e-Doręczenia, czyli listy polecone w postaci cyfrowej, to wygodne rozwiązanie, które niesie
ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim jest to oszczędność czasu, gdyż z usługi można
korzystać o każdej porze dnia, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, a nadana
przesyłka jest dostarczana praktycznie natychmiastowo. Kolejna to bezpieczeństwo,
ponieważ e-Doręczenia pozwalają w łatwy sposób zidentyfikować zarówno nadawcę, jak i
odbiorcę, a każda czynność generuje dowody w postaci elektronicznej, które mogą
stanowić podstawę do rozstrzygania sporów w sprawach sądowych.
Autorem artykułu jest Paweł Wojtaszyk, Asseco Poland
e-Doręczenia to ogromna szansa na cyfryzację wielu procesów na linii państwo – obywatel – firma. Docelowo usługa ta zastąpi ePUAP (Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej) pozwalając jednocześnie na eliminację korespondencji papierowej między komunikującymi się stronami. Paweł Wojtaszyk, ekspert Asseco Data Systems wskazuje co powinno się wydarzyć, aby projekt ten okazał się sukcesem a założone skrzynki do e-Doręczeń nie były jedynie martwym tworem.
Niezbędnym elementem powodzenia e-Doręczeń jest ciągła współpraca między wszystkimi dostawcami (publicznym i prywatnymi) i wzajemna integracja. To sprawi, że cały system będzie sprawny, wydajny i przyjazny dla użytkowników. Dialog pomiędzy dostawcami usługi oraz synergia między nimi pozwoli określić wspólne zasady, dzięki czemu przesyłki bez problemu będą dostarczane do odbiorców.
O sukcesie e-Doręczeń w dużej mierze będą świadczyły dobre doświadczenia użytkowników. Jeżeli nie uda się skutecznie wysłać korespondencji, użytkowników nie będzie interesowało kto zawinił: dostawca technologii po stronie nadawcy czy odbiorcy. Takie doświadczenie skutecznie zniechęci daną osobę do dalszego korzystania z e-Doręczeń.
Budowanie świadomości
Dla powodzenia projektu jakim są e-Doręczenia kluczowa będzie edukacja użytkowników. Świadomość z jakimi zmianami wiąże się wprowadzenie tej usługi wciąż jest niewielka. Prym wiodą oczywiście duże organizacje, które w większości od dawna przygotowują się do tej zmiany. Dużo gorzej jest w sektorze MŚP. Należy pamiętać, że posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych oraz skrzynki będzie obowiązkowe dla wszystkich firm, a korespondencja wysłana tą drogą ma taką samą moc prawną jak tradycyjny list polecony. Firma, a także obywatel mając adres do e-Doręczeń nie muszą się obawiać, że nie dotrze do nich jakieś ważne pismo (np. od kontrahenta, z urzędu, banku, sądu, komornika), które wymaga szybkiej reakcji, aby zapobiec poniesieniu poważnych konsekwencji, np. finansowych. W przypadku e-Doręczeń nie jesteśmy zależni od funkcjonowania jednostek pocztowych czy kurierów, ponieważ nadanie przesyłki oraz jej odbiór odbywa się on-line.
Efektywne zastąpienie papierowej korespondencji przez e-Doręczenia wymaga atrakcyjnej ceny. W e-Doręczeniach od Asseco komunikacja z administracją publiczną będzie bezpłatna, ale korespondencja do firmy lub osoby fizycznej będzie wiązała się z kosztem wysokości ok. 1,80 zł za jedną przesyłkę. Użytkownicy będą mogli skorzystać z pakietów kilku e-Doręczeń, gdzie cena jednostkowa będzie niższa. W porównaniu z tradycyjnymi listami poleconymi, których cena wynosi średnio około 10 zł, koszt wysłania elektronicznego listu jest znacznie niższy. Dzięki temu, komunikacja elektroniczna staje się bardziej opłacalna i konkurencyjna w stosunku do tradycyjnych metod wysyłki listów poleconych.
Możliwość wyboru różnych dostawców
Niezwykle ważną decyzją było otwarcie rynku na dostawców komercyjnych, co przełoży się na wzrost poziomu usług. Konkurencja sprawi, że dostawcy e-Doręczeń będą musieli rywalizować o klientów oferując im możliwie jak najlepsze rozwiązania. Odbiorca końcowy, czyli firmy i obywatele na pewno na tym skorzystają. Dostępność rynku dla różnych dostawców powinna być istotnym elementem strategii wdrożenia krajowego systemu e-Doręczeń.
Warto dodać, że dostawcami usług z zakresu e-Doręczeń nie są przypadkowe firmy. Wcześniej należy przejść restrykcyjne audyty i spełnić szereg standardów.
