwiają komunikację z nadawcą.

Zrozumienie znaczenia stopki w e-mailu jest istotne dla nowych pracowników w korporacji, ponieważ stanowi to podstawę profesjonalnej komunikacji biznesowej. Poprawnie ustawiona i dostosowana stopka może znacząco wpłynąć na odbiór wiadomości oraz budowanie relacji zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Warto więc poświęcić czas na zapoznanie się z zasadami tworzenia profesjonalnej stopki, które omówimy w dalszej części artykułu.

Czytaj dalej poniżej

Sprawdziłem nowego Outlooka. Microsoft, Ty tak na serio? Krzysztof Rojek

Nowy Outlook to olbrzymie zagrożenie dla prywatności. Uważajcie przy instalacji Krzysztof Rojek

Procedura ustawiania stopki w Outlooku

Proces ustawiania stopki w programie Microsoft Outlook jest stosunkowo prosty i intuicyjny. Oto kilka kroków, które należy podjąć, aby dodać stopkę do swoich wiadomości e-mail.

1. Otwarcie programu Outlook – zaczynamy od uruchomienia programu Outlook na naszym komputerze. Po zalogowaniu się do swojego konta przechodzimy do głównego ekranu programu.
2. Wejście do ustawień – następnie klikamy na zakładkę "Plik" znajdującą się w górnym lewym rogu okna programu. W menu rozwijanym wybieramy sekcję "Opcje", która przeniesie nas do panelu zarządzania ustawieniami Outlooka.
3. Wybór zakładki "Poczta" – w panelu opcji Outlooka, przechodzimy do zakładki "Poczta", gdzie znajdują się ustawienia dotyczące naszej skrzynki pocztowej i wiadomości e-mail.
4. Opcje stopki – w obszarze "Skrzynki pocztowe" lub "Redagowanie wiadomości", znajdziemy opcje dotyczące stopki wiadomości. Zazwyczaj jest to pole tekstowe, w którym możemy wprowadzić treść.
5. Dodawanie treści – teraz możemy dodać treść do naszej stopki. Może to być nasze imię i nazwisko, stanowisko w firmie, dane kontaktowe, logo firmy, linki do mediów społecznościowych itp.
6. Personalizacja – Outlook umożliwia także personalizację stopki poprzez zmianę czcionki, koloru tekstu czy dodanie obrazów. Warto eksperymentować z różnymi opcjami, aby dopasować stopkę do indywidualnych preferencji i wytycznych firmy.

Po wykonaniu tych kroków stopka zostanie dodana do wszystkich nowych wiadomości e-mail, które wysyłamy z programu Outlook.

Personalizacja stopki w wiadomościach e-mail

W zależności od potrzeb i preferencji istnieje wiele elementów, które można uwzględnić w stopce, aby lepiej odzwierciedlała specyfikę firmy oraz indywidualny styl nadawcy.

1. Dane kontaktowe – podstawowym elementem stopki są dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko w firmie, numer telefonu oraz adres e-mail. Zapewnienie łatwego dostępu do tych informacji sprawia, że komunikacja staje się bardziej efektywna i wygodna dla odbiorców.
2. Logo firmy – dodanie logo firmy do stopki to doskonały sposób na wzmocnienie wizerunku marki oraz budowanie jej rozpoznawalności. Logo powinno być umieszczone w sposób estetyczny i niezakłócający czytelności wiadomości.
3. Linki do mediów społecznościowych – w dobie social media, warto również umieścić w stopce linki do profili firmy na różnych platformach. Dzięki temu odbiorcy mogą szybko przejść do stron internetowych czy kont społecznościowych firmy i poznać więcej informacji na jej temat.
4. Informacje dodatkowe – stopka może także zawierać dodatkowe informacje, takie jak adres siedziby firmy, link do strony internetowej, informacje o godzinach pracy czy nawet krótki slogan, czy cytat motywacyjny.