27

Workflowy – prostota która daje ogromne możliwości i najlepsze miejsce na trzymanie wszelkich informacji

Niezwykle rzadko zdarzają się serwisy, które z jednej strony są tak proste jak program Notatnik w Windows i jednocześnie dają niemal nieograniczone możliwości. Kiedy jednak już trafi się taka perełka od pierwszej chwili wiadomo, że mamy do czynienia z czymś wyjątkowym. Czymś, co może całkowicie zmienić sposób w jaki korzystamy z danego rodzaju serwisów. Taką […]

Niezwykle rzadko zdarzają się serwisy, które z jednej strony są tak proste jak program Notatnik w Windows i jednocześnie dają niemal nieograniczone możliwości. Kiedy jednak już trafi się taka perełka od pierwszej chwili wiadomo, że mamy do czynienia z czymś wyjątkowym. Czymś, co może całkowicie zmienić sposób w jaki korzystamy z danego rodzaju serwisów. Taką perełką jest Wrokflowy i zrewolucjonizował sposób w jaki gromadzę i porządkuję informacje, a zrobił to w tak prosty sposób, że aż ciężko uwierzyć.

Workflowy to moje docelowe miejsce na uporządkowywanie wszystkich informacji, nad którymi próbuję zapanować. Od tematów artykułów na AntyWeb, przez sprawy do załatwienia, aż po listę zakupów. Możliwości tego narzędzia świetnie podsumowuje slogan, który jest zadziwiająco trafny i prawdziwy:

WorkFlowy is a beautiful tool for lists and notes. It’s simple enough for a shopping list, and powerful enough to run a company.

workflowy4

Podstawowa koncepcja

A więc do rzeczy. Otwierając Workflowy zobaczymy po prostu czystą stronę i kursor, jak w Notatniku. Można wpisać dowolny tekst, który automatycznie przyjmuje rolę punktu na liście. Wciśnięcie Enter tworzy nowy punkt na liście. Aby stworzyć podpunkt wystarczy wcisnąć Tab, który zrobi wcięcie. Tutaj pojawia się pierwsza istotna cecha Workflowy – listy mogą być zagnieżdżone w nieskończoność. Oznacza to, że każdy punkt może mieć dowolnie wiele podpunktów, które też mogą mieć dowolnie wiele podpunktów i tak dalej. Z tego względu nowo dodawane informacje rozchodzą się jak katalogi i podkatalogi wyświetlone w strukturze drzewa. W praktyce wygląda to tak, że najpierw tworzymy najbardziej ogólne kategorie, a potem uszczegółowimy kolejnymi podkategoriami. Na przykład punktami pierwszego rzędu będą np. Dom i Praca. Drugiego, pod pracą np. projekt a, projekt b, sprawy pilne, itd. Jeśli pojawi się kolejna, nowa informacja, możemy dodać kolejny punkt bądź podpunkt o dowolnej długości i dowolnie go uszczegółowić – nie ma ograniczeń.

Aby tak bardzo rozbudowane listy wciąż były czytelne można zoomować podlisty. Wystarczy kliknąć na punkt na początku punktu, żeby dana lista wypełniła cały ekran. U góry ekranu widać w którym miejscu hierarchii punktów się znajdujemy. Tym sposobem na ekranie możemy zobaczyć tylko informacje, która w danym momencie jest potrzebna, jednocześnie jest ona częścią większej struktury. Najważniejszą cechą takiej organizacji jest prostota obsługi. Każdy potrafi zrobić wypunktowaną listę korzystając z Entera i Taba. Nie trzeba sięgać do myszki, nie trzeba korzystać z ikon, zaawansowanych funkcji. Jest to najprostszy możliwy sposób organizowania informacji, ale ponieważ jest częścią większej struktury i nie ma granicy do dalszego uszczegóławiania i rozwijania, wszystko jest zarazem proste jak to tylko możliwe przy jednoczesnym zorganizowaniu w dowolnie skomplikowaną strukturę.

workflowy6

Dodatkowe funkcje ułatwiają życie

Już sam fakt istnienia zagnieżdżonych list i przybliżania konkretnej podlisty wystarczyłby aby uczynić Workflowy narzędziem wyjątkowym i bardzo praktycznym, ale na tym nie koniec. Możliwości jest znacznie więcej. Wystarczy najechać myszką na punkt w liście aby wyświetliło się dodatkowe menu. Każdy punkt listy z dowolnego poziomu można oznaczyć jako ukończony i ukończone punkty ukryć, żeby nie zaciemniały widoku. Jeżeli nowy projekt, który zaczynamy, ma ramy wspólne z poprzednim projektem, można zduplikować dany punkt listy i wszystkie podlisty, które się pod nim kryją, oszczędzając masę czasu. Daną listę można również wyeksportować jako tekst sformatowany, niesformatowany lub OPML. Listę można wreszcie wdrukować bądź skomentować.

Jeszcze istotniejsze jest, że dowolną listę możemy w łatwy sposób, za pomocą zwykłego linku udostępnić innym użytkownikom, którzy mogą tworzyć i rozwijać z nami dany projekt. Udostępnione zostaną również podlisty, ale nie listy wyższe w hierarchii niż lista udostępniona, dzięki czemu osoba mająca dostęp do danego projektu nie będzie miała wglądu ani do innych projektów, ani do innych zagadnień dotyczących pracy czy domu. Możemy określić czy osoba otrzymująca link może tylko podglądać, czy również edytować. Jeśli listę udostępniamy za pomocą linku nie jest wymagane nawet logowanie się do serwisu. Możemy natomiast udostępnić naszą listę konkretnemu adresowi e-mail, na który zostało zarejestrowane konto Workflowy, co dodatkowo ograniczy i zabezpieczy dostęp.

Organizacja informacji nabiera rumieńców dzięki tagom

Jakby tego było mało, w tekście można stosować tagi w identyczny sposób jak na Twitterze, korzystając z symbolu „#” oraz wspominać konkretne osoby korzystając z symbolu „@”. Dzięki temu, oprócz zwykłego wyszukiwania w tekście naszych list, możemy naraz, na jednym ekranie wyświetlić obok siebie podpunkty z różnych list, znajdujących się w różnych miejscach w hierarchii. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby filtrować informacje po wielu tagach jednocześnie uzyskując wiele kryteriów spełnionych w tym samym czasie. Taki widok, który uwzględnia wyszukane tagi, możemy zapisać jako ulubiony i wrócić do niego w dowolnym momencie jednym kliknięciem.

Wreszcie punkty można przenosić pomiędzy rożnymi listami zwyczajnie je przeciągając. Jeśli chcemy przenieść punkt pomiędzy dwoma listami odległymi od siebie w hierarchii, tak, że ciężko byłoby zobaczyć obie listy na jednym ekranie, można skorzystać z tagów, np. dodać tag #przesuń w obu miejscach, następnie wyświetlić obie listy za pomocą wyszukania po tagach i przesunąć punkt z jednego miejsca w drugie.

workflowy5

W przeglądarce i offline jako aplikacja oraz rozszerzenie

Workflowy działa jako zwykły serwis w przeglądarce, również na urządzeniach mobilnych. Z tego względu listy są zawsze aktualne na każdym urządzeniu. Aby móc korzystać z serwisu bez dostępu do internetu i synchronizować zmiany gdy łącze będzie już dostępne można skorzystać z rozszerzenia dla przeglądarki Chrome, lub aplikacji mobilnej na iOS. Oficjalna aplikacja na Androida nie istnieje, ale widzę, że ktoś wrzucił do sklepu Play własną aplikacją obsługującą serwis.

Czy czegoś brakuje?

Czego zabrakło w serwisie? Chociażby załączania grafik do punktów czy przypomnienia o upływaniu terminów zawartych w punktach i pewnie każdy mógłby tutaj dopisać coś od siebie. Zwracam jednak uwagę, że siła Workflowy drzemie w niesamowitej prostocie i przejrzystości. Dodanie wielu bajerów zabiłoby to co w tym serwisie najważniejsze – możliwość zorganizowania bardzo skomplikowanych informacji jedynie za pomocą klawiatury i okna przypominającego zwykły notatnik. Jak ktoś potrzebuje zapisywać dodatkowo zdjęcia, korzystać z przypomnień bazujących na czasie i lokalizacji niech uzupełni Workflowy o Google Keep i powinien być usatysfakcjonowany.

Wersja darmowa i jej niewielkie ograniczenia

Zasadniczo korzystanie z Workflowy jest całkowicie darmowe, chociaż ma pewne, mało dokuczliwe ograniczenia. Przede wszystkim w wersji darmowej można tworzyć do 500 nowych punktów na miesiąc, ale każdy z punktów może zawierać dowolną ilość tekstu. Dodatkowo użytkownicy wersji płatnej otrzymują codzienny backup całej zawartości Workflowy na Dropbox, możliwość dodatkowego zabezpieczenia udostępnianych list za pomocą hasła, możliwość zmiany wyglądu serwisu i lepsze, priorytetowe wsparcie. Jeśli ktoś bardzo dużo korzysta z Workflowy, to doceni chociażby backup, ale spokojnie można się bez tego obejść, tym bardziej, że Workflowy może przysyłać wszystkie zmiany w postaci podsumowania na maila. Cena wersji Pro to 4,99$ na miesiąc bądź 49$ na rok.

Podsumowanie – zacznij korzystać już dziś

Jeżeli nie jesteście jeszcze w pełni przekonani, albo nie do końca dostrzegacie na czym polega wyjątkowość i niesamowita moc Workflowy, gorąco zachęcam, żeby zacząć używać i samemu się przekonać o co w tym chodzi. Możecie w tym celu skorzystać albo z mojego linku referencyjnego, który zapewni i Tobie i mnie możliwość utworzenia dodatkowych 250 punktów miesięcznie na darmowym koncie, zwiększając ich liczbę z 500 do 750, albo normalnie założyć konto na stronie serwisu i postarać się o premię samodzielnie udostępniając link referencyjny. Tak czy inaczej zdecydowanie warto spróbować. Dla wielu osób, w tym dla mnie, to najważniejszy obok Dropbox serwis z jakiego korzystają.