23

Papierowe faktury to zło – szczególnie, że faktury można wystawiać online za darmo

Papierowe faktury w czasach, kiedy możemy za darmo korzystać z systemów do fakturowania online, to zło. Umówmy się, że jest to zło nie tylko dlatego, że marnujemy papier, ale przede wszystkim dlatego, że są one uciążliwe w zarządzaniu, archiwizowaniu, przeglądaniu itp.

Ostatnio pisałem na Antyweb artykuł, jak wybrać i co jest ważne w systemie do fakturowania online. Przypomnę moje główne założenia :

  • Dostęp zawsze i dla każdego
  • Bezzałącznikowe przesyłanie faktur
  • Dostosowanie do obowiązujących przepisów
  • Jak najwięcej uproszczeń w procesie
  • Raportowanie
  • Koszty

To są główne parametry dobrego systemu do fakturowania online. Ponieważ od dłuższego czasu testuję zapowiadaną w poprzednim artykule Chmurę Faktur– darmowe rozwiązanie dla przedsiębiorców – to przyszedł czas na wnioski z moich testów.

Rejestracja i inne formalności

Formalności właściwie brak – wystarczy prosta onlinowa rejestracja, aby zacząć korzystać z systemu do fakturowania. Ważne jest, aby na początku w ustawieniach zdefiniować sobie takie rzeczy jak – rodzaj numeracji faktur, oznaczyć czy jesteśmy płatnikiem VAT, czy EU VAT. Dosłownie kilka minut i można przejść do fakturowania.

Fakturowanie

Z poziomu dokumentu faktury, możemy stworzyć zarówno nowego kontrahenta, jak również nowe zdefiniowane produkty. Resztę danych mamy wypełnionych na podstawie ustawień naszej firmy. Łącznie z domyślnym terminem płatności, który w moim przypadku zawsze wynosi 14 dni. Wystawianie faktury bez zdefiniowanych wcześniej kontrahentów i produktów trochę jednak potrwa. Dlatego mój preferowany styl pracy, to najpierw zdefiniowanie kontrahenta po to, aby potem szybko wybrać go z listy. Oczywiście z czasem będziemy mieli większość firm w bazie i cały proces będzie naturalnie szybszy.

Z poziomu wystawiania FV, oprócz pól standardowych, mamy bardzo ważne pole na uwagi, z którego bardzo często korzystam, mamy możliwość zaznaczenia rabatów, odwrotnego obciążenia VAT, wybór waluty itp. W dokumencie już po jego wystawieniu, mamy też możliwość zaznaczenia częściowej bądź całkowitej spłaty FV, co ułatwi nam monitorowanie zaległości.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest też możliwość ukrycia pól dodatkowych w przypadku, kiedy z nich na co dzień nie korzystam.

Po utworzeniu faktury musimy ją ostatecznie zatwierdzić i wysłać do klienta mailem lub wydrukować (jeśli jest taka konieczność). Na podstawie raz wystawionej faktury możemy sobie też stworzyć szablon dla następnych dokumentów. Jest też opcja pozwalająca na podstawie wystawionej już FV, stworzyć nową i przyznam, że z tego rozwiązania bardzo często korzystam. Oczywiście jest też opcja wystawiania korekty faktury – żaden przedsiębiorca tego nie lubi robić, ale czasem trzeba.

I teraz ważna informacja – jeśli nasz kontrahent też korzysta z Chmurafaktur.pl, to nasza faktura wyląduje bezpośrednio u niego w systemie. Jeśli natomiast jest to firma z własnym rozwiązaniem, dostanie maila z linkiem do FV. W idealnej sytuacji, gdyby większość naszych klientów używała tego samego rozwiązania, to załącznika PDF tak naprawdę nie zobaczymy.

Podsumowując – fakturowanie jest banalnie proste i intuicyjne. Na fakturowaniu jednak obsługa faktur się nie kończy.

Po wystawieniu faktur

Główną rzeczą związaną z fakturami jest monitorowanie płatności. Tutaj niestety system wspiera nas tylko częściowo. Nie sprawdzi sam w naszym banku czy FV jest opłacona (takie rozwiązanie byłoby idealne), ale pozwala nam zaznaczyć już opłacone dokumenty. Dzięki temu możemy zrobić sobie raport z niezapłaconych faktur i wysłać ponaglenia do klientów.

W systemie mamy kilka rodzajów zestawień. Wystawione dokumenty, które możemy filtrować po kwocie, kliencie, dacie czy statusie płatności. Mamy też raport z wystawionych i odebranych dokumentów. Jeśli wszystkie nasze koszty wpadałyby do systemu, to mielibyśmy taki szybki bilans działalności firmy. W innym przypadku będzie to po prostu raport przychodów fakturowych.

Ważnym elementem jest też generowanie raportów JPK. I w tym też nas wspiera system – możemy stworzyć pliki JPK_VAT i JPK FA, które potem można zaimportować do systemu księgowego i oczywiście wysłać do odpowiednich urzędów.

Chmurafaktur.pl jest za darmo

Testowane rozwiązanie opisywane powyżej jest darmowe. Nie mamy żadnych limitów na liczbę dokumentów, transakcji czy raportów. Możemy korzystać z niego bez żadnych dodatkowych kosztów (no, chyba że zdecydujemy się na zintegrowaną obsługę księgową, co dla wielu może być bardzo interesujące).

Nie jest to jednak rozwiązanie idealne – takiego jeszcze nie spotkałem. Przede wszystkim brakuje mi bardzo możliwości wystawienia faktury w języku angielskim – z czego osobiście często korzystam (oczywiście dotyczy to zapewne małego procenta przedsiębiorców). Nie mogę też stworzyć osobnego konta dla mojego księgowego – to jest bardzo wygodne rozwiązanie, jeszcze bardziej optymalizujące pracę z dokumentami. Największą niedogodnością jest natomiast brak wersji mobilnej – wiem, że aplikacja powstaje, ale w momencie testów jej nie było.

Podsumowując

Czy chmurafaktur.pl spełnia moje oczekiwania odnośnie systemu do fakturowania? W 80% tak. Jest to darmowy system, sprawnie działający, dostępny online dostosowany do przepisów. Można go więc śmiało polecić. Zresztą przetestujcie sami na https://chmurafaktur.pl/


Test powstał na prośbę Tax Care, twórcy Chmury Faktur